In precedenza, le imprese erano confinate nei loro uffici, dove gli impiegati dovevano fare il check-in, lavoravano ai loro turni di otto o nove ore, quindi a scadere. Ora i dipendenti utilizzano i loro BlackBerry, i laptop o gli iPad, trovano l'accesso Wi-Fi e sono sempre disponibili per andare ovunque e in qualsiasi momento … con l'aiuto di strumenti di collaborazione online per portare a termine il lavoro.
Per aiutare le aziende a sfruttare al meglio la propria forza lavoro mobile, sono stati creati numerosi strumenti di collaborazione con una varietà di funzionalità per adattarsi a qualsiasi azienda, grande o piccola che sia. La scelta dello strumento giusto ti aiuterà non solo a condividere facilmente i documenti, ma anche a creare la giusta atmosfera per il team building, indipendentemente da dove si trovano i membri del team. Ecco cinque dei migliori strumenti di collaborazione online disponibili, che aiutano le aziende a sfruttare al meglio la propria forza lavoro mobile attraverso una facile condivisione dei documenti e la creazione di una grande atmosfera di team building:
1. Huddle - Uno dei più noti strumenti di collaborazione online, Huddle è una piattaforma che consente ai dipendenti di lavorare insieme in tempo reale, creando e modificando i documenti indipendentemente dalla loro posizione. Gli utenti possono creare facilmente team che lavorano insieme in un unico spazio di lavoro invitando i colleghi via e-mail. Una volta accettato l'invito, tutti i membri del team possono iniziare a caricare e modificare documenti e anche a assegnarsi reciprocamente le attività. Huddle tiene traccia di tutte le modifiche apportate e mantiene i documenti originali disponibili, che è una delle sue funzionalità più utili.
Huddle ha un'interfaccia intuitiva e di facile utilizzo, quindi chi non ha mai utilizzato uno strumento di collaborazione online sarà in grado di capire rapidamente come sfruttare al meglio tutte le funzionalità fornite. Inoltre, la creazione di un account con Huddle non richiede più di pochi minuti, quindi se stai cercando uno strumento che puoi iniziare a utilizzare rapidamente, Huddle potrebbe essere la tua scelta.
Il suo account gratuito consente agli utenti di archiviare fino a 100 MB di file, quindi è sufficiente per coloro che lavorano principalmente con documenti di word processor; tuttavia, le persone che hanno bisogno di più spazio di archiviazione, dovranno pagare di più. I prezzi partono da $ 8 al mese e possono includere una varietà di funzioni per soddisfare le esigenze della tua azienda.
2. Basecamp è stato utilizzato da oltre cinque milioni di persone in tutto il mondo, secondo i produttori 37signals. È uno strumento di gestione del progetto molto semplice da usare, forse di gran lunga lo strumento migliore in questo elenco per coloro che non hanno mai utilizzato gli strumenti di collaborazione (o persino Internet!) Prima. Come con Huddle, iscriversi è semplice e veloce.
L'interfaccia è molto semplice, forse troppo, in quanto è così semplice che a volte sembra incompiuta. Ma ciò di cui lo strumento non ha l'aspetto, compensa l'utilità. Ad esempio, la sua funzione di messaggi sembra una bacheca, che consente agli utenti di mantenere tutte le discussioni su un progetto in un unico posto. Se alcuni dei messaggi non sono destinati a tutto il gruppo, gli utenti possono specificare chi ha l'autorizzazione per vedere questi messaggi. Quando viene pubblicato un nuovo messaggio, il team riceve una notifica via email, quindi nessun messaggio viene perso. Basecamp invia anche una email di digest, riportando le attività del giorno precedente, che rende più facile tenere traccia dell'avanzamento di un progetto. Come la maggior parte degli strumenti di collaborazione online, tiene traccia di ogni versione di ogni file caricato. Basecamp è ottimo anche per le aziende che hanno dipendenti in più paesi poiché è disponibile in molte lingue.
Tuttavia, Basecamp non è lo strumento migliore per chi cerca una piattaforma gratuita. Mentre ha una prova gratuita, il prodotto inizia a $ 49 al mese.
