Giustificare gli investimenti IT è un'abilità fondamentale per chiunque lavori nel campo della tecnologia. Mentre molte decisioni di investimento IT saranno prese dalla leadership nell'organizzazione IT, spesso le proposte di nuove attrezzature o servizi verranno dallo staff IT. È importante comprendere la terminologia e le tecniche di base per costruire un caso in cui investire in una nuova attrezzatura. Una cosa è chiedere di sostituire il software del tuo help desk. Probabilmente sentirai, "lo esamineremo". In alternativa, se dici qualcosa come "sostituire il nostro software di help desk farà risparmiare IT $ 35.000 all'anno e si ripagherà da solo in 3 anni", riceverai una risposta molto più positiva dalla tua gestione IT.
Questo articolo ti fornirà le competenze di base necessarie per analizzare e creare una valutazione per un investimento IT proposto. Devi capire le basi prima di fare un tuffo profondo in queste tecniche finanziarie.
Terminologia di analisi dell'investimento IT di base
Spese in conto capitale (CAPEX): Il capitale è un termine usato per distinguere un acquisto che ha una vita utile di oltre un anno. Ad esempio, quando un'azienda acquista un laptop per un dipendente, è previsto che il laptop duri per 3 o 4 anni. I contabili richiedono che questo tipo di investimento IT venga speso in quel periodo anziché essere speso nell'anno in cui è stato acquistato. Una società ha in genere politiche sulla vita utile delle attrezzature e un importo minimo in dollari per una spesa in conto capitale. Ad esempio, una tastiera che costa $ 50 non sarà considerata capitale.
Ammortamento: L'ammortamento è il metodo utilizzato per ripartire la spesa di un investimento IT capitale durante la vita utile dell'acquisto. Ad esempio, supponiamo che la politica contabile per il capitale utilizzi l'ammortamento lineare. Questo significa solo che il deprezzamento sarà lo stesso in ogni anno. Supponiamo che tu acquisti un nuovo server per $ 3,000 con una durata prevista di 3 anni. L'ammortamento su tale investimento IT sarà di $ 1.000 all'anno per 3 anni. Questo è il deprezzamento.
Flusso di cassa: Il flusso di cassa è il movimento del denaro in entrata e in uscita dal business. È necessario comprendere la differenza tra articoli in contanti e non in contanti. Di solito, il denaro viene utilizzato per calcolare il valore degli investimenti IT. L'ammortamento è una spesa non monetaria che significa che l'attività sottostante è già stata pagata, ma si sta diffondendo la spesa nel corso della vita dell'attività. L'acquisto originario dell'investimento IT sarebbe considerato l'uscita di cassa quando si effettuano analisi finanziarie.
Tasso di sconto: Questo è un tasso utilizzato in analisi per tenere conto del fatto che un dollaro oggi vale più di un dollaro in 5 o 10 anni. L'utilizzo di un tasso di sconto nell'analisi degli investimenti IT è un metodo per dichiarare i dollari futuri in termini di dollari di oggi. Lo stesso tasso di sconto è oggetto di molti libri di testo. Se hai bisogno di un tasso di sconto molto preciso per la tua azienda, contatta il tuo reparto contabilità. Altrimenti, useremo qualcosa come il 10% che rappresenta l'inflazione e il tasso che una società potrebbe essere in grado di guadagnare con denaro non investito nel tuo pezzo di equipaggiamento IT. È una specie di costo opportunità.
Tecniche di analisi degli investimenti IT
Esistono molti metodi per aiutare nella valutazione degli investimenti IT (capitale). Dipende davvero dal tipo di investimento che stai facendo e dalla maturità dell'organizzazione IT nella valutazione degli acquisti di capitale. Anche le dimensioni dell'organizzazione possono avere un ruolo. Ma tieni presente che questo non richiede molto tempo e, anche se lavori per un'organizzazione di piccole e medie dimensioni, questo sforzo sarà apprezzato.
In questo articolo, vedremo 2 semplici tecniche di investimento IT. Vi incoraggerei a utilizzare entrambi, nel loro insieme, per fornire un'immagine più completa del valore dell'investimento IT proposto.
- Valore attuale netto
- Periodo di rimborso
Valore attuale netto (NPV)
Il Net Present Value è una tecnica finanziaria che allinea una serie di flussi di cassa nel tempo e sconti ciascuno nel periodo corrente. Il valore attuale netto tiene conto del valore temporale del denaro. È tipico considerare i flussi di cassa in entrata e in uscita in un periodo da 3 a 5 anni e attualizzare l'afflusso netto meno il deflusso netto in un singolo valore. Se il numero è positivo, il progetto aggiungerebbe valore all'organizzazione e se il VAN è negativo, ridurrebbe il valore dell'organizzazione. Il vero potere dell'analisi NPV è quando si confrontano investimenti IT alternativi. Il valore NPV fornisce un valore relativo degli scenari di investimento IT e quello con il valore NPV più elevato viene generalmente rilevato rispetto alle altre alternative.
La parte difficile del calcolo del valore attuale netto è il numero effettivo da utilizzare nell'analisi. Sul lato di deflusso dell'equazione, è possibile utilizzare il costo totale dell'investimento insieme alle spese di manutenzione e ai costi di implementazione. Il lato di afflusso può essere più difficile da raggiungere. Se l'investimento IT genera entrate incrementali, questo è abbastanza semplice e puoi utilizzare questi numeri nelle tue analisi. Quando gli afflussi (o i benefici) sono sul lato morbido, il che significa che sono più soggettivi come i risparmi nel tempo, è molto più difficile da stimare.
