Congratulazioni! Hai superato la parte difficile: assumere un nuovo rapporto diretto per unirti ai tuoi ranghi. Spero che inizieranno presto e puoi iniziare tutti gli entusiasmanti obiettivi che hai fissato per loro nel loro nuovo ruolo.
Ma prima che arrivi il loro primo giorno, come manager dovresti fare alcune cose per prepararti ad accogliere un nuovo dipendente a braccia aperte. Alcuni sono più logistici - come capire dove saranno seduti e su cosa lavoreranno nella loro prima settimana - mentre altri si assicurano che la persona si senta apprezzata, inclusa e a suo agio nel entrare in un nuovo ambiente di lavoro. In effetti, molti di questi suggerimenti sono tratti dalle cose che facciamo qui a The Muse quando i nuovi assunti si uniscono al nostro team.
Ecco cosa devi fare la settimana prima del loro arrivo.
1. Connettiti con loro su LinkedIn
Stai per lavorare insieme da vicino, quindi perché non lasciarli entrare nella tua rete professionale? Non vorrai certo richiederli goffamente dopo mesi trascorsi seduti accanto a loro ogni giorno.
Inoltre, questa è una grande opportunità per accoglierli prima ancora che entrino in ufficio. Quando si richiede di connettersi, includere una bella nota sulla falsariga di:
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2. Creare un documento di onboarding
Questo è probabilmente il passo più importante da fare ogni volta che assumi qualcuno di nuovo. Questo documento sarà la zattera di salvataggio della persona man mano che si collocano nel loro ruolo. Dovrebbe includere:
- I tuoi obiettivi per i primi 30, 60 e 90 giorni della persona
- Una descrizione delle attività che prevedi siano possedute o acquisite
- Eventuali documenti, collegamenti, calendari o accessi pertinenti di cui avranno bisogno
- Eventuali incontri a cui dovrebbero partecipare nelle loro prime settimane o regolarmente
- Nomi, informazioni di contatto e background dei membri del team e dei colleghi con cui lavoreranno
In definitiva, più documenti meglio è, in questo modo rispondi in modo proattivo a qualsiasi domanda possano avere.
In molti casi, potrebbe anche avere senso che i compagni di squadra diretti della persona forniscano informazioni sui progetti su cui lavoreranno insieme o che dovrebbero conoscere. Questo dà alla tua nuova assunzione il minimo, consentendo anche agli altri rapporti diretti di sentirsi maggiormente coinvolti nell'addestramento del loro nuovo compagno di squadra.
Fortunatamente per te, abbiamo il modello di onboarding perfetto per cui lavorare. Creato dal nostro fondatore e presidente Alex Cavoulacos, questo è il modello che usiamo spesso per aiutare a trovare i membri del nostro team più recenti.
3. Annota le tue domande iniziali
La tua testa probabilmente sta nuotando con idee, domande e opportunità per questo nuovo impiegato.
Piuttosto che lasciare che quei pensieri vadano via, avvia un documento per annotare tutto ciò che mi viene in mente. Potresti scoprire di non aver bisogno o di volerli indirizzare quando la persona inizia davvero, ma averli scritti ti farà sentire sicuro di aver coperto tutto.
4. Sparagli un'e-mail
I migliori capi lo fanno! Perché? Bene, come sottolinea lo scrittore ed editore Muse Stav Ziv, il tuo nuovo impiegato probabilmente ha appena attraversato un estenuante tratto di preavviso e transizione dal loro ultimo ruolo. E, "come manager che vuole che questa persona colpisca il terreno correndo, ovviamente odieresti che il tuo brillante nuovo dipendente inizi con una nota stressante".
L'invio di un'e-mail prima che inizino a comunicare quanto sei felice che si uniscano al team li renderà molto più entusiasti della loro prossima avventura. Può anche coprire alcune cose importanti. Ovviamente vuoi dargli il benvenuto nel team, ma puoi anche usare quella nota - se HR non lo ha già - per indirizzare la loro data e ora di arrivo ufficiali, discutere il codice di abbigliamento o la cultura dell'azienda, richiedere documenti pertinenti come il passaporto o il documento d'identità o addirittura fornire uno schema del programma del primo giorno.
Ovviamente, dovresti sempre concludere facendo loro sapere che sei felice di rispondere a tutte le domande che hanno prima di iniziare. Come qualcuno che è stato dall'altra parte, sono sicuro che sai quanto può essere intimidatorio iniziare un nuovo lavoro senza contesto. Quindi rendi davvero facile per loro sentirsi a proprio agio a camminare nella porta quel primo giorno.
su come dovrebbe apparire quell'e-mail di benvenuto (e usare il pratico modello!).
5. Ottieni il loro spazio sulla scrivania in ordine
Ciò potrebbe richiedere un po 'di aiuto IT, ma assicurati che tutto ciò che è tecnico sia eliminato. Farlo ora ti evita di passare tre ore al primo giorno a capire come accendere il laptop.
Hanno un computer pronto per loro, è carico e aggiornato? Hanno un account e-mail impostato? Che ne dici di configurare il tuo sistema di chat interno o altri programmi importanti a cui dovranno accedere?
