Come ogni utente esperto sa, la possibilità di salvare una query è uno dei motivi per cui l'uso di database come Microsoft Access può rendere il lavoro molto più semplice. I database possono essere davvero frustranti con cui lavorare quando un utente vuole creare la query perfetta per un progetto o un report. Dopo aver apportato modifiche e modifiche a una query, può essere difficile ricordare esattamente quali modifiche hanno apportato i risultati.
Questo è un ottimo motivo per abituarsi a salvare le query con una certa frequenza, anche se non forniscono esattamente ciò che l'utente sta cercando in quel momento. Quando gli stessi dati sono richiesti alcuni giorni, settimane o mesi dopo, troppo spesso gli utenti scopriranno troppo tardi che si sono dimenticati di salvare quella query quasi perfetta o che in precedenza hanno ottenuto i risultati desiderati con una delle query sperimentali , con conseguente maggiore sperimentazione per ottenere gli stessi dati.
Questo è uno scenario in cui quasi tutti gli utenti di Access possono identificarsi e uno che è facilmente evitato prendendo l'abitudine di salvare le query, anche se le query non sono corrette. Ogni query salvata può includere alcuni dettagli per aiutare l'utente a determinare ciò che deve essere regolato, in modo che ogni query non debba essere scritta da zero. Significa anche che gli utenti possono copiare una buona query e usarla come punto di partenza per query simili con solo poche modifiche per ottenere dati diversi.
Quando salvare le query
In definitiva, il salvataggio di una query è una questione di preferenza, ma per coloro che stanno appena cominciando è un'altra area sconosciuta. I principianti dovrebbero avere l'abitudine di salvare sempre le query perché non c'è modo di sapere quando una query accidentale finisce per fornire esattamente ciò che è necessario.
Anche queste query sperimentali possono aiutare un nuovo utente a familiarizzare con le tabelle esistenti, le relazioni dati, le chiavi primarie e altri componenti e proprietà del database. Ciò include query sperimentali quando un utente sta imparando come creare query in Access. Essere in grado di tornare indietro e verificare come alcune modifiche tra le query modificano i risultati può rendere molto più facile capire come funzionano le query.
Spetta a ciascun individuo determinare quando una query deve essere salvata, ma se non si è sicuri di salvare o meno una query, è necessario procedere e salvare. È facile eliminare le query in un secondo momento; è molto più difficile riprodurne uno dalla memoria un paio di mesi lungo la strada.
Come salvare le query
Non c'è niente come una lunga e difficile serie di istruzioni per fare in modo che un utente decida di rinunciare a un'azione utile o addirittura necessaria perché ci vuole troppo tempo per completarla. Access semplifica notevolmente il salvataggio delle query per incoraggiare gli utenti a salvare il proprio lavoro mentre vanno.
- Progettare una query.
- Modifica la query fino a ottenere i risultati necessari.
- Colpire CTRL + S su un PC o Cmmd + S su un Mac.
- Inserisci un nome che sarà facile da ricordare per le ricerche successive.
Le aziende e i team devono stabilire linee guida su dove salvare le query in base a tipo, reparto e altre aree, nonché una convenzione di denominazione. Ciò renderà più semplice per i dipendenti rivedere le query esistenti prima di crearne di nuove.
Pulizia dopo aver sperimentato con le query
Dopo aver trascorso una notevole quantità di tempo creando la query perfetta, molte persone sono pronte a chiudere e passare a qualcos'altro. Tuttavia, lasciare un record di un numero elevato di query sperimentali, anche se salvato in un'area designata per le query di test, può rendere difficile individuare le query utili (a meno che non ci sia un criterio per eliminare tutte le query in un'area sperimentale su un normale base).
Un modo per semplificare la pulizia è aggiungere qualcosa al nome di query che non saranno probabilmente necessarie di nuovo. C'è anche la possibilità di stampare o esportare query e le loro proprietà in modo che le informazioni non vengano completamente perse dopo essere state cancellate. Anche se può essere difficile sapere cosa è e cosa non è utile all'inizio, più a lungo si trattengono le query, più difficile sarà ricordare quali sono utili e quali dovrebbero essere cancellati. Non è necessario eliminare le query alla fine di una sessione, ma è una buona idea ripulire le query almeno una volta al mese.
Regolazione di una query esistente
Man mano che gli utenti sperimentano query diverse, è probabile che scopriranno che alcune modifiche a una query esistente forniranno dati migliori o più completi. Non è necessario eliminare queste query e sostituirle completamente perché Access consente agli utenti di aggiornare le query esistenti con relativa facilità.
- Vai alla query nel Design vista.
- Vai al campo o ai campi che desideri aggiornare e apportare le modifiche necessarie.
- Salva la query.
- Vai a Creare > domanda > Design della query > Mostra tabella, quindi la tabella associata alla query modificata.
- Vai a Design > Tipo di query > Aggiornare.
- Controlla gli aggiornamenti per assicurarti che i campi giusti si aggiornino.
È anche possibile aggiornare le tabelle per le nuove modifiche prima di eseguire la query, se lo si desidera, ma non è necessario.
L'aggiornamento delle query esistenti può far risparmiare agli utenti un sacco di tempo ed energia (oltre a query aggiuntive e obsolete) che altrimenti andrebbero a ricreare la stessa query con un paio di piccole modifiche dall'inizio.
