Per qualsiasi motivo, sei dietro al tuo lavoro. La tua lista di cose da fare è fuori controllo, stai perdendo le scadenze e la tua casella di posta è piena di e-mail di colleghi che seguono le cose che hai promesso loro settimane fa.
Quando le cose sono davvero terribili, una soluzione rapida o una nuova app per le cose da fare non risolveranno la situazione. Per riprendere il controllo, è tempo di fare un passo indietro, valutare la situazione e fare alcune mosse più strategiche per svuotare il piatto.
Per prima cosa, devi creare quella che chiamo una "lista di lavelli da cucina". Blocca i tempi previsti per un incontro con te stesso (raccomando una colazione fuori sede). Quindi, durante quell'incontro, scrivi assolutamente tutto quello che stai succedendo proprio ora. Inizia identificando i principali raggruppamenti di lavoro (ad es. Comunicazioni con i clienti, rapporti interni, assunzioni), assicurandoti di aggiungere un bucket "Altro" per tutti gli elementi vari che inevitabilmente compaiono. Quindi, scrivi tutto ciò che ti occorre per fare su carta. Nessun elemento è troppo piccolo o troppo insignificante per creare l'elenco. È importante affrontare la realtà di ciò che è necessario fare per determinare la gravità della situazione e di quale estrema strategia dovrai mettere in atto.
In genere, dopo aver fatto un elenco di lavelli da cucina, ti ritroverai in uno dei due campi. Il primo campo è se guardi tutto e ti sembra molto, ma con un po 'di prospettiva, alcune cose riorganizzate e un paio di settimane in modalità bestia, può succedere. Saranno solo alcune settimane impegnative.
Ma, se guardi la tua lista dei lavelli della cucina e sai che è impossibile fare tutto ciò, sei nel Campo Due. In qualche modo, hai morso molto più di quanto tu possa masticare e sei totalmente sopraffatto e disperatamente indietro. Bene, sono qui per dirti che è tempo di affrontare quella realtà e apportare alcune modifiche.
Per rendere più facile il tuo sé abbagliato, ecco sette strategie che possono aiutarti a riprendere il controllo della tua vita lavorativa:
1. Potare l'albero
Guarda le attività sul tuo elenco dei lavelli da cucina e decidi quali possono essere tolte completamente. Lo so, sembra spaventoso, persino impossibile. Ma sono disposto a scommettere che ci sono alcune cose che non hanno davvero bisogno di essere fatte in questo momento (almeno non da te). Qualunque cosa non critica dovrebbe ottenere l'ascia.
2. Semplificare l'output usando la regola 80/20.
Ci sono compiti o progetti in cui il 20% dello sforzo produrrebbe l'80% dell'impatto? Ad esempio, il tuo capo desidera un'analisi competitiva per un nuovo prodotto che sta pensando di lanciare. Prima di consegnarle un romanzo sul panorama competitivo, sarebbe sufficiente una pagina su ciascun concorrente serio per aiutare a prendere quella decisione? Oppure, se la maggior parte delle entrate che porti come rappresentante di vendita proviene da affari più grandi, ma passi metà del tuo tempo in affari piccoli che a malapena spostano l'ago, potresti invece spostare il tuo tempo e la tua attenzione sugli affari più grandi? Sì? Vai con quei compiti o progetti.
3. Automatizzare o esternalizzare
L'esperto di produttività Stever Robbins ha scritto un ottimo articolo sulla regola del 30/3. Spiega che qualcosa che ti impiega 30 minuti al giorno aggiunge fino a tre settimane all'anno. Tre intere settimane! Riprenditi il tempo vedendo se ci sono attività più piccole che puoi automatizzare o esternalizzare utilizzando strumenti di terze parti, come Assistant.to, per accelerare la pianificazione.
4. Chiedi aiuto
Parla con il tuo capo, i colleghi, i dipendenti e anche altri dipartimenti per vedere se qualcuno può aiutarti ad affrontare parte del carico di lavoro. Chissà, forse il tuo stagista sta morendo dalla voglia di bagnarsi i piedi in PowerPoint, o forse Dan delle vendite ha un modello Excel che potresti facilmente adattare per prevedere il tuo budget. Osserva le aree in cui vi è una certa sovrapposizione con il lavoro dei colleghi per le ripercussioni più ovvie. (Dai un'occhiata a questi suggerimenti di delega se hai bisogno di aiuto per iniziare quella conversazione.)
5. Inizia il sequenziamento
Se tutto ciò che resta sul tuo elenco deve accadere e non hai bisogno di alcun aiuto, allora dovrà accadere, ma non tutto in una volta. Controlla le tue scadenze per determinare quali articoli sono veramente urgenti e quali orari possono essere respinti. Il tuo manager può e dovrebbe aiutarti con le priorità e il sequenziamento.
6. Passa una moratoria su Sì
Questa strategia non aiuta a gestire il problema esistente, ma è fondamentale per tenerlo sotto controllo. Fino a quando le cose non saranno di nuovo sotto controllo, devi essere il re o la regina di "No!" Non affrontare altri progetti fino a quando non sarai uscito da questo pasticcio.
7. Suggerisci un noleggio
Se hai provato tutto quanto sopra e ti ritrovi ancora a nuotare nelle cose da fare, potrebbe essere il momento di richiedere l'aggiunta di qualcuno alla tua squadra. A seconda della cultura e del budget della tua azienda, considera l'assistenza part-time, interna o temporanea come un'opzione a basso costo.
E se tutto il resto fallisce, dichiara il fallimento della lista delle cose da fare e trasferisciti a Bali. Sto solo scherzando, non fallirai. Sarai solo un po 'più stressato del solito fino a quando non capirai tutto questo, ma lo prometto, ci arriverai.
