Configurare una risposta automatica fuori sede in Outlook

Imposta una risposta alle ferie fuori sede in Outlook e il programma risponderà a tutti i nuovi messaggi e-mail che ricevi mentre sei assente.

Portare la tua email con te è facile; Ciò che è difficile è lasciarlo alle spalle

Ovunque tu vada, portare tutte le tue email con te in un pacchetto piccolo e maneggevole è facile. Lasciarlo indietro su un computer grande e ingombrante è la cosa difficile e spesso sana di mente.

Se hai bisogno di sanità mentale, Outlook è qui per aiutarti: mentre prendi una vacanza dal diluvio quotidiano dell'email, Outlook risponderà automaticamente ai messaggi in arrivo, togliendo quel peso dalle tue spalle, anche dopo il tuo ritorno.

Ovviamente, Outlook non potrebbe mai rispondere in modo coerente, convincente e conciso come si potrebbe personalmente, ma risponderà diligentemente, lasciando che i mittenti sappiano che sei fuori dall'ufficio, magari quando tornerai, e se dovrebbero seguire- up (se ancora rilevante) o indirizzarli a un altro contatto per questioni che richiedono una risposta più immediata.

Imposta una risposta automatica per le vacanze fuori sede in Outlook per un account POP e IMAP

Per impostare un autoresponder in Outlook per un account e-mail IMAP o POP (per Exchange, vedi più avanti), imposta innanzitutto il messaggio utilizzato per la risposta:

1. Crea un nuovo messaggio (clicca nuova email ) in Outlook.

2. Inserisci il desiderato Soggetto e messaggio per la tua risposta automatica fuori ufficio.

   • Se possibile e pertinente, includi quando le persone che inviano messaggi possono aspettarsi una risposta personale o se dovrebbero aspettarsi una risposta. Questo potrebbe essere un po 'di tempo dopo il tuo ritorno.
   • Puoi anche aggiungere cc: e Bcc: i destinatari riceveranno una copia di ciascuna risposta automatica.
   • Se si imposta Outlook out-office in modo che la risposta automatica venga inviata in risposta a tutta la posta in arrivo (anziché solo i messaggi provenienti da contatti selezionati), tenere conto del fatto che rivelare troppe informazioni liberamente comporta un rischio.

3. Clic File (o FILE ).

4. Scegliere Salva come sul foglio che appare.

5. Assicurarsi Modello di Outlook è selezionato sotto Salva come tipo: .

6. Facoltativamente, immettere un nome modello sotto Nome del file: (Outlook ha scelto l'oggetto del modello per impostazione predefinita).

7. Clic Salvare .

Vai a creare la regola di risposta automatica fuori ufficio in Outlook:

1. Clic File (o FILE ) nella vista Mail di Outlook.

2. Assicurati che il Informazioni la categoria è aperta.

3. Clic Gestisci regole e avvisi sotto Informazioni account .

4. Assicurati di essere sul Regole e-mail scheda in Regole e avvisi finestra.

5. Ora assicurati che l'account per il quale vuoi creare la risposta alle ferie sia selezionato sotto Applica le modifiche a questa cartella :.

   Puoi applicare la regola a tutti i tuoi account facilmente; vedi sotto, passo 21.

6. Clic Nuova regola…

7. Assicurarsi Applica la regola sui messaggi che ricevo è selezionato sotto Inizia da una regola vuota .

8. Clic Avanti> .

9. Assicurarsi Dove il mio nome è nella casella A è controllato sotto Passaggio 1: selezionare le condizioni .

   Puoi lasciare tutte le caselle deselezionate e rendere Outlook fuori risposta risponditore automatico di ufficio a tutta la posta in arrivo, oppure puoi controllare Dove il mio nome è nella casella A o Cc includere e-mail di cui si è ma un Cc: destinatario.

10. Clic Avanti> .

11. Assicurarsi rispondi usando un modello specifico è controllato sotto Passaggio 1: selezionare le azioni .

12. Clicca su un modello specifico sotto Passaggio 2: modifica la descrizione della regola (fare clic su un valore sottolineato) .

