L'e-mail ha sostituito la posta ordinaria per molte comunicazioni commerciali e personali. Per inviare le migliori e-mail, è necessario essere a conoscenza di alcune regole. La polizia dell'etichetta delle e-mail non verrà dopo di te se non le seguirai, ma sono linee guida che ti aiutano a evitare errori come offendere qualcuno quando non intendi e fraintendimenti come essere offeso quando non sei destinato a .
Queste regole fondamentali dell'etichetta e-mail ci aiutano a comunicare meglio via e-mail e conviene conoscerle.
01 di 25Fai una seconda occhiata prima di inviare un messaggio
Digita una volta, guarda due volte ed evita le e-mail imbarazzanti in cui il testo sbagliato viene indirizzato al destinatario o ai destinatari errati. Così:
- Fermati un attimo dopo aver completato un'email.
- Guarda i nomi dei destinatari.
- Leggi il messaggio di posta elettronica.
Solo allora dovresti scegliereInviare. Un'oncia di prevenzione vale un chilo di cura.
In Gmail e in alcuni altri servizi di posta elettronica, è possibile abilitare una funzione di annullamento della violazione che offre un paio di secondi per annullare potenziali danni anche dopo aver inviato un'e-mail errata. Dove non è disponibile, prova a lasciare il campo A vuoto o inserendo il tuo indirizzo e-mail, così ti verrà ricordato di dare un'ultima occhiata prima di inviare.
02 di 25Non predefinito per rispondere a tutti
Se "Rispondi" è buono, allora "Rispondi a tutti" deve essere migliore. È giusto, però?
Fai attenzione alle caselle di posta dei destinatari e non inviare la tua risposta a persone che non ne hanno bisogno.
03 di 25Mantieni le email brevi
Non intimidire i destinatari con troppo testo. Componi invece un messaggio breve e di facile comprensione.
04 di 25Usa la funzione Citazione in modo giudizioso
Pensi di citare il testo originale nelle tue risposte e-mail è un sacco di lavoro? Non lo è. A volte, è importante per la continuità. Il tuo destinatario potrebbe non sapere a cosa stai rispondendo, ma se citi la parte del messaggio del mittente nella tua risposta, la tua intenzione è chiara.
Nella maggior parte dei casi, è possibile copiare la parte dell'email del mittente e quindi selezionare "Incolla come offerta" (o un messaggio simile) nella risposta. Se il messaggio del mittente è lungo, di solito non è necessario citare l'intera cosa.
05 di 25Scrivi linee oggetto e-mail efficaci
Fai errori stupidi nelle tue email? La chiave per leggere i tuoi messaggi, risulta, non deve essere intelligente. Invece, concentrarsi sul dare la linea di fondo del messaggio o riepilogare il messaggio. Non essere prolisso e lasciare parole inutili. Se vuoi che il destinatario faccia un'azione, dillo sulla riga dell'oggetto.
06 di 25Eliminare le e-mail prima di inoltrarle
Le e-mail di inoltro sono un ottimo modo per condividere idee, ma assicurati che l'idea originale non vada persa durante l'offuscamento. È perfettamente utile usare una mano pesante per modificare parti di catene di e-mail che non si applicano al destinatario di inoltro, a patto che le parti eliminate non cambino l'intento del messaggio.
07 di 25In caso di dubbio, invia email di testo normale, non rich HTML
Non tutti possono ricevere le e-mail formattate. Alcuni potrebbero persino essere infastiditi. Per essere al sicuro piuttosto che dispiaciuto, quindi inviare e-mail in chiaro quando si è in dubbio. Ciò è particolarmente importante in un contesto aziendale, in cui il tempo può essere limitato.
08 di 25Non inoltrare e-mail falsi
Probabilmente sei sospettoso quando vedi una bufala di posta elettronica troppo sorprendente per essere vera nella tua casella di posta. Non commettere l'errore di inoltrare via e-mail alcuna storia che non hai indagato su te stesso e conferma di essere vero.
09 di 25Non diffondere virus
Assicurati di non diffondere worm e virus via email o di fungere da veicolo per diffondere lo spam. Tutto questo può essere causato da e-mail dannose. Fortunatamente, non c'è protezione: utilizzare il software antivirus, tenerlo aggiornato e scansionare i singoli file gratuitamente.
