Ogni persona o gruppo coinvolto in un accordo di lavoro a distanza dovrebbe sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro e come saranno ritenuti responsabili. Le politiche di lavoro a distanza dovrebbero includere le responsabilità dell'azienda, dei dipendenti, del datore di lavoro e del personale delle risorse umane.
Una politica efficace dovrebbe indicare chiaramente quanto segue:
- Risarcimento del lavoratore -Il risarcimento del lavoratore si applica a condizione che il dipendente svolga il proprio lavoro e non esegua riparazioni a casa durante il periodo di lavoro. Anche la compensazione del lavoratore è applicabile solo nell'area di lavoro designata. Non copre l'intera casa del lavoratore remoto.
- Si applicano tutte le regole di lavoro standard - Ore straordinarie, tempo libero ecc. Seguire le regole rende più semplice per il personale e i supervisori in loco sapere quando il lavoratore remoto è disponibile. Non ha senso lavorare fuori orario che non è pre-approvato. Non lo faresti sul posto, quindi perché farlo quando si lavora in remoto?
- Chi fornisce attrezzature e copertura assicurativa - La politica di lavoro a distanza dovrebbe indicare chiaramente chi fornisce l'attrezzatura. La società può fornire attrezzature specifiche che sono necessarie per i dipendenti mobili per completare le loro funzioni lavorative. La società è responsabile di assicurarsi che ci sia un'assicurazione in atto su questi articoli. Gli articoli acquistati da personale remoto devono essere coperti dalla propria assicurazione sulla casa.
- Spese di lavoro rimborsabili - Definire quali spese vengono rimborsate, come la seconda linea telefonica o le spese mensili dell'ISP. Dovrebbero essere richiesti moduli specifici per ricevere il rimborso e saranno completati su base settimanale o mensile.
- Spese non rimborsabili - Questo include i costi per le modifiche apportate alla casa per fornire un'area di lavoro designata. Una compagnia non dovrebbe pagare per questo tipo di spesa.
- Il programma di lavoro a distanza è strettamente volontario - Un dipendente non può essere forzato in un accordo di lavoro remoto. Questo è importante per i dipendenti per essere chiari; non dovrebbero mai sentirsi spinti a lavorare in remoto a meno che una descrizione del lavoro non indichi chiaramente che la posizione implica il lavoro a distanza, come le vendite esterne.
- Ore di lavoro Non dovresti lavorare più o meno ore rispetto a quando eri in loco. Se sei un lavoratore remoto, se stai rallentando e non lavori nello stesso orario in cui ti trovi, ciò non farebbe che ostacolare lo scopo del lavoro a distanza e farti perdere il privilegio di lavorare in remoto. Potresti anche perdere il lavoro per non aver svolto il tuo lavoro in modo accettabile.
- Risoluzione del Contratto di lavoro remoto - Spiegare come può essere risolto l'accordo, cosa deve essere fatto - comunicazione scritta o verbale e motivi per cui un accordo può essere risolto.
- Implicazioni fiscali statali / provinciali - Se lavori in un altro stato / provincia dal datore di lavoro quali sono le implicazioni? - Consultare sempre un professionista fiscale per ulteriori chiarimenti Se si dispone di tasse trattenute dal pagamento per motivi specifici di stato / provincia, è necessario conoscere le implicazioni di lavorare in un diverso stato / provincia da dove si trova il proprio datore di lavoro. Un professionista delle tasse può aiutare.
- Questioni fiscali Home Office - Il lavoratore remoto è responsabile per eventuali problemi fiscali dell'ufficio domestico e per il pagamento delle tasse appropriate. Consultare un professionista fiscale per ulteriori informazioni.
- Determinazione del lavoro a distanza - Affermare chi è idoneo per il lavoro a distanza può eliminare un sacco di frustrazione per le persone che potrebbero desiderare di telelavorare, ma a causa della natura della loro posizione o delle loro funzioni non possono. Creazione di un elenco di funzioni di lavoro adatte al lavoro a distanza e caratteristiche che consentono ai lavoratori remoti di successo di eliminare qualsiasi domanda relativa alla selezione dei preferiti.
- Benefici e risarcimento - Tutti gli altri vantaggi e risarcimenti rimangono gli stessi. Il lavoro a distanza non può essere utilizzato come motivo per cambiarli. Non puoi pagare qualcuno in meno per fare il lavoro perché non lavorano più sul posto.
- Informazioni di sicurezza - Definire in che modo i lavoratori remoti saranno responsabili della conservazione di documenti e altri materiali relativi al lavoro nella sede dell'ufficio domestico. Specifica che è richiesto un file cabinet con blocco è un metodo.
Le aziende intelligenti avranno la loro politica sul lavoro a distanza revisionata dal loro consulente legale prima di renderla disponibile a tutti i dipendenti. Le aziende che utilizzano un programma di lavoro remoto ad hoc e non creano una politica possono lasciarsi aperti a controversie relative a uno dei suddetti problemi. Vale la pena il tempo e le spese per creare una Politica con il coinvolgimento di personale legale per garantire che non vi siano punti interrogativi o aree grigie all'interno della Politica.
Lavoro a distanza Le politiche devono essere pubblicate dove tutti i dipendenti possono accedervi, su una Intranet aziendale e su bacheche fisiche. Non ci dovrebbero essere restrizioni su chi può avere accesso alle informazioni.