3. Wrike - Questo è uno strumento di collaborazione online con e-mail al centro. È possibile aggiungere progetti alla piattaforma eseguendo il CC di e-mail che hanno attività sul proprio account Wrike. Una volta creato un progetto, puoi scegliere di visualizzare la cronologia in giorni, settimane, mesi, trimestri o persino anni, in modo che la creazione di rapporti per un determinato periodo diventi molto semplice. Fin dall'inizio, gli utenti noteranno che Wrike è uno strumento ricco di funzionalità. Mentre l'interfaccia è focalizzata sulla funzionalità, non è l'opzione migliore per gli utenti principianti, in quanto può essere un po 'opprimente.
Una volta creata un'attività su Wrike, viene data una data di inizio, quindi è possibile inserire la durata e la data di scadenza. È inoltre possibile assegnare all'attività una descrizione dettagliata e aggiungere tutti i documenti pertinenti. Assegnate compiti aggiungendo indirizzi e-mail per i vostri colleghi, e riceveranno un'e-mail che notifica loro che hanno bisogno di agire. Wrike ti informerà inoltre delle modifiche a qualsiasi attività di tua proprietà o che ti è stata assegnata. In questo modo, non è necessario continuare ad accedere al servizio solo per verificare se sono state apportate modifiche.
Wrike è adatto sia per le piccole che per le grandi aziende, in quanto può gestire fino a 100 utenti alla volta, ma al costo elevato di $ 229 al mese. Il piano più economico, che consente fino a cinque utenti, costa $ 29 al mese. C'è una versione di prova gratuita disponibile, quindi se vuoi vedere se Wrike è per te, tutto quello che devi fare è iscriverne uno.
4. OneHub - Questo strumento di collaborazione online consente agli utenti di creare spazi di lavoro virtuali, chiamati hub. Iscriversi a OneHub è facile se si dispone di un account Google, in quanto tutto ciò che serve è utilizzare il nome utente e la password di Gmail e consentire a OneHub di accedere al proprio indirizzo e-mail. Una volta effettuato l'accesso, hai immediatamente il tuo primo spazio di lavoro, che puoi personalizzare completamente: questo è il più grande vantaggio di OneHub rispetto agli altri strumenti. Ciò significa che, in qualità di creatore dell'hub, puoi controllare completamente l'interfaccia utente, facendo in modo che OneHub soddisfi esattamente gli obiettivi del tuo team.
Il caricamento dei file è facile come trascinarli dal desktop e rilasciarli nel widget di caricamento di OneHub. I caricamenti OneHub sono incredibilmente veloci, quindi i documenti sono disponibili per la condivisione quasi istantaneamente. Nella scheda delle attività, puoi tenere il passo con tutto ciò che accade nel tuo hub. Ti consente di sapere chi ha aggiunto / modificato cosa e fornisce un collegamento alla pagina con le ultime aggiunte. Inoltre, consente di colorare le azioni dei codici, quindi è facile vedere a colpo d'occhio gli ultimi aggiornamenti sull'hub.
Il piano gratuito consente 512 MB di spazio di archiviazione e un solo spazio di lavoro. Tuttavia, se hai bisogno di più spazio e funzionalità, puoi aggiornare il tuo account con una tariffa mensile. I piani partono da $ 29 al mese e arrivano fino a $ 499 al mese.
5. Google Documenti - Creato per competere con Microsoft Office, Google Docs è anche un ottimo strumento di collaborazione online. Per coloro che hanno Gmail, non è necessaria alcuna registrazione, poiché si collega automaticamente al tuo account Gmail. Altrimenti, la registrazione richiede solo pochi minuti. Una delle funzionalità più interessanti di questo strumento è che consente ai colleghi di vedere le modifiche reciproche dei documenti in tempo reale, mentre vengono digitati. Se più di una persona sta apportando modifiche a un documento, un cursore colorato segue le modifiche di ciascuna persona e il nome della persona è sopra il cursore, quindi non c'è confusione con chi sta cambiando cosa. Inoltre, Google Documenti ha una funzione di chat, così come un documento viene modificato, i colleghi possono chattare in tempo reale.
Per coloro che hanno utilizzato Microsoft Office, Google Documenti sarà una transizione facile. Ha un'interfaccia molto pulita e facile da usare ed è un ottimo strumento per collaborare su documenti di elaborazione testi o fogli di calcolo. L'unico lato negativo è che è di base nella capacità di collaborazione e non è ricco di funzionalità come Huddle o Wrike.
Questa è una piattaforma interessante per i team che cercano uno strumento gratuito basato sul web con funzionalità di collaborazione di base.
