L'indirizzo di Gettysburg era lungo 271 parole.
Ieri ho ricevuto un'email su una modifica della politica aziendale relativa alla selezione di caffè e tè che era 350.
Lo so, il caffè è importante. Ma se Lincoln fosse in grado di dire eloquentemente a una nazione divisa sull'importanza dell'umanità e dell'uguaglianza in 271 parole, penso che dovremmo essere in grado di inviare e-mail sul lavoro che sono solo un po 'più brevi.
Molte volte, abbiamo paura di essere brevi nelle e-mail perché non vogliamo sembrare meschini, o perché pensiamo di dover fornire molte informazioni o indicazioni per farci capire. E questo è giusto. Ma penso che saremmo tutti d'accordo sul fatto che un minor numero di e-mail renderebbe la nostra vita lavorativa molto più semplice. E questo inizia con il fatto di rendere ognuno un po 'più breve.
Ecco una guida rapida e semplice per mantenere le tue e-mail brevi e dolci (senza sembrare un coglione).
Taglia la lanugine
Ricevo molte e-mail che iniziano con la lanugine. E mentre, certo, è piacevole, può anche essere una perdita di tempo, soprattutto se non ti conosco davvero, o se ti vedrò in una riunione alle 16:00.
In altre parole, non è necessario iniziare ogni e-mail dicendo alle persone che speravi che avessero un buon fine settimana. A meno che tu non stia davvero contattando qualcuno per recuperare il ritardo, supponiamo che tutti speriamo che tutti abbiano trascorso un buon fine settimana, non vedono l'ora di arrivare a quello imminente e in genere stanno andando bene. E poi mettiti al lavoro.
Taglia parole extra
Di tanto in tanto aggiungiamo parole in più alla nostra scrittura per una serie di motivi. Rende le transizioni più fluide. Ammorbidisce un linguaggio duro. A volte, ci rende più intelligenti.
Nell'e-mail, tuttavia, il tuo compito non è quello di creare la lettera più perfetta del mondo, ma di comunicare rapidamente e facilmente. In effetti, ti sfido a rimuovere qualsiasi parola o frase che non sia assolutamente necessaria.
Prendi la seguente frase da un messaggio che ho ricevuto di recente:
A questo punto, penso che avrebbe molto senso per tutti noi riunirci sulla questione e trovare alcuni punti chiave per la discussione durante l'incontro tra due settimane che ci aiuterà ad avvicinarci alla ricerca di una soluzione che funziona per tutte le parti.
Qual è il punto principale qui? È difficile dirlo con così tante parole aggiuntive. Una frase del tipo "a questo punto nel tempo" non aggiunge nulla e quindi non deve essere inclusa. Perché non riscriverlo in questo modo?
"Facciamo tutti con 2-3 punti di discussione sull'argomento prima del nostro prossimo incontro."
Tutti nel thread sanno di cosa stai parlando, c'è un punto chiaro nella frase e hai appena ridotto il conteggio delle parole di circa il 70%.
Sii conciso, non confuso
Una volta avevo un capo che mi avrebbe inviato e-mail brevi e criptiche che non avevano senso. Vorrei ricevere un'e-mail alle 8 del mattino che diceva solo quanto segue:
“Gestisci Facebook come prima cosa oggi. -MJ”
Cosa intendeva per maniglia? Che dire di Facebook ha bisogno di essere gestito? La sua e-mail mi ha fatto rispondere a diverse domande, alle quali ha dovuto rispondere. Sebbene la sua e-mail iniziale fosse breve, finiremmo per scambiare più e-mail e perdere più tempo che se avesse appena incluso un po 'più di informazioni la prima volta. Se avesse aggiunto solo poche altre parole, dire "Gestisci le risposte degli utenti di Facebook oggi perché abbiamo avuto molte lamentele durante la notte", avremmo potuto evitare inutili avanti e indietro.
Essere intelligenti con le tue parole e brevi nella tua esecuzione non significa solo essere brevi. Assicurati di essere ancora chiaro con il tuo messaggio.
Ricapitolando
Prima di licenziare un'e-mail, prenditi altri 30 secondi e rileggila. Ponetevi le seguenti domande:
- C'è un punto chiaro e di facile comprensione per questa email?
- C'è qualcosa che posso eliminare che non aggiunge al punto principale?
- Qualcosa può essere semplificato?
Più ti alleni per rivedere i tuoi scritti, più vedrai che ci sono aree da migliorare. E, soprattutto, più inizierai ad apportare automaticamente queste modifiche nelle e-mail future.
Un ultimo suggerimento: metti le tue e-mail in un contatore di parole per vedere quante parole hai in media per e-mail: potrebbe scioccarti. Tieni traccia dei tuoi progressi e vedi quanto puoi scendere.
