Definizione di Groupware e vantaggi del software di collaborazione

Il termine groupware fa riferimento a diversi tipi di ambienti di lavoro collaborativi supportati dal computer. Con un'enfasi sull'interoperabilità e sul lavoro collettivo in un ambiente multiutente, il software di collaborazione funziona come un portale da cui gli utenti creano e aggiornano i documenti controllati dalla versione, gestiscono i contenuti online, condividono risorse come calendari e caselle di posta e conferiscono tramite chat e funzionalità di messaggistica .

In alcuni casi, il groupware è uno strumento autonomo, come con la piattaforma OnlyOffice per la collaborazione dei documenti o la piattaforma Intuit Quick Base per la gestione dei dati. In altri casi, il groupware funziona come un sistema di gestione dei contenuti (come con WordPress) o come una intranet con funzionalità complete (come con SharePoint).

Il termine groupware copre implementazioni software molto ampie e molto specifiche. Ciò che è comune a qualsiasi definizione, tuttavia, è che più di un utente collabora nello stesso ambiente utilizzando gli stessi strumenti e processi.

Benefici e caratteristiche di Groupware

Il groupware consente sia ai lavoratori sul posto che ai membri del team geograficamente dispersi di collaborare tra loro su Internet o su una rete intranet. Queste applicazioni software offrono in genere molti vantaggi:

Autenticazione e registrazione- modalità standard di accesso al groupware, registri di chi fa cosa, record che soddisfano i requisiti di scoperta legale
Comunicazione-Chat strumenti, gruppi discussione discussione, caselle di posta privata
Lavoro interattivo-Poll, modifica dei file in tempo reale, gestione delle attività condivise
Discoverability-Archiviazione centralizzata di file e risorse informative supportata da un robusto strumento di ricerca
Flussi di lavoro coordinati-Processi gestiti dal groupware che gestisce approvazioni, recensioni, revisioni di bozze, ecc., Nonché supporto per i processi di gestione del progetto
Gestione della conoscenza aziendale- wiki interni, documenti di riferimento protetti, segnalibri di gruppo, archivi di password condivise, cronologie di controllo della versione
Impegno sociale e gestione della reputazioneGruppi di utenti, badge di profilo, personalizzazione del profilo da parte degli utenti, gamification attraverso i livelli degli utenti e concorsi di coinvolgimento degli utenti

Non sono solo i dipendenti di grandi aziende a trarre vantaggio dall'uso di groupware. Per gli imprenditori e i freelance, questi strumenti consentono una facile condivisione di file, collaborazione e comunicazione su progetti con client remoti, il tutto dalla comodità dell'home office.

Diverse soluzioni di groupware supportano funzionalità diverse. La maggior parte degli ambienti groupware non offre tutte le funzionalità sopra elencate, ma molte offrono un sottoinsieme in combinazioni diverse. Una sfida nella scelta della giusta soluzione di groupware per una data esigenza aziendale consiste nel bilanciare le caratteristiche che ogni piattaforma potenziale offre rispetto alle esigenze dell'organizzazione.

Esempi di software Groupware

Lotus Notes di IBM (o Lotus Software per il sito Web Lotus di IBM) è stata una delle prime suite di software di collaborazione ed è ancora utilizzata in molti uffici oggi. Microsoft SharePoint è un'altra importante soluzione di groupware ben consolidata nelle grandi aziende.

Le principali suite di groupware complete, oltre alle offerte di IBM e Microsoft, includono:

G-Suite: piattaforma di posta elettronica, documenti e collaborazione sociale di Google
Zoho One: una suite focalizzata sul business per le piccole e medie imprese
Salesforce: una piattaforma per la gestione delle relazioni con i clienti

Inoltre, un fiorente ecosistema di groupware con casi di utilizzo mirato offre la flessibilità per perseguire soluzioni best-of-breed da utilizzare con, o in alternativa, una suite di groupware completa più costosa: