Sei seduto in una sala conferenze con tutti i grandi capi. Si stanno incontrando per discutere del budget annuale, ed è il tuo lavoro proporre loro più soldi per la tua squadra.
Il problema?
Mentre sei abbastanza sicuro che tutti abbiano una vaga idea di ciò che fa il tuo dipartimento, non sei altrettanto sicuro che tutti vedano l'importanza di ciò che fai o il modo in cui lo fai.
Perché? Bene, quello che fai è piuttosto specifico. Forse così tanto che i tuoi amici non capiscono bene.
Ma anche in questo caso, dovrai imparare come coinvolgere le persone nel tuo lavoro quando cerchi un taglio del budget dell'azienda, incontri con qualcuno di un campo completamente diverso o proponi un'idea ad un cliente.
Ecco come farlo:
1. Conosci il tuo pubblico
Qui sta un vero "trucco del mestiere:" Presentare informazioni non riguarda mai il presentatore, ma sempre il pubblico.
Quindi, la regola numero uno? Scopri chi sono: cosa è più importante per loro? Cosa li motiva? Qual è il loro background? Come preferiscono comunicare? Quale "lingua" tendono ad usare?
Ad esempio, se sei un ingegnere e devi vendere il tuo concetto a un gruppo di professionisti della finanza, prova a concentrarti sul valore monetario del tuo prodotto: perché farà risparmiare denaro, quanto vale in relazione al mercato, come hai ponderato i costi di creazione.
Comprendendo chi è la persona (o le persone) con cui stai parlando, puoi usare le loro conoscenze o esperienze comuni per decidere il modo migliore per spiegare la tua idea.
Certo, questo è facile quando hai tempo di prepararti per una riunione, ma cosa succede se stai conoscendo qualcuno per la prima volta, come in un evento di networking?
Bene, puoi sempre chiedere loro - qualcosa del tipo, "OK, prima di spiegare ulteriormente, di quanto hai capito?"
Quindi, dopo aver bloccato il pubblico, dovresti fare quanto segue …
2. Scegli "Una cosa" che dovrebbero capire
Un famoso tentativo di comunicare informazioni molto complesse è stato un briefing militare sull'Afghanistan nel 2010. A un generale è stato mostrato un diagramma che spiega la strategia militare americana, ma, come afferma il New York Times in un articolo sull'incidente, ha scoperto che sembrava più "Come una ciotola di spaghetti".
"Quando capiremo quella diapositiva, avremo vinto la guerra", fu la risposta del generale a decifrare queste informazioni.
Come suggerisce questo divertente esempio di vita reale, se qualcosa è troppo complicato, ovvero cercare di affrontare troppe cose contemporaneamente, è molto probabile che le persone ne siano confuse o, peggio ancora, se ne dimentichino.
Quindi, come possiamo anche avere le probabilità di darti una migliore possibilità di rendere memorabili informazioni complesse e dare al tuo pubblico maggiori possibilità di elaborare tali informazioni?
Si riduce a porsi queste due domande:
- Se il mio pubblico ricorderà solo una cosa della mia spiegazione, qual è quella "cosa?"
- E perché il mio pubblico dovrebbe preoccuparsi di questa "cosa?"
Ciò crea immediatamente uno stato di interesse affinché tu scelga e scelga le informazioni che fornisci (e il modo in cui le fornisci) e aumenta la probabilità che il tuo pubblico ottenga ciò che stai cercando di dire.
3. Fornisci esempi di contesto e di utilizzo
Hai fatto le tue ricerche, conosci i giocatori e sai cosa li spinge. Hai un'enorme chiarezza su quale sia l '"unica cosa" che la squadra deve ricordare. Ciò che dobbiamo ancora fare è fornire tali informazioni in modo credibile, ma chiaro.
Dire semplicemente "Ho avuto questa nuova idea e ci farà risparmiare tempo e fatica e ho bisogno di un budget X per farlo" potrebbe attirare l'attenzione della gente, ma ci saranno ancora (molte) domande.
Qui è dove il contesto può essere il tuo migliore amico. Il modo in cui inquadra le tue informazioni è importante: la lingua, i termini e gli esempi che scegli di utilizzare avranno un impatto enorme su ciò che il tuo pubblico ricorda e comprende.
Quindi, dipingi un quadro verbale. Ad esempio, anziché utilizzare l'esempio sopra, potresti dire qualcosa del tipo: "Qual è una cosa che a nessuno piace fare? Rapporti di tempo e spese. Abbiamo 50 membri del team che lo fanno e ci vogliono in media un'ora alla settimana a persona. Sono 50 ore che potremmo dedicare a progetti più importanti. Possiamo ridurre il tempo sprecato del 75% se assegniamo parte del nostro budget all'assunzione di qualcuno che lo faccia per noi ".
Condividendo tali informazioni, si rende tangibile il problema e la soluzione attraente.
4. Guarda la tua lingua
Mentre l'uso di parole lunghe e tecniche può sembrare impressionante, raramente aiuta chiunque a capire cosa viene detto.
Quindi, optare per l'uso di un linguaggio semplice e quotidiano. Sulla stessa linea, evitare qualsiasi acronimi, gergo o frasi di nicchia. Quando è impossibile evitare, assicurati di definire termini complessi.
Abbattere idee complesse può essere super impegnativo, specialmente se lavori con qualcuno che non ha alcun contesto nel tuo lavoro. Ma finché ti concentri sulle informazioni più importanti, censuri la tua lingua per conversazioni più quotidiane e dai loro un po 'di contesto, sei sulla buona strada per metterle sulla stessa pagina di te e convincerle a correre con il tuo idea.
