Una delle funzioni più utili ma poco conosciute di Microsoft Access è la possibilità di stampare un elenco di query e risultati di query. Poiché il tracciamento di tutte le query esistenti può essere difficile, soprattutto per i database meno recenti e per le aziende con numerosi dipendenti che utilizzano database, Access offre agli utenti un modo per stampare query e i relativi risultati. Ciò fornisce agli utenti un modo per rivedere in seguito i risultati se non riescono a ricordare quale query è stata utilizzata.
Le query sono uno dei motivi principali per utilizzare Access, soprattutto perché la quantità di dati cresce esponenzialmente. Mentre le query rendono facile per qualsiasi utente estrarre rapidamente i dati necessari senza richiedere la conoscenza di SQL (la lingua principale per l'esecuzione di query di database), può essere necessario del tempo per abituarsi alla creazione di query. Ciò di solito si traduce in numerose query con scopi simili, a volte identici.
Per semplificare ulteriormente il processo di gestione delle query, la stampa delle query e i relativi risultati consentono agli utenti di rivedere tutti i dettagli della query senza dover passare a un'altra app, ad esempio Microsoft Word. Inizialmente, gli utenti dovevano copiare / incollare informazioni e rivedere il testo in SQL per determinare quali fossero i parametri della query. Essere in grado di stampare risultati di query all'interno del programma consente agli utenti di verificare le proprietà e gli attributi da Access.
Quando stampare query e risultati della query
Le query di stampa e i risultati delle query non riguardano la creazione di un report esteticamente gradevole o la raccolta di dati in un modo facile da presentare agli altri. È un modo per restituire tutti i dati da una query per un'istantanea di quali erano i risultati al momento del pull, quali query sono state utilizzate e un metodo per rivedere un set completo di dati non elaborati. A seconda del settore, è improbabile che ciò avvenga spesso, ma quasi ogni azienda avrà bisogno di un modo per tracciare i dettagli esatti dei propri dati.
A seconda di come si esportano i dati, è possibile utilizzare un altro programma, come Microsoft Excel, per rendere i dati presentabili per le proposte o per aggiungerli ai documenti ufficiali. Le query stampate e i risultati delle query sono utili anche per gli audit o la verifica quando vengono rilevate discrepanze. Se non altro, le revisioni dei dati sono spesso un ottimo modo per assicurarsi che le query continuino a ottenere le informazioni necessarie. A volte il modo migliore per trovare un problema con una query è esaminarlo per i punti dati conosciuti per assicurarsi che siano inclusi quando viene eseguita la query.
Come stampare un elenco di query
Mantenere le query in Access è tanto importante quanto mantenere i dati o mantenere aggiornate le tabelle. Il modo più semplice per farlo è stampare un elenco di query, sia per un particolare progetto o un elenco completo, e rivedere quell'elenco per assicurarsi che non vi siano duplicati o query obsolete. I risultati possono anche essere condivisi con altri utenti per ridurre il numero di query duplicate create.
Esistono due modi per creare l'elenco, ma uno include la codifica ed è per utenti molto più avanzati. Per coloro che utilizzano Microsoft Access per evitare di dover imparare SQL, ecco un modo semplice e veloce per estrarre un elenco di query senza dover avere una profonda conoscenza del codice sottostante.
- Vai a Utensili > Analizzare > documenter > Interrogazioni e seleziona tutto.
- Clic ok.
Otterrai un elenco completo di tutte le query e alcuni dettagli, come il nome, le proprietà e i parametri. Esiste un modo più avanzato per stampare elenchi di query che hanno come target informazioni specifiche, ma richiede una certa comprensione del codice. Una volta che un utente si sente a suo agio con le nozioni di base, può passare a funzioni più avanzate, come gli elenchi di query che hanno come target dettagli specifici invece di stampare tutto su ogni query.
Come stampare i risultati della query
La stampa dei risultati delle query può fornire un'istantanea completa e approfondita dei dati in un singolo punto del tempo. Questo è utile per gli audit e per essere in grado di verificare le informazioni. A volte gli utenti devono eseguire più query per ottenere una compilazione completa dei dati necessari e la stampa dei risultati può aiutare gli utenti a trovare una query principale per il futuro.
Una volta eseguita una query, i risultati possono essere esportati o inviati direttamente a una stampante. Tuttavia, tieni presente che i dati verranno visualizzati come Access considera idonei se l'utente non aggiorna le istruzioni di stampa. Ciò potrebbe portare a centinaia di pagine con alcune di esse che hanno solo poche parole o una singola colonna. Prenditi del tempo per fare le regolazioni prima di inviare il file alla stampante.
Le seguenti istruzioni invieranno i risultati alla stampante dopo la revisione in Anteprima di stampa.
- Esegui la query con i risultati che devono essere stampati.
- Colpire Ctrl + P.
- Selezionare Anteprima di stampa.
- Esamina i dati mentre stamperà
- Stampare.
Per coloro che desiderano salvare una copia di backup, i risultati delle query possono anche essere stampati in pdf per preservare l'aspetto senza utilizzare diverse risme di carta.
Gli utenti possono anche esportare il file in qualcosa come Microsoft Excel, dove possono apportare modifiche più facilmente.
- Esegui la query con i risultati che devono essere stampati.
- Clic Dati esterni > Esportare > Eccellere.
- Selezionare dove salvare i dati e denominare il file di esportazione.
- Aggiorna altri campi come desiderato e clicca Esportare
Stampa dei risultati come report
A volte i risultati sono perfetti anche per un report, quindi gli utenti vogliono conservare i dati in un modo più presentabile. Se si desidera creare un report pulito dei dati per una lettura più semplice in seguito, utilizzare i seguenti passaggi.
- Clic Rapporti > Creare > Report Wizard.
- Selezionare Tabelle / Query e la query con i dati che si desidera acquisire nel report.
- Seleziona tutti i campi per un rapporto completo e clicca Il prossimo.
- Leggi le finestre di dialogo e seleziona le opzioni desiderate per il rapporto.
- Assegna un nome al rapporto quando richiesto.
- Rivedere l'anteprima dei risultati e quindi stampare il rapporto.