Il loro spazio sulla scrivania è pulito e vuoto? Sei sicuro di aver spostato tutto ciò che appartiene all'ultima persona seduta lì? C'è qualche altra attrezzatura (tastiera, mouse, USB, monitor aggiuntivo, prolunga o schedario) che potrebbe essere necessario fornire?
Questa è probabilmente la prima tappa del tuo nuovo dipendente quando arrivano, quindi rendilo uno spazio accogliente. Nemmeno lanciare in uno swag aziendale, il loro spuntino preferito o persino una carta firmata dalla squadra non fa mai male!
6. Invia su qualsiasi documento pertinente
Questi possono essere inclusi nella tua e-mail al nuovo assunto, ma può anche avere senso condividere in anticipo tutti i documenti che desideri vengano esaminati in una e-mail separata. Questo potrebbe essere il manuale per i dipendenti dell'azienda e i pacchetti di benefit o il documento di onboarding del team.
Indipendentemente da ciò, dai alla persona un contesto in modo che sappiano perché stai condividendo questi documenti, cosa significano per il loro ruolo, quando ti aspetti che li osservino e se devono preparare qualcosa.
(Oh, e, naturalmente, assicurati che tutte queste risorse siano aggiornate e accurate prima che il tuo nuovo assunzione ci scava.)
7. Trova un ufficio "Mentor"
Forse la tua azienda ha un programma di amicizia. A The Muse, ogni nuovo assunto riceve un "Muse Buddy" da un altro team che prende il caffè con la prima settimana per parlare della cultura della nostra azienda e socializzare fuori dall'ufficio.
Se non esiste un sistema formale, prendi in considerazione l'associazione della tua nuova assunzione imminente con un "mentore" esterno alla tua squadra: potrebbe essere qualcuno con cui potrebbero non lavorare direttamente o qualcuno in un reparto completamente diverso.
Questo aiuta i nuovi assunti a conoscere immediatamente gli altri all'interno dell'azienda e offre loro anche un altro sbocco per porre domande che potrebbero avere paura di far conoscere a un manager che a malapena conoscono. Avere un contatto di terze parti può alleviare alcune delle loro preoccupazioni e consentire loro di essere più aperti e curiosi della cultura e del flusso di lavoro della tua azienda.
Basta essere sicuri che chiunque tu scelga sia disponibile e desideroso di essere un mentore, niente di peggio che connettere il tuo nuovo assunto a qualcuno che immediatamente lo fantasma.
8. Blocca il tempo sul tuo calendario e imposta eventuali incontri importanti
Proprio come devi preparare il tuo nuovo assunzione per essere imbarcato, devi anche prepararti per fare l'onboarding.
La formazione di un nuovo dipendente richiede tempo, il tempo che di solito dedichi alle tue responsabilità quotidiane. Quindi è intelligente mettere da parte gli slot in modo proattivo quando lavorerai a stretto contatto con questa persona in modo da poter valutare come farai il resto del tuo lavoro.
Non solo dovresti programmare almeno una riunione uno a uno ogni giorno la prima settimana per verificare i loro progressi, ma anche trovare il tempo per tutte le sessioni di allenamento a cui dovranno partecipare per partecipare.
In questo modo avrai la possibilità di prenotare qualsiasi sala conferenze o altre risorse di cui potresti aver bisogno. Se stai assumendo un dipendente remoto, ad esempio, ti consigliamo di assicurarti che la chat video funzioni e che entrambi disponga di uno spazio per parlare in privato. Oppure, se hai bisogno di inserire un terzo membro del team (o più), dovresti controllare e vedere se sono disponibili per incontrarsi quel giorno.
9. Pianifica un pranzo di gruppo / caffè / bevande
Colpire il terreno in corsa è una priorità, ma lo è anche conoscere il tuo dipendente come persona (con una vita fuori dal lavoro!) - e far conoscere anche il resto della tua squadra.
Pianifica una gita (o due) per la tua squadra per prendere pranzo, caffè o bevande insieme in modo che sia sul calendario di tutti in anticipo. Puoi mantenerlo intimo solo con il tuo team diretto, ma se è una società più piccola puoi prendere in considerazione di invitare anche altri dipartimenti con cui lavori.
Non si tratta di mostrare il tuo talento più recente, ma piuttosto di offrire al tuo nuovo dipendente l'opportunità di legare con i suoi colleghi fuori dall'ufficio. Ed essere il tipo di capo che apprezza il cameratismo e il divertimento tanto quanto il duro lavoro. Mantieni il discorso su argomenti non legati al lavoro (ma mantienilo appropriato). Se hai bisogno di iniziare una conversazione, dai un'occhiata a queste fantastiche domande per conoscerti.
Quando ho iniziato per la prima volta, l'intero team editoriale è andato a un buon pranzo e da allora abbiamo fatto lo stesso per gli altri nuovi membri del team. Non solo è stato un piacere sfoggiare sulla carta dell'azienda, ma ha anche immediatamente distrutto qualsiasi imbarazzo che abbiamo provato l'uno verso l'altro.
Controlla tutte queste cose dalla tua lista, e il tuo nuovo dipendente inizierà sulla migliore nota possibile, e anche tu!
