Il lavoro di squadra è uno degli aspetti più importanti del moderno posto di lavoro. Tuttavia, la disponibilità di Internet diffusa significa che i membri del team potrebbero essere praticamente ovunque nel mondo. Pertanto, affinché il lavoro di squadra sia efficace, è importante che le aziende adottino pratiche e tecnologie di lavoro moderne che aiutino i colleghi, ovunque si trovino, a condividere il proprio lavoro in modo semplice ed efficiente. È qui che entra in gioco un buon strumento di collaborazione online. Se stai pensando di adottare o proporre l'adozione di strumenti di collaborazione online, l'elenco dei vantaggi della collaborazione online di seguito può aiutare te e la tua organizzazione a prendere una decisione su questa tecnologia utile .
È facile tenere traccia dei progetti
Gli strumenti di collaborazione online hanno una varietà di funzionalità di tracciamento del progetto che rendono facile per i membri del team vedere l'evoluzione di un progetto sin dal primo giorno. Dal monitoraggio di chi ha apportato le ultime modifiche a un documento, a come il documento era prima delle modifiche, a taggare un collega per rivedere il documento, non è mai stato così facile gestire un progetto. Gli strumenti di collaborazione online eliminano la necessità di utilizzare la posta elettronica come mezzo principale di comunicazione con i membri del team, quindi la necessità di cercare una cartella di posta in arrivo per un documento smarrito, ad esempio, viene completamente rimossa.
I membri del team possono essere ovunque
Finché dispongono di una connessione Internet, i membri del team possono lavorare in remoto da qualsiasi parte del mondo. Ciò significa che è possibile che una squadra sia completamente dispersa, pur continuando a lavorare in modo organizzato. I colleghi di diversi stati o addirittura paesi possono facilmente collaborare allo stesso progetto, aiutando le organizzazioni a mettere insieme il miglior team possibile per un progetto, indipendentemente dall'ubicazione dei dipendenti. Significa anche che mentre i dipendenti sono lontani dall'ufficio per un viaggio di lavoro, non hanno bisogno di essere disconnessi dal progetto e possono contribuire ad esso come se fossero sulla loro scrivania.
Facilità di segnalazione
Quasi tutti i progetti di lavoro hanno una sorta di reportistica ad essi associata e il tempo di report è solitamente stressante. A volte, è facile perdere traccia di alcune delle attività che sono state fatte per un determinato progetto, specialmente quando si lavora con una grande squadra. Tuttavia, utilizzando un buon strumento di collaborazione online, è facile generare rapidamente report dettagliati che includano tutte le attività associate a un determinato progetto, dando ai membri del team più tempo per lavorare sulle attività generatrici di risultati.
Le azioni sono fatte rapidamente
Con un buon strumento di collaborazione online, non è più necessario organizzare una riunione o una telefonata per poter rivedere i documenti. I documenti possono essere caricati nello strumento e i revisori possono essere avvisati automaticamente via e-mail che i documenti sono stati caricati. I revisori possono quindi annotare il documento ed apportare eventuali modifiche necessarie e notificare a tutti i membri del team che il documento è stato revisionato ed è pronto. Ciò rende molto più facile mantenere un flusso di lavoro costante e organizzato su un progetto, con i membri del team che contribuiscono tempestivamente quando necessario.
I documenti sono tutti archiviati in un unico posto
Ciò semplifica l'accesso a tutti i membri del team a tutti i documenti necessari, indipendentemente dalla loro posizione. Inoltre, i dipendenti non devono salvare i documenti su una chiavetta USB o altro supporto di memorizzazione se pensano di lavorare su di essi in remoto e tutti gli aggiornamenti di un documento vengono visualizzati immediatamente. Non è necessario che versioni diverse di un documento vengano inviate via e-mail e i membri del team sappiano sempre dove trovare la versione più recente di un documento.
