Molte persone accettano che le riunioni facciano parte del lavoro, ma ciò non significa che le apprezzino. Come mostra questa infografica, i manager trascorrono tra il 35-50% del loro tempo nelle riunioni e fino a quattro ore a settimana solo per gli aggiornamenti dello stato. E quegli stessi capi considerano il 67% delle riunioni come fallimenti.
Cerca di sfuggirti, sono anche incredibilmente importanti per la tua carriera. Le riunioni sono una fase professionale: è dove gli altri vedono la tua capacità di leadership. Il modo in cui ottieni il tuo punto di vista, gestisci le domande difficili e faciliti una discussione e parla in termini di capacità. Le persone usano questo tempo per valutare e giudicare gli altri. Anche se ti siedi in silenzio e ascolti, stai inviando un messaggio.
Indipendentemente dai motivi per cui lottano con le riunioni, i professionisti esperti sanno che devono trovare un modo per usarli per guadagnare ed espandere la loro credibilità. Invece di cercare di uscire o rilassarti, ecco cinque modi per sfruttare al meglio ogni incontro in cui ti trovi.
1. Ottieni la tua voce nella stanza in anticipo
Le dinamiche di riunione sono stabilite in anticipo dai relatori più vocali. Quindi, mira a parlare nei primi cinque minuti per mostrare fiducia e stabilire la tua voce. Non solo trarrai beneficio dal far conoscere le tue idee mentre tutti sono ancora freschi e prestando attenzione, ma è anche più probabile che i tuoi commenti vengano citati in seguito, fornendoti altre aperture da ascoltare.
2. Costruire sui pensieri degli altri
Il dialogo nelle riunioni può andare veloce, con idee che vengono espulse rapidamente. Se altre persone prendono i punti che volevi dire, potresti pensare di dover aspettare un pensiero creativo e originale per esprimere. Ma questo è un alto livello e può tenerti in disparte (forse per l'intero incontro).
Invece, nota cosa dicono gli altri e cerca i thread comuni che possono portare avanti la conversazione. Può essere semplice come dire: "Ho sentito tre persone che menzionano modifiche al prodotto, come potrebbe essere?" O "Se facciamo un passo indietro, l'unico punto su cui restiamo bloccati è la sequenza temporale". può anche essere un modo utile per impedire alle persone di parlare l'una sull'altra e incoraggiarle a trovare aree di accordo.
3. Poni domande potenti
Una critica comune alle riunioni è che parlano troppo e non ascoltano abbastanza. Quando le persone si concentrano eccessivamente sull'uscita da una raffica di idee, puoi distinguerti incoraggiando il gruppo ad ascoltarsi a vicenda. Questo è un ruolo raramente giocato, ma necessario e apprezzato: dimostra sicurezza nel far fermare e riflettere tutti.
Un modo semplice per farlo è porre domande potenti. Queste sono domande su "come" e "cosa" anziché "perché". Poiché non mettono le persone sulla difensiva o approfondiscono la scoperta dei fatti, incoraggiano le persone ad aprirsi e pensare in modo espansivo.
Ad esempio, potresti chiedere:
- Qual è l'aspetto più importante di questa decisione?
- Come misureremo il successo di questo?
- Cosa c'è di diverso in questo suggerimento rispetto a quello che abbiamo provato prima?
- Quali sono i temi che vedi emergere?
4. Preparati (ma resta flessibile)
Se ti prepari per le riunioni, entri immediatamente da una posizione di forza. Ciò potrebbe significare leggere l'agenda, fare ricerche avanzate o elaborare idee in anticipo.
Molti di noi sanno che se vogliamo costruire credibilità, avere i nostri pensieri insieme in anticipo ci aiuterà a mostrarci con fiducia. Tuttavia, dobbiamo anche tenere conto della variabilità delle riunioni. Per tutta la nostra preparazione, in realtà è più probabile che le cose non vadano esattamente come previsto con così tante persone e fattori coinvolti (a corto di tempo, la tecnologia non funziona, i giocatori chiave non si presentano).
Quindi, dovresti prepararti per l'incontro e prepararti ad essere flessibile.
Ad esempio, se hai in programma 15 minuti per presentare, prepara una presentazione completa e condensata nel caso in cui il tempo venga ridotto. Se fai ricerche di base sull'argomento dell'incontro, cerca anche argomenti tangenziali che potrebbero sorgere. Se l'argomento che vuoi affrontare viene lanciato sotto il tavolo, chiedi se puoi contattare separatamente i partecipanti per discutere ulteriormente.
Essere preparati mostra il tuo pensiero strategico e la flessibilità dimostra che sei veloce in piedi, entrambi gli attributi chiave di un grande leader.
5. Enfatizzare i passi successivi
Nel mio lavoro di coaching, di gran lunga la più grande lamentela che sento di incontri è che non succede nulla da loro. Certo, tutti sanno che dovrebbero finire con le responsabilità assegnate, ma pochi lo fanno effettivamente. Poiché vogliamo che il nostro tempo di incontro sia effettivamente utile, è utile quando qualcuno prende l'iniziativa per chiedere i passi e gli incarichi successivi prima di terminarlo.
Se stai gestendo la riunione, questo è semplice da fare. Se sei solo un partecipante, può sembrare più difficile.
Non lasciare che ti fermi. Mostra la leadership a dichiarare: “Non sono chiaro su quali saranno i prossimi passi per ognuno di noi; sarebbe utile chiarire prima che finiamo. ”Puoi anche offrirti di tenere traccia dei passi successivi per il gruppo, se appropriato, che ti darà un'ulteriore opportunità di parlare per il prossimo incontro.
Sebbene tu non possa mai guardare avanti a una riunione imminente, utilizzandoli come un'opportunità per incontrare di più come leader, inizieranno a sentirsi più preziosi (e più produttivi).
