Alza la mano se ti sei trovato in una delle seguenti situazioni al lavoro:
- Una riunione che finisce e ti costringe a presentarti in ritardo alla prossima riunione, non essere in grado di completare un progetto in tempo o perdere un evento dopo il lavoro.
- Un incontro così disorganizzato che ne esci pensando, cosa è appena successo?
- Un incontro che finisce per essere una completa perdita di tempo.
Vedo le mani di tutti in aria? Pensavo così. Ognuno di questi problemi potrebbe essere risolto con una cosa semplice: un programma di incontro .
Cos'è questo concetto magico, chiedi? Un documento che copre i seguenti elementi:
- Cosa devi preparare in anticipo o portare alla riunione
- Chi sta frequentando
- Perché stai raggiungendo e tutti gli obiettivi che vuoi raggiungere
- Di cosa parlerai, chi parlerà di cosa e quanto tempo ci vorrà per discutere ogni argomento
- Eventuali passaggi successivi che si desidera eseguire dopo l'incontro
Probabilmente hai già usato qualcosa del genere prima, ma in modo meno formale. Ad esempio, forse hai compilato la sezione note del tuo invito di calendario per far sapere alle persone quali documenti dovrebbero fare riferimento. Oppure, hai inviato una e-mail per delineare brevemente il punto della riunione di martedì a cui hai appena invitato l'intera azienda.
Ma avere un layout più approfondito e concreto per sapere esattamente come dovrebbe e come andrà la riunione può essere incredibilmente utile. Per prima cosa, è una documentazione cruciale: scrivendo per iscritto ciò di cui hai parlato e le decisioni che hai preso, hai qualcosa a cui puoi fare riferimento qualora qualcuno (incluso il tuo capo) metta in discussione le tue decisioni future.
E per di più, aiuta anche il gruppo di persone più ragtag a rimanere organizzato e concentrato, pur ritenendoli responsabili. Le persone possono venire alla conversazione preparata, il che significa che puoi usare il tuo tempo limitato insieme in modo efficiente, puoi essere sicuro che l'incontro sia stato produttivo e puoi identificare più facilmente i prossimi passi attuabili.
E fortunatamente per te, abbiamo creato un modello di agenda che puoi compilare in questo momento e che ti farà risparmiare tempo a scrivere il tuo. Basta aprire il documento, crearne una copia e far compilare il capo squadra.
Dopo averlo compilato, invialo a tutti i soggetti coinvolti quando pianifichi la riunione. (Potrebbe essere saggio includere una nota che dice Si prega di rivedere l'agenda della riunione prima di incontrarci. )
Un'agenda è utile per qualsiasi tipo di riunione. Per i check-in offre trasparenza e tempo per preparare eventuali domande di follow-up, per le riunioni dei clienti mostra leadership, per i brainstorming di gruppo ti assicura di non distrarti e per tutti mostra che apprezzi il loro tempo.
Tutti vincono!
