Definiscilo come un prodotto di programmi intensi, maggiore connettività tecnologica o livelli di attenzione freddi, ma per qualsiasi motivo, quando riunisci un gruppo per una riunione, quasi tutti hanno difficoltà a abbandonare le distrazioni e attenersi al compito da svolgere. In effetti, il 47% dei dipendenti cita i collaboratori distratti come il maggiore ostacolo ad incontri produttivi.
Se prendi sul serio il tuo lavoro, probabilmente stai già facendo del tuo meglio per dimostrare impegno: ascoltare attivamente, intervenire quando è appropriato e tenere il telefono fuori dal tavolo. Ma anche quando l'etichetta del buon incontro è in cima alla tua mente, è facile scivolare nelle cattive abitudini.
Per rimanere nelle grazie dei tuoi colleghi e ottenere qualcosa di prezioso da ogni riunione, tuttavia, devi tenere sotto controllo quanto segue.
1. Non stabilire un contatto visivo
A questo punto, l'importanza di stabilire un contatto visivo durante una riunione è quasi diventata un cliché, ma per una buona ragione. Mantenerlo dimostra impegno, interesse e rispetto. È stato anche dimostrato di aumentare la consapevolezza di sé. All'inizio potrebbe sembrare scomodo, ma ci sono tonnellate di semplici hack per migliorare il contatto visivo senza gente strisciante con uno sguardo da cervo nei fari.
Uno dei miei migliori consigli è assicurarmi che l'organizzazione della riunione sia favorevole al contatto visivo sin dall'inizio: prova a disporre il tuo gruppo in un cerchio o in un semicerchio in modo che tutti possano vedersi senza sforzo. Anche se qualcuno non si trova nello stesso spazio fisico di te, l'importanza del contatto visivo è ancora vera.
Per accogliere i partecipanti che effettuano la chiamata tramite videochiamata, posiziona la videocamera in un modo che rientri nella tua visuale naturale in modo da sembrare che ti guardi negli occhi mentre parli.
2. Utilizzo del laptop
L'uso del laptop spesso inizia con le migliori intenzioni: prendere appunti, recuperare informazioni pertinenti online e così via. Ma è troppo facile passare dalla trascrizione dell'incontro al tentativo di capire il nome di quella canzone che ti è rimasta bloccata in testa ieri sera senza nemmeno accorgermene. Ecco perché consiglio di evitare del tutto i laptop. Molte cose di solito fatte su una persona possono essere facilmente eseguite a mano, come prendere appunti su un blocco di carta o condividere dati su un foglio di calcolo stampato. Ma se un computer è un must assoluto, puoi comunque minimizzarne l'uso. Durante una presentazione, ad esempio, incoraggia il relatore a condividere il suo schermo su una TV in modo che tutti possano seguirlo.
Anche se il tuo organizzatore di riunioni non ha rigorosamente vietato i laptop, lasciarlo alla tua scrivania o tenerlo chiuso mentre ti concentri sull'agenda ti aiuta a tenere a bada distrazioni insensate (per non parlare delle notifiche via e-mail e chat). Inoltre, abbandonarlo senza sollecitazioni lascerà sicuramente un'impressione positiva ai tuoi colleghi e forse li incoraggerà a fare lo stesso.
3 Partecipare a una riunione irrilevante
Ci sono tre cose di cui puoi essere certo nella vita: morte, tasse e inviti alle riunioni non necessari. E mentre è così facile fare clic su "Sì" su un invito e presentarsi solo perché ti è stato chiesto, in realtà stai facendo un disservizio ai tuoi compagni di squadra. Quando non hai alcun interesse in una riunione, imbattersi in disinteresse è praticamente inevitabile. È molto meglio rimanere alla scrivania ed essere produttivi piuttosto che mostrarsi e annoiarsi.
Per combattere questo, assicurati di avere un'idea di ciò che riguarda l'incontro, perché l'organizzatore ti vuole lì, cosa (se non altro) devi preparare in anticipo e cosa speri di realizzare entro la fine. Avere questo contesto ti rende più facile decidere se l'incontro trarrebbe davvero beneficio dalla tua presenza o se il tuo tempo sarebbe meglio speso altrove. Spesso, queste informazioni sono incluse in un ordine del giorno o nell'invito alla riunione stessa, ma in caso contrario, sentiti libero di verificare brevemente faccia a faccia con l'organizzatore della riunione. Se decidi che la tua presenza non è necessaria, spiega educatamente la tua scelta all'organizzatore. Se lo gestisci bene, probabilmente apprezzerà la tua onestà.
In una certa misura, dare in distrazione è solo una parte dell'essere umano. Nessuno può rimanere in pista il 100% delle volte, e questo sarà evidente nelle riunioni di tanto in tanto. Ma se mai ti ritrovi a lasciare involontariamente ogni incontro senza avere idea del perché fossi lì, vale la pena introdurre alcune modifiche alla tua routine.
