E-mail. È sia una grande comodità che una distrazione incessante. Ma, indipendentemente da come ti senti al momento, una cosa è certa: è una necessità inevitabile. È probabile che non riesci a superare una giornata lavorativa senza comporre una (va bene, probabilmente molto più di una) e-mail.
E, se vuoi essere professionale e far capire il tuo punto in un modo che sia chiaro, che sia efficiente e che non spinga i tuoi colleghi a posare la testa sui loro banchi per pura frustrazione? Bene, ci sono alcune regole di etichetta diverse che ti consigliamo di tenere a mente.
"Si si si. Ho sentito tutto questo milioni di volte prima ", probabilmente stai pensando. Ma, nonostante quante volte questi punti siano stati martellati a casa, sono disposto a scommettere che hai ancora commesso un falso passo di posta elettronica comune almeno una volta nella settimana passata, forse anche il giorno.
Inutile dire che penso che tutti noi potremmo usare un aggiornamento ogni tanto. Quindi, ecco un utile elenco per aiutarti a ripassare tutte quelle regole di etichetta e-mail che giuri di conoscere, ma che non riesci a implementare effettivamente.
Le basi
Quando costruisci una casa, inizi dal seminterrato. Quindi, prima di approfondire le sezioni specifiche della tua e-mail, diamo un'occhiata ai fondamenti.
Anche se ignori o dimentichi ogni singola parte di questo articolo, almeno assicurati di aver selezionato queste caselle.
- Se stai inviando da un indirizzo personale, ad esempio per una domanda di lavoro o un colloquio informativo, assicurati che il tuo indirizzo sia ancora professionale. Vuoi fare la giusta impressione e "[email protected]" non lo taglierà.
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Se hai ricevuto un messaggio arrabbiato o ti senti arrabbiato, allontanati dal computer per alcuni minuti. Sparare qualcosa nel vivo del momento comporterà solo problemi.
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Includi un saluto amichevole e chiusura. Rende il tuo intero messaggio molto più completo, raffinato e professionale.
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Correggi. È stato detto abbastanza.
sincronizzazione
Un tempismo efficace è una di quelle cose che è fin troppo facile dimenticare quando fai del tuo meglio per farti strada attraverso la tua casella di posta.
Ma, se hai mai ricevuto una risposta immediata con una sola parola a un messaggio lungo e ponderato o hai aspettato settimane per ottenere una risposta che stavi aspettando con ansia, penso che accetti che il tempismo sia degno di un po ' più considerazione.
- Come regola generale, rispondere alle e-mail non appena si è realisticamente in grado di farlo. Non vuoi lasciare le persone in sospeso.
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Se il messaggio merita un po 'più di tempo e di pensiero, non scoccare una risposta immediata, quasi stupida, solo per toglierlo dal piatto. Invece, rispondi e conferma di averlo ricevuto, e informa il mittente che ci vorrà un po 'di tempo per riflettere.
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Un ottimo consiglio per aiutarti a tenere sotto controllo le tue risposte? Il co-fondatore di Muse Alex Cavoulacos raccomanda che più velocemente rispondi, più breve sarà la tua risposta.
destinatari
Catene di email apparentemente infinite. Collaboratori che continuano a controllarti con messaggi che non hanno assolutamente nulla a che fare con te. Quei compagni di squadra che sembrano non avere idea di cosa serva quel campo BCC.
Sono tutte cose di cui probabilmente ti lamenti, almeno quando altre persone le commettono. Ma accendiamo i riflettori per un minuto. Sei andato contro una di queste regole di etichetta riguardo alla tua lista di destinatari?
- Procedere con cautela quando si utilizza "Rispondi a tutti" e utilizzarlo solo quando tutti gli utenti in quel thread devono essere aggiornati. Sei stato avvisato.
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Non abbiate paura di usare BCC, specialmente in quei casi in cui non volete che tutti gli indirizzi o destinatari siano visibili a tutti.
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Ecco una pratica regola da tenere a mente: elencare qualcuno nel campo "A" significa che ti aspetti una risposta. Al contrario, se controlli quella persona, la stai semplicemente tenendo in loop sul tuo messaggio agli altri.
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Detto questo, meno persone puoi includere in un'e-mail, meglio è. Troppi cuochi in cucina porteranno probabilmente confusione e fili incrociati.
Linea tematica
Qual è la prima parte del tuo messaggio su cui le persone guarderanno? È facile: il tuo argomento.
