Qualche settimana fa, mia sorella ha iniziato freneticamente a mandarmi messaggi mentre andava all'aeroporto. Stava andando in viaggio d'affari a Seattle e avrebbe dovuto incontrare i suoi colleghi alla stazione ferroviaria in modo che tutti potessero andare insieme sull'aereo. Ma aveva dormito troppo e ora sperava di spendere il suo giro in taxi. "Andava bene?" Mi chiese, come se avessi qualche idea se la sua compagnia sarebbe balzata in piedi per la corsa in taxi dopo aver preso accordi per il treno.
"Sono sicuro che se ne occuperanno", dissi, cercando di calmarla. "Solo non perdere il tuo volo", ho ammonito, pensando che poi sarebbe stata davvero fregata.
Per quanto volessi mettere a suo agio la situazione, non avevo davvero idea di sapere se sarebbe stata rimborsata o, inoltre, se i suoi colleghi sarebbero stati infastiditi dal fatto che avesse perso il viaggio in treno del gruppo e se ne fosse andata proprio. Lo vedrebbero come uno sbuffo e le cose sarebbero imbarazzanti per la durata del viaggio?
Anche se non sono un esperto di viaggi d'affari, so che la comunicazione è essenziale per un viaggio agevole. E quando mi sono rivolto al capo dello staff di The Muse, Lindsay Moroney, per conferma, ha accettato: "Ogni volta che denaro o budget entrano in gioco sul lavoro, è meglio impostare chiaramente le aspettative in anticipo con il tuo manager."
Se sei nuovo nella tua attuale azienda o non sei abituato a fare viaggi di lavoro in generale, non esitare a chiedere in anticipo la politica aziendale per quanto riguarda tutte le spese. Ad esempio, Moroney spiega che "Alcune aziende pensano che la spesa dei taxi non sia un grosso problema, ma i pasti non sono coperti, mentre altri sono più a loro agio nel definire uno stipendio giornaliero che spendi come desideri".
Se è uno stipendio quotidiano con cui lavori e viaggi con il tuo manager o un dirigente d'azienda, probabilmente puoi intuire che sarai da solo per un sacco di pasti. Se non ci sono stipendi e tutti i pasti sono coperti, informati in anticipo se ci sono cene e pranzi pre-programmati che dovresti frequentare.
E sulla nota del cibo, è anche bene pensare in anticipo a quali pasti saranno condivisi con i colleghi (o i partecipanti alla conferenza) e per i quali sarete da soli. È comprensibile se ti senti strano a indagare direttamente sugli orari dei pasti condivisi se non è qualcosa elencato nel tuo ordine del giorno, ma puoi menzionare il tuo debole per la caffeina e chiedergli se vuole che gli prenda un cappuccino prima delle 9:00. Questo è il suo spunto per invitarti a colazione o lasciarti libero, a seconda di come lo vuoi guardare.
Questa linea guida funziona bene per il resto del tempo di viaggio non lavorativo che incontri. Potrebbe essere utile chiedere un ordine del giorno prima del viaggio in modo da avere una comprensione di dove devi essere quando. Poiché anche i tuoi colleghi non sono abituati ad essere in ufficio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, puoi tranquillamente presumere che il tempo "libero" elencato nel programma sia tuo. Ehi, va bene se preferisci rannicchiarti nel grande letto dell'albergo entro le 22.00. A meno che tu non stia facendo un brainstorming di un progetto con il team per un drink o se sembrasse maleducato salvare su un evento serale, confida nel fatto che il tuo contributo e la tua presenza durante il giorno siano sufficienti.
Ma, in quella nota, se ci sono eventi "opzionali" o sessioni oratori, probabilmente dovresti dare un'occhiata a un paio. Sarebbe di cattivo gusto rifiutare ogni singolo extracurricolare. Pensa a quanto sarebbe potenzialmente imbarazzante se il tuo capo scoprisse che hai abbandonato un pannello che lui o lei ha raccomandato perché volevi allenarti un po '.
In definitiva, la soluzione migliore per inchiodare l'etichetta sul lavoro di viaggio è avere linee di comunicazione aperte. È meglio porre domande o affrontare eventuali problemi prima di andare (come, "Come posso effettivamente spendere tutto correttamente?"), Piuttosto che nel momento. Come dice Moroney, quando parli con il tuo manager, "Se esiste una politica in atto, lui o lei può darti dettagli", e saprai cosa è accettabile e cosa no. L'idea è di "salvare te stesso lo stress dell'ignoto - e le spese di un rimborso rifiutato - e chiedere almeno una settimana prima di partire."
È un consiglio che mia sorella avrebbe sicuramente potuto usare, ed è un eccellente consiglio in generale per tenere a bada l'ansia dei viaggi di lavoro e il portafoglio è intatto.