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Spiega perché sei diretto
Una migliore comunicazione rende migliori relazioni. Per inoltrare e-mail e link in un modo che condivida le informazioni pertinenti e promuova le cravatte, scrivi in alto nella email, perché pensi che il destinatario possa trovare le informazioni che condividi interessanti.
11 di 25Consenti alle persone di sapere che la loro email è stata ricevuta
I filtri Span sono aggiunte gradite ai servizi di posta elettronica, ma non sono perfetti. Occasionalmente, riceveranno un'importante email. Risparmia gli altri questa fastidiosa preoccupazione e fagli sapere che hai ricevuto la loro email.
12 di 25Chiedi prima di inviare allegati enormi
Non intasare i sistemi di posta elettronica inviando allegati enormi o farlo solo con il permesso.
13 di 25Parla di un soggetto per solo messaggio di posta elettronica
Rendi il mondo meno confuso. Prova a parlare di un soggetto solo per messaggio. Per un altro argomento, inizia una nuova email.
14 di 25Questioni di punteggiatura
Virgola, due punti, trattino e punto e virgola: tutti esistono per una ragione: semplificano la comprensione del significato previsto di una frase. Non rendere la vita più difficile e forse meno interessante per i destinatari delle tue e-mail. Presta attenzione alla punteggiatura.
15 di 25Usa gli acronimi con parsimonia
DYK? Non tutti conoscono tutti gli acronimi e queste abbreviazioni non risparmiano comunque molto tempo. Quindi, usa pochi o eventuali acronimi e solo se sei sicuro che il destinatario ne conosca il significato. È scortese far fare a qualcuno una ricerca su qualcosa nella tua email.
16 di 25Ridimensiona le immagini alle proporzioni utili per le e-mail
Quando le tue foto sono belle nella tua email, hai un bell'aspetto. Mantieni le tue immagini e-mail allegate non più grandi dello schermo ridimensionandole con stile - online e gratis.
17 di 25Sta scrivendo in tutti i cappelli
Non urlare nelle e-mail a meno che non intenda farlo. Il testo impostato in tutte le lettere maiuscole è interpretato come un urlo ed è anche difficile da leggere.
18 di 25Fai attenzione con l'ironia nelle email
No davvero! Voglio dire che. Onestamente!
Un mezzo che offre poco contesto come l'e-mail non è adatto all'ironia e al sarcasmo, anche se conosci il destinatario.
19 di 25Cattura gli errori tipografici stampando le tue e-mail
Per le e-mail importanti o formali, per la carriera o le lettere d'amore, stampa la bozza prima di fare clicInviare.
Su una copia stampata e con una matita in mano, puoi trovare spesso errori di battitura o virgole errate, né tu né il tuo correttore ortografico. Il lavoro / rapporto che salvi potrebbe essere il tuo.
20 di 25Imposta il tuo orologio di sistema
Assicurati di non inviare messaggi dal 1981 o dal 3078.
21 di 25Quando in dubbio, invia email con "Grazie"
Se non sai come dire addio alla fine di una email, c'è una cosa che sarà quasi sempre appropriata. Grazie.
22 di 25Dove mettere la firma
Senza una riga che dice "firma qui", come decidi dove posizionare la tua firma e-mail? Mettilo giusto sotto la fine del tuo testo.
23 di 25Ti chiedi "Come metterlo in scrittura?" Usa "Quello"
Hai notato come le persone che capisci perfettamente quando le ascolti diventano criptiche e prolisse quando iniziano a scrivere?
Non essere come loro Ditelo com'è e ditelo nello stesso modo in una conversazione faccia a faccia. Ora non è il momento di impressionarli con la tua padronanza della lingua inglese. Vai per breve e dolce.
24 di 25Comprimi file
Piccolo è bello, almeno quando si tratta di allegati di posta elettronica. Quindi riduci i file prima di inviarli via email.
25 di 25Evita messaggi "Me Too"
"Anche io" non è abbastanza contenuto da giustificare un'e-mail. È noioso. Attendi finché non hai qualcosa da aggiungere alla conversazione per rispondere.
