L'altro giorno, ho inviato un'email a un collega con alcune domande e ho ricevuto la risposta: "Sono più una persona del telefono: mi puoi chiamare per questo?"
Devo dire che sono rimasto un po 'scioccato.
Non capita spesso di incontrare qualcuno che preferisce alzare il telefono per fare affari. Data la scelta, immagino che la maggior parte dei dipendenti nel posto di lavoro tipico scelga la posta elettronica tramite una telefonata ogni giorno. E ha senso: l'e-mail è veloce, efficiente e non porta la possibilità di silenzi imbarazzanti o di distrarre il rumore di fondo.
Ma nonostante la schiacciante preferenza per l'e-mail, ci sono alcune situazioni che funzionano meglio quando si prende il telefono.
1. È urgente
Circa il 60% delle persone attende due giorni interi per rispondere a un'e-mail relativa al lavoro. Quindi, se invii un'e-mail che necessita di una risposta al più presto, anche con una riga dell'oggetto che includa "Urgente!", Ci sono buone probabilità che tu rimanga continuamente aggiornato sulla posta in arrivo per le successive 48 ore, incrociando le dita per una risposta.
D'altra parte, fare una telefonata su una questione critica può aiutarti a trasmettere un senso di urgenza, assicurarti che l'altra persona sappia esattamente cosa deve fare e rispondere a qualsiasi domanda senza ricorrere a una catena di posta elettronica senza fine . Quando riattacchi, puoi essere sicuro che tutti sono sulla stessa pagina e comprendono cosa deve succedere per risolvere il problema.
2. Non stai ricevendo risposta
Forse hai inviato una richiesta non esattamente urgente, ma a un certo punto hai bisogno di una risposta, e dopo alcuni giorni di silenzio, ti senti in ansia.
Ci sono così tante volte che puoi sollecitare la richiesta insieme a un'altra e-mail che dice: "Ehi, volevo solo dare seguito a questo - hai avuto la possibilità di esaminarlo?"
Se non ricevi una risposta dopo l'e-mail originale e un messaggio di risposta, per impostazione predefinita è una telefonata. Avrai molte più possibilità di ottenere una risposta immediata o almeno di metterla sul radar del tuo collega come un problema che richiede la sua attenzione.
3. Ci vogliono più di poche frasi
Ad un certo punto, probabilmente hai ricevuto un romanzo di un'e-mail che ti ha impiegato 20 minuti per la lettura, e alla fine ti ha lasciato con domande dalla firma. Non sottoporre gli altri a quella tortura.
Se tutto ciò di cui hai bisogno per comunicare richiede più di un paio di paragrafi, ad esempio, stai spiegando le sfumature di un incarico o chiarendo un processo di reparto a qualcuno di un altro team, è spesso più efficiente alzare il telefono. Ciò consentirà all'altra persona di porre domande e dal tono della sua voce, quando riattaccerai, puoi essere sicuro che lei capisca completamente.
4. Desideri un feedback sincero
Forse hai un'idea geniale per un articolo o un passo di vendita e vuoi vedere cosa pensa il tuo collega prima di iniziare.
Con un'e-mail, potresti ricevere una risposta del tipo “OK. Questo suona bene. ”Mentre quella risposta è positiva, non solleva preoccupazioni o stimola ulteriori suggerimenti. In breve, non è un feedback molto utile.
Una telefonata, tuttavia, che, per sua natura, richiede più di una risposta rapida e non impegnativa, ti permetterà di ascoltare il tono di voce del tuo collega, immergerti più in profondità nelle sfumature della tua idea, rispondere a qualsiasi domanda del tuo collega e, nel complesso, ottieni un feedback più ponderato e sincero.
5. Vuoi costruire una relazione
L'e-mail è ottima per una comunicazione rapida ed efficiente. Ma a volte, hai bisogno di un tocco più personale, come quando stai contattando un nuovo collega remoto o un cliente aziendale.
Certo, puoi scrivere un'e-mail introduttiva perfettamente piacevole. Ma una telefonata può aiutarti a trasmettere un calore e una genuinità che l'e-mail non può e che non possono aiutarti a costruire una relazione effettiva con la persona dall'altra parte, piuttosto che diventare un altro contatto e-mail nella sua rubrica .
6. Non vuoi un resoconto della conversazione
Nel bene e nel male, le e-mail vengono sempre conservate da qualche parte là fuori, pronte per essere quotate o inoltrate in un momento.
Quindi, se hai bisogno di discutere informazioni riservate o sensibili che non appartengono ancora alla scrittura, come voci di una fusione di società o di un collega che viene reclutato da una società concorrente, è meglio una telefonata.
Ciò vale anche per le conversazioni casuali che preferiresti mantenere private, come quando hai bisogno dell'aiuto di un collega per soddisfare una richiesta dell'ultimo minuto e vuoi spiegare le circostanze della situazione, come ad esempio “Odio chiederti per un favore alle 16:45, ma il mio manager ha lasciato cadere la palla sulla proposta di Smith e questa sera dobbiamo metterla insieme. ”
Questo può essere vero e sicuramente aiuta a spiegare il contesto della richiesta, ma non è esattamente qualcosa che dovrebbe tornare al tuo manager tramite una catena di posta elettronica inoltrata. Al telefono, puoi essere sincero senza che le tue parole arrivino nel posto sbagliato (beh, purché chiudi la porta dell'ufficio).
Aaron Kwittken, CEO e managing partner di Kwittken, può riassumerlo al meglio: "Qualsiasi cosa ci si debba pensare due volte, qualsiasi cosa si pensi possa essere sensibile, qualsiasi cosa si pensi richieda le proprie capacità relazionali … bisogna assolutamente prendere il telefono."