13. Assicurarsi Modelli utente nel file system è selezionato sotto Guarda dentro: .

14. Evidenzia il modello creato prima.

15. Clic Aperto .

16. Ora fai clic Avanti> .

17. Assicurarsi tranne se è una risposta automatica è controllato sotto Passaggio 1: seleziona le eccezioni (se necessario) .

18. Clic Avanti> .

19. Digita il nome desiderato per il tuo filtro di risposta automatica sotto Passaggio 1: specificare un nome per questa regola .

20. Assicurarsi Attiva questa regola viene selezionato per abilitare immediatamente il risponditore automatico delle ferie; puoi deselezionare Attiva questa regola , naturalmente, e impegnarsi nella risposta automatica solo quando necessario.

    Per abilitare il filtro in qualsiasi momento, apri il Regole e avvisi finestra come sopra e assicurati che la regola del risponditore di ferie sia sotto controllo Regole e-mail scheda.

21. Opzionalmente, abilitare Crea questa regola su tutti gli account .

    Tieni presente, tuttavia, che i filtri potrebbero non funzionare con determinati tipi di account (per i quali Outlook non li creerà anche se questa casella è selezionata).

22. Clic finire .

23. Clic ok .

Disattiva una regola di risposta alle vacanze di Outlook

Per disabilitare una risposta automatica fuori sede che hai impostato (e abilitato) in Outlook:

1. Selezionare File (o FILE ) nella vista Mail di Outlook.

2. Vai al Informazioni categoria.

3. Clic Gestisci regole e avvisi (accanto a Regole e avvisi ).

4. Assicurati che il Regole e-mail scheda è selezionata.

5. Selezionare l'account per il quale si desidera disabilitare l'auto-responder è selezionato sotto Applica le modifiche a questa cartella: ( Dovrai disabilitare la risposta alle ferie per ciascun account separatamente).

6. Assicurati che la regola di auto-responder che hai creato per abilitare la risposta non sia selezionata nell'elenco delle regole.

7. Clic ok .

Un'alternativa: componenti aggiuntivi del risponditore di Outlook Vacation

Invece di impostare manualmente una regola in Outlook, puoi utilizzare uno strumento come Email Responder (FreeBusy) o Auto Reply Manager.Questi strumenti di solito sono anche intelligenti nell'inviare solo le risposte automatiche necessarie al di fuori dell'ufficio.

Prendi in considerazione che Outlook stesso invierà solo una risposta automatica a ciascun indirizzo una volta per sessione; una seconda risposta automatica può essere inviata solo dopo che Outlook è stato chiuso e riaperto. Inoltre, Outlook non risponderà automaticamente a un mittente con due messaggi diversi.

Imposta una risposta automatica per le vacanze fuori sede in Outlook per un account Exchange

Se si utilizza Outlook con un account Exchange, è possibile impostare una risposta automatica fuori sede direttamente sul server:

1. Clic FILE nella finestra principale di Outlook.

2. Apri il Informazioni categoria.

3. Clic Risposte automatiche .

4. Assicurarsi Invia risposte automatiche è selezionato.

5. Per fare in modo che il risponditore automatico si avvii e si arresti automaticamente:

   • Assicurarsi Invia solo durante questo intervallo di tempo: è controllato
   • Selezionare la data e l'ora desiderate per avviare l'auto-responder sotto Orario di inizio: .
   • Scegli la data e l'ora di fine desiderate sotto Fine del tempo: .

6. Inserisci il messaggio della tua risposta automatica fuori sede sotto Dentro la mia organizzazione .

   Questa email verrà inviata alle persone della tua azienda.

7. Per inviare risposte automatiche a persone esterne alla tua azienda:

   • Apri il Fuori dalla mia organizzazione scheda.
   • Assicurarsi Risposta automatica a persone esterne alla mia organizzazione viene controllato se si sta bene con i rischi per la sicurezza coinvolti.
   • Inserisci il messaggio inviato a persone esterne alla tua azienda.

8. Clic ok .

Per mantenere le risposte fuori sede più centralmente su un server Exchange (compresi i modelli con i campi uniti con Active Directory), è possibile provare Symprex Out-of-Office Manager.

(Testato con Outlook 2013 e Outlook 2016)