Quando Adrean Turner ha iniziato un nuovo ruolo come contabile, uno dei compiti che le sono stati trasmessi dal suo predecessore era un rapporto mensile che richiedeva quasi due settimane per essere compilato. Ci passava ore ogni mese per i suoi primi mesi in azienda, anche se altre responsabilità si accumulavano sulla sua scrivania.
Poi ha realizzato qualcosa. Nessuno - nemmeno il suo capo - le aveva mai dato alcun feedback sul rapporto. Si scopre che non lo stavano guardando, figuriamoci scavando nei dati che stava fornendo. Ad essere sinceri, aveva cose migliori da fare che passare così tanto tempo e fare così tanti sforzi in qualcosa di cui nessuno ha ottenuto nulla.
"Stavo cercando modi per essere più efficace ed efficiente", afferma Turner, un allenatore della carriera di Muse e autore di FIT for Success. Uno di questi modi sarebbe quello di liberare spazio nel suo programma per cose che hanno avuto un impatto maggiore.
Tutti potremmo trarre vantaggio dall'esaminare le cose nelle nostre liste di cose da fare e le ore ai nostri giorni un po 'più da vicino. Nello spirito delle pulizie di primavera o delle pulizie di ogni stagione, ecco sette suggerimenti per aiutarti a gestire il tuo programma.
1. Fai il punto e segui il tuo tempo
Non puoi davvero ripulire il tuo programma se non sai cosa c'è dentro e questo include tutte le cose sul tuo calendario letterale e ufficiale e tutte le cose che non lo sono. "Dico sempre che se vuoi trascorrere il tuo tempo meglio, devi capire come stai trascorrendo il tuo tempo ora", afferma Laura Vanderkam, autrice di Off the Clock: sentiti meno occupata mentre fai di più . "Le persone hanno molte storie che si raccontano del loro tempo", aggiunge, ma quelle storie non sono sempre accurate.
Quindi consiglia di tenere traccia delle ore per una settimana o anche pochi giorni utilizzando un'app, un foglio di calcolo o un pezzo di carta. Una volta che hai dato un'occhiata oggettiva a dove sta andando il tuo tempo ora, puoi iniziare a ordinare e decidere cosa deve andare.
Vanderkam dice che puoi incanalare Marie Kondo - Quella lezione di yoga il mercoledì scatena gioia? Che ne dici di quello spettacolo che stai osservando? Ma solo fino a un certo punto. “È ridicolo pensare che tutto scatenerà gioia. Potresti amare il tuo lavoro, ma il tuo tragitto giornaliero non susciterà gioia. Ami i tuoi figli, ma cambiare un pannolino non susciterà gioia ”, dice. L'idea è di chiedere: “Cosa sta causando più dolore? E di cosa posso effettivamente fare qualcosa? ”
Turner fa un esercizio simile con i clienti che vogliono cambiare carriera o perseguire questo o quello, ma si sentono così impegnati da non avere il tempo di dedicarsi ai propri obiettivi. Li fa tenere un registro orario entro la mezz'ora per due settimane. Spesso si rendono conto che il tempo che hanno trascorso scorrendo i social media o chiacchierando sul loro programma TV preferito su Slack si aggiunge a poche ore che avrebbero potuto trascorrere facendo qualcosa di più produttivo, o anche solo qualcosa che si divertono davvero.
2. Elimina riunioni e attività ricorrenti
Una volta che sai cosa c'è nel tuo calendario, puoi e dovresti chiedere perché , dice Heather Yurovsky, un allenatore della carriera di Muse e fondatore di Shatter & Shine. “Qual è lo scopo di ogni cosa qui? Ci stiamo riuscendo o qualcosa deve cambiare? ”Spiega. "La chiave non ha paura di mettere in discussione ciò che è nel tuo calendario."
Inizia con riunioni ricorrenti, che possono facilmente creare e assumere il tuo calendario, poiché, come sottolinea Vanderkam, "ognuno non deve giustificarsi".
Se sei l'istigatore di una riunione ricorrente, Yurovsky ti incoraggia a metterti in pausa una volta al mese e chiedere: “Ha ancora senso? Stiamo realizzando ciò che ci prefiggiamo di realizzare? Le persone sono impegnate e contribuiscono? (Un segno che non è necessario che una riunione si verifichi è che nessun altro sta parlando.) "Se le risposte a queste domande sono no, considera la possibilità di annullare la riunione, di renderla più breve o meno frequente o di comunicare le informazioni pertinenti via e-mail .
