Che tu lavori per una piccola impresa, una grande azienda o qualsiasi altra via di mezzo, una buona comunicazione e una regolare condivisione delle informazioni sono fondamentali per il successo. Proprio come gli affari, le riunioni sono pensate per essere un modo prezioso per assicurarsi che tutti stiano lavorando duramente verso la stessa stella polare.
Eppure, la maggior parte di noi li odia. Come probabilmente saprai fin troppo bene, le riunioni sono spesso controproducenti e richiedono molto più tempo di quanto valgono. Non c'è niente di peggio che lasciare la stanza chiedendosi cosa stai facendo solo un'ora, soprattutto in una giornata piena di marmellata.
Ma devono essere così? No. Per sfruttare al meglio qualsiasi incontro che pianifichi o partecipi, devi solo evitare consapevolmente i momenti più difficili. Bisogno di aiuto? Mettiamo insieme un elenco di trucchi che è possibile utilizzare per riunioni più brevi e più produttive che hanno maggiori probabilità di essere un uso eccezionale del tempo di tutti.
1. Bandire i problemi tecnici
I secondi trascorsi in problemi tecnici possono rapidamente trasformarsi in minuti o, peggio ancora, occupare metà di una riunione. Questo è particolarmente comune quando si tratta di comunicare con persone che non sono fisicamente presenti. Poiché l'ultima cosa che chiunque vuole è sedersi mentre provi a collegare il tuo laptop a un proiettore o ascoltare 10 minuti di "riesci a sentirmi ora?" Da qualcuno che si unisce a distanza, preparati con gli strumenti giusti per realizzare tutto funziona senza intoppi.
Oltre alla condivisione dello schermo e alla tecnologia di proiezione per tutti sul posto, è essenziale un software affidabile che ti colleghi ai compagni di squadra remoti. La versione gratuita di Skype Meetings è un'ottima soluzione, in quanto chiunque può unirsi rapidamente a un URL personalizzato (e facile da ricordare) da qualsiasi dispositivo, senza dover dedicare tempo alla registrazione di un account o alla ricerca di numeri di composizione.
2. Pianificare riunioni più brevi
Il tradizionale incontro di un'ora può trascinarsi per quello che sembra per sempre, con poca pressione per avvolgere le cose e andare avanti. Quindi pianificare una riunione più breve può fare miracoli per l'efficienza: semplicemente non c'è tempo da perdere!
Quando organizzi una riunione, sfidati a essere veramente onesto su quanto tempo ci vorrà e magari a programmare un po 'meno tempo di quanto pensi di aver bisogno. Ricorda che le lunghezze delle riunioni non devono sempre essere in incrementi di 30 minuti e che la rasatura di soli 5 o 10 minuti non necessaria per ciascuna può sommarsi rapidamente.
Consiglio del professionista: valuta la possibilità di impostare un timer sul tuo computer che tutti possano vedere durante la riunione: guardare l'ora che ticchetta ti aiuterà a rimanere in pista.
3. Impostare un'agenda specifica e attenersi ad essa
La creazione di un'agenda può sembrare una pratica datata, ma in realtà è uno dei modi più utili per mantenere rapidamente una riunione in corso. Pensaci: se invii semplicemente un invito a discutere di "offerte di prodotti" senza nessun altro contesto, tutti possono venire all'incontro con idee diverse su ciò che verrà coperto e perderai tempo a trovare la stessa pagina.
Invece, invia un ordine del giorno uno o due giorni prima e sii il più specifico possibile. Prova il seguente semplice formato per ogni argomento che devi discutere:
- Argomento specifico
- Cosa deve essere preparato prima dell'incontro
- Quali aggiornamenti verranno forniti durante l'incontro
- A quali domande è necessario rispondere durante l'incontro
È particolarmente importante impostare un periodo di tempo per ciascun argomento: ciò ti manterrà onesto su ciò che può realisticamente adattarsi alla riunione e ti darà libero sfogo per far avanzare le persone quando è il momento del prossimo punto dell'ordine del giorno.
