Non è più considerato folle indossare jeans sul posto di lavoro o bere qualcosa con il tuo capo dopo ore, ma quando si tratta di usare gli emoji in un'e-mail, le linee diventano un po 'più sfocate.
Può essere difficile navigare all'interno e all'esterno dell'etichetta di posta elettronica professionale. Ma è molto probabilmente il modo principale in cui ti connetti con il tuo capo e i tuoi colleghi (oltre, sai, di persona). Ciò significa che ogni messaggio che invii è un'occasione per fare una buona impressione … o una cattiva.
Ecco nove regole di posta elettronica che devi seguire per mantenere intatta la tua reputazione online.
1. Inizia con un oggetto solido
Se stai inviando un'e-mail a uno dei tuoi superiori, tieni presente che probabilmente hanno centinaia di messaggi nella loro casella di posta.
Quindi cosa fa il tuo capo con la maggior parte di loro? Premere Elimina o contrassegnarli come Speciali per dopo (e non leggerli mai realmente). Ciò significa che hai solo una possibilità per attirare la loro attenzione: una linea tematica allettante può aiutare a garantire che la aprano effettivamente.
2. Guarda le tue parole
Hai mai ricevuto un messaggio di testo che termina con un punto? In tal caso, probabilmente hai pensato che la persona che ti ha inviato fosse arrabbiata con te (anche se stavano davvero cercando di usare la punteggiatura corretta).
Questo perché il tipo di parole che usi può placare o turbare all'istante qualcuno. Evita di usare parole come "ehi" o "urgente" e usa invece "tu" o "oggi". (Confuso? Altre spiegazioni di seguito.)
3. Scrivi come un editor
Forse non stai scrivendo un articolo del college, ma ciò non significa che non sarai valutato. Cattiva grammatica, errori di ortografia e persino la mancanza di una presentazione, di un corpo e di una conclusione ti fanno sembrare come se stessi cercando di arrivare alla casella zero, non di essere un dipendente responsabile.
4. Sii cortese del tempo della persona
Se hai intenzione di inviare a qualcuno un'email, digli perché lo stai inviando.
Se, ad esempio, stai allegando una presentazione, dì loro esattamente quali saranno i loro prossimi passi (hai bisogno della loro approvazione? Vuoi che aggiungano una diapositiva?). Se stai andando a qualcuno con CC, digli perché sono stati inclusi.
5. Usa Emojis con cautela
Ecco la cosa sugli emoji: non tutti ne sono fan. Anche se lavori in un ambiente informale, c'è ancora una percentuale significativa della popolazione attiva che li considera non professionali. Non rischiare se non sei sicuro di come verrà ricevuto.
6. Collegare l'allegato
Sembra ovvio, ma siamo stati tutti colpevoli di questa violazione dell'email in più di un'occasione.
Controlla prima di premere Invia: hai allegato l'allegato che hai detto che avresti allegato? (Dillo 10 volte in fretta.)
7. Inchiodare la firma (senza il solito "migliore")
Devi terminare la tua e-mail firmando, ma ciò non significa che devi dire "migliore" o "grazie" alla fine di ogni messaggio (soprattutto se non hai nulla di cui essere grato).
Invece, optare per un saluto che è professionale, ma funzionale. Prova "saluti", "rispettosamente" o "parlerò presto con te".
8. Usa una firma professionale (anche sul tuo telefono)
Se hai appena creato un'e-mail professionale e ben scritta, perché vorresti terminarla con "Inviato dal mio iPhone"? Invece, scegli una firma semplice e accattivante che includa il tuo titolo, i tuoi profili sui social media, il tuo sito Web e forse anche una foto del tuo viso.
9. Sapere quando non inviare un'e-mail
Ovviamente, non importa quanto sia buona la tua etichetta, è tutto per nulla se stai inviando un'email a qualcosa che non dovresti essere.
Ad esempio, se hai bisogno di una risposta superveloce da qualcuno, chiamali invece. E se vuoi chiedere un aumento al tuo capo, organizza una riunione (non vuoi avere quella conversazione via e-mail).
Fintanto che seguirai queste nove regole, quasi sempre leggerai e risponderai alle tue e-mail. Ehi, potresti fare una buona impressione sul tuo capo mentre ci sei!
