Uno dei motivi per cui le aziende esitano a utilizzare Microsoft Access è la mancanza di comprensione della differenza tra un foglio di calcolo e un database. Ciò porta molte persone a credere che il tracciamento delle informazioni del cliente, degli ordini di acquisto e dei dettagli del progetto in un foglio di calcolo sia adeguato alle loro esigenze. Il risultato finale è che è difficile mantenere il controllo della configurazione, i file vengono danneggiati e i dipendenti sovrascrivono accidentalmente le informazioni pertinenti. Con un po 'di conoscenza sulla potenza e molti usi di un database, è più facile per le piccole imprese vedere quando un foglio di calcolo è sufficiente per un lavoro e quando è necessario creare un database.
È importante avere una conoscenza di base di cosa sia un database. La maggior parte delle persone ha già effettuato l'accesso ai database, come quelli della biblioteca pubblica, ma il loro semplice utilizzo non chiarisce in che modo i fogli di calcolo e i database sono diversi. Passare qualche minuto a imparare sui database aiuterà a rendere più chiaro il confronto.
Organizzazione dei dati
Forse la differenza più evidente tra un foglio di calcolo e un database è il modo in cui i dati sono organizzati. Se i dati sono relativamente piatti, allora un foglio di calcolo è perfetto. Il modo per determinare se una tabella piatta è la migliore, chiedere se tutti i punti di dati possono essere facilmente tracciati su un grafico o una tabella? Ad esempio, se un'azienda vuole monitorare i guadagni mensili nel corso di un anno, un foglio di calcolo è perfetto. I fogli di calcolo hanno lo scopo di gestire molti tipi di dati, mappando l'avanzamento di alcuni punti chiave.
In confronto, i database hanno una struttura dati relazionale. Se un utente dovesse estrarre dati, ci sarebbero numerosi punti da considerare. Ad esempio, se un'azienda desidera tenere traccia dei suoi guadagni mensili e confrontarli con i concorrenti negli ultimi cinque anni, esiste una relazione tra questi punti di dati, ma non un singolo obiettivo. Creare una singola tabella per segnalare i risultati sarà difficile, se non impossibile. I database sono progettati per facilitare agli utenti la generazione di report e l'esecuzione di query.
Complessità dei dati
Il modo più semplice per confrontare se i dati devono essere mantenuti in un foglio di calcolo o in un database consiste nell'esaminare la complessità dei dati. Questo aiuta a chiarire come i dati dovrebbero essere organizzati se un utente non è ancora sicuro.
I dati del foglio di calcolo sono semplici. Può essere facilmente aggiunto a una singola tabella o grafico e aggiunto a una presentazione senza dover escludere le informazioni. È facile da mantenere poiché segue solo alcuni valori numerici chiave. Se sono necessarie solo poche righe e colonne, i dati vengono memorizzati al meglio in un foglio di calcolo.
I database contengono molti tipi diversi di dati che hanno tutti una relazione con gli altri dati nel database. Ad esempio, le aziende mantengono una quantità significativa di dati sui loro clienti, da nomi e indirizzi a ordini e vendite. Se un utente tenta di stipare migliaia di righe in un foglio di calcolo, le probabilità sono buone che dovrebbe essere spostato in un database.
Ripetizione dei dati
Solo perché i dati dovranno essere aggiornati non significa necessariamente che sia richiesto un database. Ci saranno gli stessi dati costantemente ripetuti? E l'azienda è interessata a seguire eventi o azioni?
Se i punti dati cambiano ma il tipo di dati è lo stesso e tiene traccia di un singolo evento, tale informazione è probabilmente piatta. Un esempio è il numero di vendite nel corso di un anno. Il periodo di tempo cambierà e i numeri oscilleranno e non ci saranno dati ripetuti.
Se alcune parti dei dati rimarranno invariate, ad esempio le informazioni sui clienti, mentre altri cambieranno, come il numero di ordini e la tempestività dei pagamenti, le quote saranno monitorate. Questo è quando un database dovrebbe essere usato. Le azioni hanno molti componenti diversi, e cercare di rintracciarli richiede un database.
Scopo primario dei dati
I fogli di calcolo sono ideali per eventi di una volta che non richiedono il monitoraggio di molti aspetti diversi. Per i progetti che richiedono uno o due grafici o tabelle per una presentazione prima di essere archiviati, un foglio di calcolo è il modo migliore per andare. Se il team o la società devono essere in grado di calcolare i risultati e determinare le percentuali, è qui che i fogli di calcolo sono i più utili.
I database sono per progetti più lunghi in cui è probabile che i dati vengano utilizzati ancora e ancora. Se sono necessarie note e commenti, i dati dovrebbero essere spostati in un database. I fogli di calcolo non erano progettati per tracciare i dettagli, solo alcuni punti chiave numerici.
Numero di utenti
Il numero di utenti potrebbe essere il fattore decisivo sull'utilizzo di un foglio di calcolo o di un database. Se un progetto richiede che un gran numero di utenti sia in grado di aggiornare i dati e apportare modifiche, questo non dovrebbe essere fatto in un foglio di calcolo. È molto più difficile mantenere un controllo di configurazione adeguato con un foglio di calcolo. Se ci sono solo pochi utenti per aggiornare i dati, in genere tra tre e sei, un foglio di calcolo dovrebbe essere adeguato (anche se assicurati di stabilire le regole prima di andare avanti con esso).
Se tutti i partecipanti a un progetto o interi reparti devono apportare modifiche, un database è la scelta migliore. Anche se un'azienda è piccola e ha solo una o due persone nel reparto ora, pensa a quante persone potrebbero finire in quel dipartimento in cinque anni e chiedere se avranno bisogno di fare tutte le modifiche. Più utenti hanno bisogno di accesso, più è probabile che un database sia l'opzione migliore.
È inoltre necessario prendere in considerazione la sicurezza dei dati. Se ci sono molte informazioni sensibili che devono essere protette, i database offrono una sicurezza migliore. Prima di effettuare la mossa, assicurati di leggere i problemi di sicurezza che dovrebbero essere considerati prima di creare un database.
Se sei pronto a fare il grande passo, leggi come convertire fogli di calcolo in database per iniziare il tuo viaggio.