Come già sapete, una grande riga dell'oggetto può fare miracoli per la vostra e-mail nel suo insieme. Un brutto argomento? Bene, diciamo solo che può ispirare una grande seccatura tra i tuoi destinatari.
- Rendi specifico il tuo argomento, piuttosto che fare affidamento su frasi vaghe come "Check-In". Ciò consente ai destinatari di spigolare immediatamente il contenuto del messaggio. Inoltre, sarà molto più facile trovarlo quando ne avrai bisogno in seguito.
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Tienilo breve. Sebbene tu voglia che sia specifico, ciò non significa che debba essere il suo paragrafo autonomo. Cerca di rimanere con meno di 10 parole, qualsiasi cosa più lunga di quella che può essere probabilmente la sua stessa frase.
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Non importa quanto tu abbia fretta, non saltare del tutto il campo tematico. A nessuno piace vedere quel minaccioso "No Subject" nella sua casella di posta.
Corpo dell'email
Eccola qui: la carne e le patate del tuo messaggio. Gli altri campi sono importanti, ma è qui che renderai davvero chiaro il motivo per cui stai contattando la persona in primo luogo.
Sì, le comunicazioni sul posto di lavoro sono diventate sempre più informali. Ma ciò non significa che desideri che le tue e-mail si trasformino in totale disordine non organizzato. Assicurati di stare al passo con queste regole di etichetta e che i tuoi messaggi saranno sicuri e professionali.
- Questo è un altro punto in cui vorrai essere il più chiaro e conciso possibile: probabilmente puoi semplicemente considerare che la regola d'oro dell'e-mail. Dopotutto, se qualcosa richiede pagine di testo per spiegare, probabilmente è meglio farlo di persona o al telefono.
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Attenersi a tutte le regole di scrittura tradizionali che hai imparato a scuola. Ciò significa una corretta struttura delle frasi, l'uso di maiuscole, punteggiatura e resistere alla tentazione di sporcare il tuo messaggio di emoji.
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Assicurati che il tuo messaggio contenga elementi di richiesta o azione chiari. Sia che tu stia richiedendo l'opinione di un collega su qualcosa o sia alla ricerca di dettagli sulla parte di un progetto, devi avere una solida ragione per l'invio di e-mail, e devi anche renderlo esplicito.
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Se non è richiesta alcuna azione da parte del destinatario e stai semplicemente inviando un'email per fornire un aggiornamento, chiariscilo pure. Le persone devono allontanarsi dalla tua nota sapendo cosa ci si aspetta da loro.
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Utilizzare i punti elenco o gli elenchi numerati ove appropriato. Siamo tutti occupati e un po 'di formattazione rende molto più facile scorrere il tuo messaggio e ottenere i punti salienti.
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Audaci informazioni importanti in modo che risaltino, ma evita di usare tutti i tappi, il che fa sembrare che stai urlando.
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Usa un carattere leggibile ed evita troppi colori di carattere diversi. Vuoi che il tuo messaggio sia il più semplice possibile da leggere.
allegati
Devi allegare qualcosa alla tua email? Spesso è un ripensamento, e finisci solo per affrontare ciò che è necessario prima di premere "invia".
Ma gli allegati non sono il selvaggio West del mondo della posta elettronica. No, ci sono ancora alcune regole di etichetta che vorresti assicurarti di seguire.
- Prima di collegare qualcosa, assicurati che sia effettivamente necessario. Non ha senso allegare un documento Word di una pagina contenente due frasi.
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In caso di dubbi, allega il tuo file come PDF in modo da non incorrere in problemi di compatibilità.
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Se devi inviare un allegato di grandi dimensioni, assicurati di "comprimerlo" o comprimerlo prima.
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Prendi l'abitudine di allegare il tuo file prima di redigere il corpo della tua e-mail. In questo modo, puoi evitare il temuto messaggio di follow-up "Mi dispiace, ho dimenticato l'allegato!".
Se alzi gli occhi al cielo e affermi di aver già sentito tutto questo prima, non ti biasimo. Ma, è probabile, non riesci ancora a rispettare queste regole di etichetta frequentemente ripetute di tanto in tanto.
Quindi, considera questo il tuo promemoria amichevole per uscire dal pilota automatico e prestare maggiore attenzione ai tuoi messaggi. I tuoi collaboratori ti ringrazieranno.
Hai altre regole o peeves da aggiungere all'elenco? Fammi sapere su Twitter!
