WebEx, prodotto da Cisco Systems, è uno degli strumenti di incontro online più utilizzati in tutto il mondo. È uno strumento ricco di funzionalità che consente agli utenti di incontrarsi su Internet mentre condividono schermate e parlano attraverso un telefono o tramite VoIP. È un programma robusto che funziona bene su Windows, Mac e anche su smartphone e tablet, offrendo ai partecipanti la flessibilità di partecipare alle riunioni dal proprio dispositivo preferito.
WebEx a colpo d'occhio
Linea di fondo: Non c'è da meravigliarsi che WebEx sia uno degli strumenti di incontro online più utilizzati in circolazione, poiché offre agli utenti funzionalità sufficienti per creare un incontro online che faccia sentire i partecipanti proprio come se fossero nella sala del consiglio dell'azienda. Funziona bene su Windows e Mac ed è un'ottima scelta per coloro che amano partecipare alle riunioni in movimento dai propri dispositivi smartphone o tablet.
Cosa ci è piaciuto: WebEx ha un'interfaccia utente semplice, anche se leggermente meno intuitiva di GoToMeeting. Gli utenti possono facilmente condividere i loro desktop, così come i documenti o qualsiasi applicazione sul loro computer. È facile e veloce cambiare i relatori, creare lavagne e passare il controllo della tastiera e del mouse, per un'esperienza di riunione senza soluzione di continuità.
Cosa non ci è piaciuto: Il browser predefinito scelto da WebEx è Internet Explorer, quindi se si preferisce utilizzare Firefox o Chrome, sarà necessario modificare le impostazioni del browser prima di fare clic su un collegamento condiviso tramite lo strumento.
Prezzo: WebEx inizia a $ 49 al mese per riunioni illimitate con un massimo di 25 partecipanti ciascuna (al momento della scrittura). Questo è paragonabile a GoToMeeting, che per lo stesso prezzo consente fino a 15 partecipanti per riunione. Gli utenti hanno anche la possibilità di pagare per uso.
Creazione e partecipazione a una riunione
Creare una riunione con WebEx è semplice, una volta che il processo di installazione iniziale è stato completato e il Centro riunioni è stato caricato sul computer dell'host. WebEx è uno strumento per riunioni online basato sul Web, il che significa che non sono necessari download e tutto ciò che deve funzionare è un browser Web come Firefox, Internet Explorer o Chrome.
Gli ospitanti possono invitare i partecipanti tramite e-mail, messaggio istantaneo o persino in chat. L'invito include un collegamento che porta rapidamente i partecipanti direttamente alla riunione, istruendoli a connettersi tramite la linea telefonica o tramite VoIP. I numeri verdi sono forniti e ci sono numeri di chiamata per diversi paesi, quindi i partecipanti che lavorano all'estero non devono pagare per le chiamate internazionali per partecipare alla riunione.
Condivisione di presentazioni e applicazioni
Sebbene la condivisione dello schermo sia una caratteristica di base della maggior parte degli strumenti di riunione online, WebEx va oltre, offrendo agli host un pannello di controllo che consente loro di chattare o prendere il controllo della riunione in privato, poiché questo pannello non può essere visto da nessun altro partecipanti. Uscire dalla condivisione dello schermo è facile ed è fatto in un clic.
Gli utenti che non vogliono condividere il loro schermo ma vorrebbero passare attraverso una presentazione di una riunione online hanno la possibilità di condividere un'applicazione come PowerPoint o anche solo il singolo file di presentazione dal proprio computer. Il file o l'applicazione verranno quindi visualizzati nella schermata della riunione.
Le applicazioni possono essere visualizzate e controllate dai partecipanti in remoto se ciò è consentito dall'host. Ad esempio, se si sta lavorando su un foglio di lavoro Excel, è possibile consentire ai partecipanti di inserire i propri dati durante la riunione. WebEx ha anche una funzionalità lavagna, che consente agli utenti di disegnare o scrivere sulla lavagna come farebbero in una riunione faccia a faccia.
Condivisione di video
WebEx può rilevare se un partecipante alla riunione ha una webcam, quindi se un partecipante decide di essere sulla videocamera, tutto ciò che devono fare è fare clic sul pulsante della fotocamera sul pannello di controllo e la loro immagine apparirà ogni volta che parlano. Questo, insieme alla funzione di collaborazione dal vivo, aiuta davvero i partecipanti a sentire che stanno tutti lavorando insieme nella stessa stanza.
WebEx è uno dei pochi strumenti di riunione online per offrire questa funzionalità, rendendolo uno strumento essenziale da considerare se si ritiene che l'elemento face-time sia importante nelle riunioni online.
Prendere appunti
WebEx ha una comoda funzionalità che consente all'organizzatore della riunione di assegnare un appunto di appunti dedicato o di consentire a tutti i partecipanti di prendere appunti direttamente nel software, con la relativa applicazione per prendere appunti. Una volta che la riunione è finita, le note possono essere salvate sul computer di ogni notaker, rendendo molto più facile il compito di seguire la riunione online.
Le note possono anche essere condivise con i partecipanti durante la riunione, quindi è facile rivisitare un punto che è stato discusso o una domanda che è stata posta quando necessario.
Una varietà di strumenti utili
Come accennato, WebEx è uno strumento ricco di funzionalità che fa sì che le riunioni online si sentano proprio come quelle faccia a faccia. Ad esempio, l'ospitante della riunione può creare sondaggi e decidere se i partecipanti possono scegliere risposte singole, risposte multiple o anche risposte brevi. Le risposte del sondaggio possono quindi essere salvate sul computer dell'host per analisi future. WebEx ha anche una funzione di chat, in cui i partecipanti possono chattare tra di loro sia pubblicamente che privatamente, a seconda di quali restrizioni di chat l'host ha messo in atto.
Gli host hanno il controllo completo della riunione e possono decidere se i partecipanti possono salvare, stampare o creare un'annotazione su un documento condiviso. Possono anche disattivare l'audio di tutti i partecipanti al momento dell'iscrizione o persino disattivare l'audio dei partecipanti selezionati a metà riunione. Inoltre, gli host possono limitare la riunione in qualsiasi momento, il che può aiutare ad impedire agli utenti che provano a partecipare alla riunione in ritardo di interromperla, ad esempio.
Complessivamente, WebEx è un ottimo strumento per coloro che desiderano sentirsi a proprio agio nelle riunioni remote. Lo strumento è pieno di funzionalità utili, che non solo offrono agli host il controllo completo delle loro riunioni, ma aiutano anche i partecipanti a collaborare in tempo reale.
