Slack, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - una di queste parole molto probabilmente ha molto significato per te. Dopotutto, è il modo in cui comunichi con tutti i tuoi colleghi ogni singolo giorno. (Gli altri potrebbero farti grattare la testa e chiederti come una frase possa avere tanti errori di battitura.)
Per molte aziende al giorno d'oggi, le chat room sono il dispositivo di raffreddamento dell'acqua. Quindi, proprio come devi essere rispettoso e attento a ciò che dici ad alta voce nel tuo ufficio, devi conoscere le cose da fare e da non usare in modo appropriato. (Questo non è il 1997 e non dovresti chiedere a nessuno "A / S / L?") Anche se lo stai usando tutti i giorni, potresti comunque commettere alcuni errori di etichetta di base.
Segui queste cinque regole e dovresti essere a posto.
1. Usalo (solo) quando hai bisogno di risposte, veloce
Se hai bisogno di una risposta veloce o hai notizie che il tuo team deve sapere ora, questo è il primo posto che dovresti girare. Le persone di solito hanno le notifiche impostate in modo da vedere le nuove chat appena entrano e possono rispondere rapidamente alle domande sensibili al tempo. Tuttavia, se ciò che si desidera comunicare è una FYI, una domanda che richiederà qualche pensiero, più di un'idea o di un progetto a lungo termine o di qualsiasi cosa si desideri fare riferimento in futuro, passare all'e-mail. Riceverai una risposta più ponderata ed eviterai di annoiare i tuoi colleghi.
2. Sii amichevole
Ora sai che queste stanze non sono pensate per conversazioni lunghe e approfondite. Tuttavia, ciò non significa che puoi dimenticare le tue maniere con il pretesto di essere breve. Ricorda "per favore" e "grazie". Inoltre, nota che questa è una di quelle rare forme di comunicazione di lavoro in cui le emoticon sono OK, e una faccina di base in risposta a un "Prego" può fare miracoli. Come può iniziare una conversazione con "Come va la tua giornata?" Prima di saltare a "Il rapporto è pronto?"
3. Rispondi rapidamente
Uno dei maggiori vantaggi della chat via e-mail è che bastano pochi secondi per inviare un messaggio. Ciò significa che spesso ci si aspetta che anche tu debba rispondere rapidamente. Quindi, quando ti viene chiesto qualcosa in chat, rispondi il prima possibile. Nella maggior parte dei casi, i colleghi presumono che sentiranno immediatamente. Se stai lavorando a qualcosa di importante, in una riunione o anche a pranzo, prenditi un momento per cambiare il tuo stato in modo che le persone sappiano che non sei disponibile.
4. Imposta avvisi
Detto questo, la chat può essere facilmente dimenticata semplicemente correndo in una finestra di sfondo sul tuo computer tutto il giorno. Assicurati di non perdere nulla regolando le impostazioni in modo da poter sentire un suono o vedere un pop-up ogni volta che arriva un messaggio. (Ricorda solo che se non usi regolarmente le cuffie, dovresti disattivare quel suono .)
Inoltre, dovresti controllare le tue impostazioni per vedere se riesci a ricevere le conversazioni quando sei offline. Più spesso, qualcuno ti invierà un'email se non risponde. Ma non è una cattiva idea rimanere in loop e sfogliare ciò che ti sei perso, specialmente nelle chat di gruppo in cui la conversazione spesso si muove avanti e indietro tra battute spensierate e argomenti seri.
5. Rimani sull'argomento
A tale proposito, poiché è facile dare il via a una serie di commenti in chat, puoi facilmente distrarti e ritrovarti a discutere i tuoi piani per il weekend invece di parlare della revisione del progetto di domani. Mantieni la conversazione produttiva attenendoti all'argomento in questione.
Se tu (e la tua squadra) lottate con questo, create una chat room separata "break room" o "off-topic" per qualsiasi discussione laterale. Non c'è da vergognarsi di avere una stanza riservata esclusivamente ai video dei cuccioli. Dopo tutto, una bella risata può illuminare la giornata di tutti. E non c'è niente di meglio che guardare tutti leggere la stessa chat e scoppiare a ridere allo stesso tempo. Non lasciarti trascinare troppo o andare in giro per il NSFW. Questo è un lavoro, dopo tutto.
La chat sta rapidamente diventando lo standard per la comunicazione di gruppo oggi. Quindi, tieni a mente queste regole mentre lavori. Non solo renderà il tuo lavoro più semplice, renderà anche la tua comunicazione molto più efficace. Inoltre, se ti impegni davvero, il tuo gioco GIF sarà molto più forte.