Anche se non sei responsabile, puoi comunque agire, come ha fatto Turner con quel rapporto mensile. E se lo fai suggerendo soluzioni piuttosto che solo ponendo domande o presentando problemi, Turner dice, "ti fa sembrare che sei investito in quello che stai facendo". Se è l'incontro di qualcun altro, chiedi un ordine del giorno e se c'è qualcosa su cui dovresti leggere o essere pronto a discutere. Potresti semplicemente ricordare all'organizzatore di mettere in discussione anche quegli incontri che sono sempre stati lì.
3. Ordinare le cose per importanza e urgenza
Se hai monitorato il tuo tempo ma hai problemi a avvolgere la testa su ciò che dovrebbe rimanere e cosa dovrebbe andare, Turner suggerisce di utilizzare la matrice di gestione del tempo descritta nel classico business book di Stephen Covey Le 7 abitudini di persone altamente efficaci: potenti lezioni nel cambiamento personale . L'idea è quella di ordinare le attività per importanza e urgenza e metterle in uno dei quattro quadranti:
- Quadrante I: importante, urgente comprende cose come crisi, riunioni dell'ultimo minuto per scadenze importanti
- Quadrante II: importante, non urgente comprende cose come la pianificazione strategica, la definizione di obiettivi a lungo termine
- Quadrante III: Non importante, Urgente include elementi come determinate e-mail, telefonate, riunioni ed eventi
- Quadrante IV: Non importante, non urgente include cose come scorrere senza pensieri attraverso i social media, abbuffarsi di guardare la TV che non ti interessa davvero
"Quindi devi effettivamente determinare cosa devi fare di più e cosa devi fare di meno per assicurarti di essere il più produttivo possibile", dice. Ad esempio, potresti essere sorpreso di scoprire che la maggior parte delle tue attività quotidiane rientra nei quadranti III e IV, quindi il tuo obiettivo potrebbe essere quello di ridurre quelli per fare spazio alle attività nei quadranti I e II.
4. Ridurre a icona o esternalizzare
In alcuni casi puoi semplicemente dire di no (bene) all'aggiunta di un determinato evento al tuo calendario o attività al tuo elenco. Altre cose devono solo essere fatte. Ma ciò non significa che non puoi farli impiegare meno tempo o che devi essere tu a farli.
C'è un'attività al lavoro che potresti delegare o esternalizzare? Come manager, è più immediatamente possibile passare un'attività a uno dei tuoi rapporti diretti. Ma anche se non sei in una posizione di supervisione, pensa a piccoli modi in cui potresti fare lo stesso. Stai spendendo ore aggiornando manualmente un database o un sistema? Sarebbe possibile collaborare con un ingegnere per trovare un processo più automatizzato? Oppure puoi permetterti di fare quei noiosi lavori domestici in modo che nessuno si blocchi ogni volta?
Se non puoi passare determinate attività ad altri all'ingrosso, prova a ridurre al minimo il tempo e lo sforzo di cui hanno bisogno. Per tornare all'esempio di Turner, ha lavorato con il suo capo per rinnovare il processo di segnalazione in modo da inviare istantanee rapide mensili e mettere insieme un rapporto più approfondito ogni trimestre. Le ha permesso di risparmiare tempo pur continuando a ottenere dal suo capo e dai suoi colleghi le informazioni di cui avevano bisogno. Qualunque sia la sensazione che stia invadendo il tuo programma, vedi se c'è un modo per fare di meno.
5. Crea blocchi
È facile distogliere lo sguardo e tornare a trovare il tuo calendario pieno di incontri e obblighi. Che tu o i tuoi colleghi lasciate cadere ogni singolo oggetto, vi lasciano solo frammenti di tempo a testa in giù e poche speranze di portare a termine alcuni dei più grandi compiti nel piatto. Parte della pulizia del tuo programma è trovare strategie per evitare che si ingombra di nuovo, proprio come faresti se stessi organizzando uno spazio fisico.