Il meglio che puoi fare è documentare le ipotesi e andare con il tuo istinto. Facciamo un esempio dove si fa un investimento IT in un pacchetto software di help desk. Il vantaggio di un tale investimento è il tempo risparmiato dal personale IT e probabilmente una maggiore soddisfazione da parte della comunità degli utenti.Se si sostituisce un pacchetto software dell'help desk esistente, è possibile risparmiare denaro nella manutenzione da tale sistema. È necessario abbattere flussi in entrata e in uscita per condurre un'analisi di Net Present Value (NPV) per la propria proposta di investimento IT.
afflussi: Gli afflussi o i benefici derivanti da un investimento IT possono essere soggettivi e meno esatti. Spesso, il vantaggio di un investimento IT è il risparmio di tempo, la soddisfazione del cliente o altri numeri "soft". Ecco alcuni esempi di afflussi.
- Risparmio dei costi di manutenzione dal software in pensione
- Tempo risparmiato dal personale IT a causa di maggiore efficienza
- Aumento delle entrate
deflussi: I flussi in uscita sono in genere più facili da stimare, ma alcuni possono essere anche soggettivi. Ecco alcuni esempi di deflussi.
- Costo del software (costi di licenza, ecc.)
- Manutenzione
- Costi di implementazione esterni
Questa immagine più grande mostra una semplice analisi dell'investimento IT che utilizza l'analisi del Net Present Value (NPV). Excel rende questo tipo di analisi davvero semplice. Ha anche una funzione per calcolare NPV. Come si può vedere dall'immagine, ho stabilito entrate e uscite per anno e poi calcolato l'NPV in base al tasso di sconto del 10%.
- Analisi NPV: schermata dell'investimento IT (immagine grande)
Periodo di rimborso
Il risultato dell'analisi del periodo di rimborso indica quanto tempo impiega l'investimento IT per recuperare il costo dell'investimento. Di solito è indicato in anni ma ciò dipende dall'orizzonte temporale dell'analisi. Il Periodo di rimborso può essere un semplice calcolo, ma solo con un insieme di assunzioni molto semplice. Ecco la formula per calcolare il periodo di rimborso su un investimento IT. In generale, più breve è il periodo di rimborso, meno rischioso l'investimento IT.
Costo dell'investimento IT / Cash annuale generato da investimenti IT
Diamo un'occhiata allo scenario in cui stai acquistando un pezzo di software di e-commerce per $ 100.000. Supponiamo che questo software aumenti le entrate di $ 35.000 ogni anno. Il calcolo del Periodo di rimborso sarebbe di $ 100.000 / $ 35.000 = 2,86 anni. Quindi, questo investimento si ripagherebbe da solo in 2 anni e 10 mesi.
Vi è un notevole svantaggio nel calcolare il periodo di rimborso utilizzando un semplice insieme di ipotesi. È altamente improbabile che le entrate derivanti dall'investimento IT vengano effettivamente distribuite uniformemente per un lungo periodo di tempo. È molto più realistico che il flusso di entrate sia irregolare. In questo caso, è necessario considerare l'aumento annuale cumulativo delle entrate finché l'investimento IT originale non viene "pagato".
Considera lo stesso esempio da sopra. Supponiamo che nell'anno 1 l'aumento netto delle entrate dell'investimento IT sia $ 17.000. Negli anni 2, 3, 4 e 5 sono rispettivamente $ 29.000, $ 45.000, $ 51.000 e $ 33.000. Mentre si tratta di un aumento medio annuo delle entrate di $ 35.000, il Periodo di rimborso è diverso a causa delle entrate irregolari generate da questo investimento. Il Periodo di rimborso nell'esempio è in realtà più di 3 anni che è più lungo del calcolo originale utilizzando una media. Guardando l'aumento cumulativo delle entrate, puoi vedere quando l'investimento originale è coperto. In questo esempio, è sufficiente trovare il costo dell'investimento IT ($ 100.000). Puoi vedere che si verifica tra l'anno 3 e l'anno 4.
Aumento cumulativo delle entrate:
- Anno 1 - $ 17.000
- Anno 2: $ 46.000
- Anno 3: $ 91.000
- Anno 4: $ 142.000
- Anno 5: $ 175.000
Dai un'occhiata al foglio elettronico Excel di esempio dell'investimento IT per la formula dettagliata per il calcolo del periodo di rimborso.
Proposta di investimento IT
Mentre i calcoli sono importanti in un'analisi degli investimenti IT, non è tutto. Consiglio vivamente di mettere insieme una proposta anziché stampare semplicemente il foglio di calcolo o inviare via email i risultati. Pensa al tuo CFO come al pubblico quando metti insieme la proposta. In definitiva, se può finire sulla sua scrivania in ogni caso.
Avvia la proposta con un breve sommario dell'investimento IT (capitale) che stai proponendo, seguito da un breve riassunto in termini di parole dei risultati dell'analisi (insieme ai calcoli di riepilogo). Infine, allega l'analisi dettagliata del foglio di calcolo e hai una proposta professionale che il tuo capo apprezzerà.
Il tuo pacchetto di proposte di investimenti IT potrebbe includere:
- Riepilogo: un paragrafo o due che riassumono l'investimento IT che stai proponendo.
- Giustificazione: un paragrafo o due che riassumono i risultati della tua analisi insieme alla tecnica che hai usato (includi una tabella riassuntiva)
- Stampa: una stampa pulita del foglio di calcolo Excel che mostra l'analisi dettagliata
Esempio di foglio di calcolo Excel
Il foglio di calcolo Excel di esempio include 3 fogli, tra cui:
- Sommario
- Calcolo del valore attuale netto (NPV)
- Payback Calcolo
- Analisi dell'investimento IT - Versione Excel 97-2003
