Hai mai avuto quella sensazione di affondamento quando torni alla tua email dopo alcuni giorni (o addirittura ore) trascorsi e vedi che il volume dei messaggi senza risposta ha già raggiunto proporzioni ingestibili?
Una casella di posta indisciplinata può sembrare un buco schiacciante da cui non ti scaverai mai. Ma non deve essere così! Con pochi semplici passaggi, puoi organizzare la posta in arrivo, assumere il controllo della posta in arrivo e ridurre seriamente l'ansia della posta elettronica.
Cancella
So che questo sembrerà scoraggiante per molti, ma consiglio vivamente di usare la tua casella di posta solo per quello che è destinato a: nuova posta. Pensa alla posta ordinaria come un'analogia. Se metti tutti i pacchi o le lettere che hai ricevuto sul tavolo della tua cucina senza archiviarlo o buttarlo via, la tua cucina diventerebbe presto una pila ingestibile di carte. La tua casella di posta funziona allo stesso modo: è più efficace quando lo cancelli.
Inizia eliminando tutte le e-mail che ricevi a cui non vorrai più accedere (come l'annuncio della vendita di questa settimana sui voli per Maui - purtroppo, non quest'anno). Sii attento, però, e non eliminare gli articoli di cui potresti desiderare una registrazione (come una ricevuta dal tuo acquisto Amazon).
Quindi, prova a archiviare le e-mail che desideri conservare in cartelle pertinenti o (per gli utenti Gmail) ad archiviarle. Il mio obiettivo è sempre quello di poter vedere tutte le e-mail nella mia posta in arrivo senza dover scorrere verso il basso o fare clic su "pagina 2." Trovo di essere meno stressato quando posso dare una rapida occhiata a tutto ciò di cui ho bisogno per gestire, tutto su una pagina. E, siamo onesti: se un'email è a pagina 2, probabilmente non verrà comunque trattata.
Annulla l'iscrizione
Il più grande intasatore di cassette postali è quello che ottieni su base ricorrente. E non sono solo le e-newsletter a incolpare: Facebook, Twitter e i nove siti di offerte giornaliere a cui ti iscrivi ora per riempire anche la tua casella di posta con gli aggiornamenti.
Quindi, la prossima volta che cestinerai una mezza dozzina di e-mail senza nemmeno aprirle, prendi nota di ciò che stai eliminando. Se elimini e-mail tre volte dalla stessa fonte senza aprirle, è tempo di annullare l'iscrizione. La tua casella di posta ti ringrazierà.
Consolidare, consolidare, consolidare
Sempre più persone hanno a che fare con più caselle di posta. Il tuo indirizzo di lavoro, il tuo indirizzo .edu, il tuo nome [email protected] dal suono professionale, forse anche quel vecchio account Hotmail che i tuoi amici delle scuole superiori non riescono a rimuovere dalle loro rubriche.
Nella maggior parte dei casi, dovrai mantenere separate le tue e-mail personali e di lavoro, ma se hai la flessibilità, il consolidamento di più indirizzi e-mail ti darà meno posti per accedere e gestire. Un'opzione è quella di interrompere i tuoi indirizzi precedenti, ma puoi anche scegliere di inoltrare un indirizzo e-mail a un altro, quindi sarai coperto indipendentemente da dove le persone ti inviano la posta, ma sarai comunque in grado di conservare tutto archiviato nello stesso posto.
Fai in modo che la tua casella di posta funzioni
Una delle mie funzioni preferite di Gmail è il filtro automatico: alleni la tua casella di posta per sapere dove inviare un'e-mail e come etichettarla. Tutto ciò che viene da mia madre viene archiviato come "Famiglia" e anche le cose inviate all'elenco e-mail del mio gruppo di amici del college vengono etichettati di conseguenza. In questo modo, quando cerco qualcosa dopo, è sempre facile da trovare.
Puoi anche usare Gmail per fare in modo che alcune e-mail saltino automaticamente la tua casella di posta. Ad esempio, se paghi automaticamente la fattura via cavo, come faccio io, puoi archiviarla automaticamente e aggiungere l'etichetta "Finanziaria". Non devi mai vederla, ma se ne hai bisogno, sai dove trovare esso.
Pianifica "più tardi"
Conosci quelle e-mail che sai di non ricevere fino a dopo, ma hai paura che dimenticherai? Ora c'è un plugin chiamato Boomerang (attualmente disponibile per Gmail e Outlook) che è perfetto per gestirli. Puoi programmare un'e-mail che scompaia e che torni più tardi, quando sei pronto a gestirla, lasciando la tua casella di posta più chiara fino ad allora.
Boomerang ha anche altri bonus (che cambiano la vita). Ti consente di pianificare l'invio di un'e-mail in un secondo momento e ti consente anche di impostare e-mail ricorrenti. Puoi anche chiedere a Boomerang di darti un promemoria se qualcuno non ti risponde. Ad esempio, quando invio un'e-mail a Julie lunedì su un rapporto di cui ho bisogno per venerdì, posso chiedere a Boomerang di far tornare quella catena di posta elettronica in cima alla mia casella di posta alle 10:30 di giovedì se non ha ancora risposto. E se lei risponde, Boomerang sa di non riportare l'e-mail giovedì. Fantastico, vero?
Pronto per iniziare? Ritagliati del tempo questa settimana per rivedere la tua casella di posta. Potrebbero volerci alcune ore, ma lo prometto, il tempo (e lo stress) che risparmi nel lungo periodo valgono tutti i tuoi sforzi.
