Nel mondo delle e-mail, anche il più piccolo cambiamento può trasformare il tuo messaggio OK in un messaggio fantastico. Modificare la tua scrittura solo un po 'può essere la differenza tra una connessione importante premendo l'icona del cestino o effettivamente facendo clic su "Rispondi".
Come qualcuno che gestisce un'organizzazione interamente virtuale con oltre 120 membri dello staff, ho visto più della mia giusta dose di email fantastiche - e totalmente scadenti - e ho notato che, molte volte, la professionalità (o la mancanza di un messaggio) di ciò) è ciò che mi fa decidere se aiutare il mittente o meno.
Quindi, quali sono questi piccoli cambiamenti che possono rendere le tue e-mail molto più professionali (e quindi molto più probabili per darti quello che vuoi)? Ecco nove cose chiave da tenere a mente.
1. Avere un oggetto specifico
Indipendentemente da chi stai inviando un'e-mail, non lasciare mai l'oggetto vuoto o vago (ti sto guardando, "Domanda" o "Messaggio importante"). Il trucco è quello di essere il più specifico possibile, ma anche di mantenere la linea tra le quattro e le nove parole. Meno è di più, ma avere qualcosa lì per cominciare è cruciale: tenterà il lettore di fare clic sulla tua e-mail e ti aiuterà entrambi a trovarla nelle tue caselle di posta in un secondo momento.
La linea dell'oggetto può anche essere un ottimo posto per chiarire quali sono i prossimi passi. Prova ad aggiungere (Hai bisogno di martedì) se c'è una scadenza, (Non urgente) se non è sensibile al tempo, o (Non è necessaria alcuna risposta) se è un'e-mail FYI a cui non hai bisogno di una risposta.
2. Scrivi la tua email indietro
Probabilmente sai che ogni email dovrebbe avere un invito all'azione. Sia che ti invii un'email entro un determinato orario o organizzi una riunione, vuoi rendere più facile per il tuo lettore sapere cosa deve fare successivamente.
Ma molte persone lo attaccano nell'ultima frase del messaggio. Invece, per facilitare la digeribilità delle e-mail, inserisci la domanda specifica nella prima frase, quindi aggiungi tutte le informazioni necessarie per eseguirne il backup nei paragrafi seguenti.
3. Dai un contesto
Quando dai il tuo invito all'azione, assicurati di includere una sorta di frase che stabilisca il contesto dell'e-mail ("Questo è il rapporto che abbiamo discusso dell'ultimo incontro" o "Sono io a seguire il nostro evento lunedì scorso").
4. Utilizzare la spaziatura
Questo sembra sicuramente un gioco da ragazzi, ma in realtà non è raro ricevere e-mail senza interruzioni tra diversi paragrafi o nuovi pensieri. Niente è più odioso della ricezione di un'e-mail che assomiglia a un muro di testo in cui lo scrittore non si è nemmeno preso la briga di scomporre le frasi in piccoli paragrafi più gestibili. Semplifica al lettore: dai alla tua e-mail un inizio, una (breve) metà e una fine.
5. Attenersi a un singolo carattere
L'uso del neon Comic Sans in un'e-mail non ti renderà memorabile, ti renderà solo strano. In altre parole, mantieni sempre il carattere e il colore predefiniti dell'email. Inoltre, non utilizzare più caratteri nella tua e-mail. Ciò accade spesso per caso quando le persone copiano e incollano informazioni da altri siti, poiché i client di posta elettronica come Gmail non eliminano la formattazione. Per evitarlo, premi "shift + command + v" invece di "command + v", il che farà corrispondere il testo alla formattazione nell'email.
6. Grassetto o sottolineato: ma solo quando veramente necessario
Se la tua e-mail contiene più di un punto o una domanda molto importante, usa il grassetto o la sottolineatura per far risaltare quelle parti del tuo messaggio. Fai attenzione a non esagerare con la formattazione dei caratteri, dopotutto non vuoi un'e-mail interamente in corsivo, in grassetto e sottolineata.
7. Correggi tutto
Tutti sanno controllare errori ortografici e grammaticali nelle e-mail, ma hai verificato che le date, i titoli degli eventi, le scadenze e i nomi siano scritti correttamente? Nel mio caso, mi sento sempre leggermente infastidito quando la gente mette quella "l" extra in "Lily" per renderla "Lilly".
8. Mantieni semplice la tua firma
È bello avere una firma che va oltre il tuo nome, ma non dovrebbe occupare metà dell'email. Tranne eventuali citazioni lunghe, paragrafi con la tua storia di vita, riprendi frammenti, ti viene l'idea. Solo il tuo nome, la tua posizione attuale e uno o due modi per contattarti (come un indirizzo e-mail e un gestore Twitter con collegamenti ipertestuali) sono molti.
Un'altra nota a margine: ho visto un numero sorprendente di professionisti mettere citazioni religiose alla fine delle loro firme e-mail, e questo è sicuramente qualcosa su cui riflettere attentamente. Ricorda, probabilmente non conosci i sistemi di credenze della maggior parte delle persone che invii per e-mail e non vuoi che qualcuno rimandi a causa di qualcosa totalmente sotto il tuo controllo.
9. Utilizzare BCC quando necessario
Invece di tenere qualcuno che non fa più parte della conversazione su un thread, sposta quella persona in BCC (e assicurati di farglielo sapere quando lo fai!). Un semplice "Passaggio a BCC" all'inizio dell'e-mail dovrebbe essere sufficiente per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.
L'invio di grandi e-mail si basa sulla padronanza delle piccole sfumature che il tuo lettore potrebbe non notare ma che inconsciamente apprezzerà. Armato di questo elenco, sei un passo avanti verso l'essere un maestro della posta in arrivo.