4. Mostra, non dirlo
Un'immagine dice più di mille parole, e questo vale anche per le riunioni! Immagini, grafici e diagrammi possono spesso aiutarti a comunicare chiaramente invece di parlare ad ogni punto, per non parlare del risparmio di tempo per tutti.
Quindi, quando ti prepari, pensa a elementi visivi che potrebbero facilitare la comunicazione dei tuoi pensieri. Perché perdere tempo a spiegare un aggiornamento del prodotto quando è possibile dimostrarlo dal vivo? Perché provare a inventare parole per condividere un'idea complessa quando un diagramma potrebbe farlo in pochi secondi?
Se sei in una stanza con tutti i tuoi colleghi, non aver paura di alzarti e usare la lavagna o girare il computer per mostrare a cosa stai lavorando. Se stai incontrando persone remote, questo può essere più complicato, ma prodotti come Skype Meetings gratuiti offrono spesso molti strumenti di collaborazione che rendono un gioco da ragazzi condividere pensieri visivi e risultati sullo schermo. Ad esempio, il semplice uploader gratuito di PowerPoint Meetings di Skype (con strumenti interattivi come un puntatore laser virtuale) o la funzione di condivisione dello schermo consente alle persone attraverso elementi visivi preparati in anticipo in modo ponderato, e lo strumento di lavagna virtuale consente ai colleghi di disegnare idee in tempo reale.
5. Sapere come far pesare tutti
Sì, un incontro dovrebbe essere tutto incentrato sulla collaborazione, ma quando tutti cercano di pronunciare il proprio brano, la conversazione può diventare rapidamente più lunga di quanto tutti intendano. Quindi, prova a cercare modi creativi in cui tutti possano ponderare senza necessariamente occupare il tempo della riunione.
Ad esempio, i sondaggi o una rapida dimostrazione delle mani sono modi utili per evitare di ricevere troppe opinioni o discussioni che si trasformano rapidamente in persone che parlano tra loro quando cercano di ottenere un rapido consenso, una frustrante perdita di tempo. Se stai organizzando una riunione virtuale, puoi utilizzare una funzionalità di messaggistica istantanea integrata come quella offerta dai prodotti gratuiti di Skype Meetings per consentire alle persone di inviare domande a cui rispondere alla fine o consentire alle persone di esprimere pensieri non urgenti a cui dare seguito dopo l'incontro.
6. Ritaglia le riunioni che in realtà non hai bisogno di andare
Sebbene possa sembrare che tu debba partecipare a tutte le riunioni a cui sei invitato, va bene rinunciare a uno che sai che non sarà un buon uso del tuo tempo. Se non stai presentando o non è strettamente correlato a qualcosa su cui stai lavorando, potrebbe essere meglio recuperare i punti chiave in seguito.
Ricorda che un buon dipendente e un forte compagno di squadra sa come stabilire le priorità ed essere produttivo. Le tue decisioni e i tuoi risultati riguardano tutti, quindi ricorda a te stesso che il modo in cui usi il tuo tempo ha un impatto anche sulla tua squadra.
Non sei sicuro di come rinunciare cortesemente? Parla direttamente con l'organizzatore per fargli sapere che, mentre apprezzi il fatto di essere coinvolto, sei in un bel solco con qualunque cosa tu stia lavorando e preferiresti recuperare. Se l'organizzatore è il tuo capo, assicurati di includere una nota sui tuoi progressi e il tuo piano specifico per andare avanti con qualcosa del tipo: “Sono entusiasta della discussione di oggi, ma sto ancora tirando i numeri per Project Blue. Ti dispiacerebbe se avessi tenuto la testa bassa e avessi preso appunti più tardi? ”
Le riunioni possono essere davvero il momento migliore della tua giornata, purché pianificate e organizzate con cura. Questi trucchi dovrebbero aiutarti ad arrivarci!