Chelsea Williams, un allenatore di carriera Muse e consulente di talenti, consiglia di bloccare blocchi di tempo nel tuo calendario quando non sarai disponibile per rispondere a e-mail o telefonate o per partecipare alle riunioni. Puoi usarlo per strategie di livello superiore o tempo di progetto focalizzato (pensa alle attività del quadrante II). Poiché è già riservato e visibile sul tuo calendario, impedisce ad altre cose di accumularsi e influire sul tempo necessario. "Crei uno spazio", dice. E se rendi ricorrenti questi blocchi, aggiunge, diventano parte naturale del tuo ritmo settimanale.
"Sono un grande fan del time blocking", afferma Yurovsky, che suggerisce anche di anticipare e rispondere ad altre esigenze con questa strategia. Se ti ritrovi ad uscire dall'ufficio preoccupato e ansioso, per esempio, lei consiglia di bloccare gli ultimi 30 o 45 minuti della giornata. Puoi evitare di correre fuori dalla porta immediatamente dopo una riunione e darti la possibilità di rilassarti e passare più agevolmente. "Ovunque ti blocchi il tempo inizi a sentirti rinfrescato."
6. Non dimenticare i tempi di fermo
La gestione del tempo non consiste solo nello spremere tutto il lavoro umanamente possibile nel tuo programma o nel cancellarlo completamente in modo da non poter fare assolutamente nulla. Si tratta anche di fare spazio alle cose non lavorative che ami e a quelle che ti consentono di ricaricare.
"Volete scegliere consapevolmente tempi di inattività", afferma Vanderkam. "Pensa a cosa mi ringiovanisce davvero?" Potrebbe essere la natura, l'esercizio fisico, gli amici, l'arte, la cottura o qualsiasi altra cosa che ti piace che riempia le tue batterie metaforiche. Per Vanderkam, la lettura è una di quelle cose. "Sono migliorato molto assicurandomi di avere buoni libri da leggere", dice, perché "quando ho un buon libro sto leggendo è quello che faccio come la mia scelta di downtime predefinita". Quando non lo fa, lei (come molti di noi) cade in preda allo spensierato rotolo dei social media.
Non è che devi necessariamente ridurre i tempi di inattività nel tuo calendario (o, erm, fare clic e digitarlo lì), anche se se è quello che preferisci, provalo! Basta ricordare che dovrebbe essere una parte intenzionale dell'equazione. "Abbiamo la tendenza a riempire lo spazio aperto perché stiamo confrontando la cosa che ci viene chiesto di fare o pensando di non fare nulla", afferma Vanderkam. “Non è il confronto giusto. Il confronto è con tutte le altre cose che puoi fare. "
7. Fingi che il futuro ti sia presente
Quando parli di un giovedì a distanza di tre settimane, è facile pensare: "Oh, certo, sono libero allora, suona alla grande!" E inseriscilo nel tuo calendario senza considerare se ti sentirai allo stesso modo mercoledì tre settimane meno un giorno da adesso.
Ma "quando stai pensando a qualcosa in futuro, chiediti se lo faresti domani", dice Vanderkam. “Sai quanta energia hai adesso e presumi che sarà abbastanza simile domani. Ciò ti consente di essere un po 'più giudizioso. ”In breve, se non saresti entusiasta di farlo oggi o domani, probabilmente non sarai entusiasta di farlo tra tre mesi, quindi prendi le tue decisioni di conseguenza. Perché "alla fine il futuro sarà domani".
Detto questo, Vanderkam mette in guardia dal prendere l'abitudine di cancellare i piani di vecchia data all'ultimo minuto. "Se ti sei impegnato a fare qualcosa e se è con le persone che apprezzi, forse dovresti considerare questo come un'esperienza di apprendimento", afferma. "Ricorda a te stesso che non è una bella sensazione e come posso evitarlo in futuro?"
In altre parole, ripulire il tuo programma non è sempre quello di rimuovere cose che sono già lì, probabilmente a rischio di danneggiare relazioni professionali o personali. Si tratta di avere un controllo del tuo tempo e mantenerlo in ordine.
Pensa alla pulizia del tuo programma come a un obiettivo a lungo termine. "Incoraggio le persone ad essere audaci", afferma Vanderkam. Se sei un po 'coraggioso e molto intenzionale, sarai in grado di fare meno ciò che non ti piace e più ciò che fai.
