Anche se non lavori nell'IT, quasi sicuramente lavori con la tecnologia in un modo o nell'altro, creando fogli di calcolo, aggiornando le pagine Web, controllando le informazioni dei clienti dai database o semplicemente leggendo le e-mail. E, come probabilmente avrai notato, la tecnologia non funziona sempre come vorresti, o peggio, come dovrebbe. Ciò significa che a volte è necessario collaborare con il team tecnico per risolvere i problemi.
Tuttavia, come sa chiunque sia stato coinvolto in una di queste interazioni, non sempre va liscio. Per assicurarti di ottenere l'aiuto di cui hai bisogno e che gli esperti tecnici siano sempre felici di aiutarti, ecco alcuni consigli pratici per comunicare con il team in modo che funzionino bene per entrambe le parti.
1. Un'emergenza
Esempio: "Il sito non è attivo!"
Il tuo mondo digitale sta andando in crash o forse solo il server della tua azienda si sta arrestando. Qualunque sia la crisi, devi metterti immediatamente in contatto con il tuo team tecnico, ma senza farti prendere dal panico, impazzire e capovolgere le scrivanie. No, devi farlo nel modo giusto perché è così critico. Ciò significa che devi portare i fatti al team tecnico il più rapidamente e chiaramente possibile.
Ma, un avvertimento prima di inviare quell'e-mail in maiuscolo o chiamare uno sviluppatore una domenica mattina: assicurati che la situazione sia davvero "vita o morte". Per la maggior parte delle aziende, "vita e morte" coinvolgono i profitti . In altre parole, è un problema che impedisce o impedisce seriamente a te, ai tuoi colleghi o alla tua azienda di essere in grado di servire correttamente i clienti? Sì? Proseguire. No? Fai un respiro profondo.
Non sei sicuro di cosa sia considerata un'emergenza? Chiedi al tuo capo se esiste una politica in atto e, in tal caso, la procedura stabilita da seguire nel caso in cui accada il peggio. Se nessuna di queste cose esiste, pianificare una breve chat con il proprio responsabile tecnico o lo sviluppatore principale sulla possibilità di impostare un sistema. Le probabilità sono che il team IT non solo apprezzerà il tuo interesse, ma sarà anche felice che in futuro porterà a meno falsi allarmi. (Anche gli appassionati di tecnologia temono un'emergenza del server delle 23:00.)
2. Bug interni
Esempio: "Quando faccio clic sul pulsante" Avanti ", non vengo portato alla pagina successiva."
Questa volta, il problema non è una minaccia per le aziende, ma è un problema tecnico irritante che rende difficili le attività completate. Potresti riuscire ad andare avanti con la tua giornata aggirando il bug, ma non dovresti semplicemente ignorarlo.
Ancora una volta, è necessario seguire qualsiasi protocollo impostato per la segnalazione. (E tornando al numero uno, puoi aiutare a impostare un sistema di segnalazione se non ne esiste attualmente nessuno.) Quando archivi il rapporto, ricorda di includere quante più informazioni pertinenti possibile.
Un rapporto sui sogni includerebbe quanto segue:
- Cosa stavi cercando di fare
- Cosa è successo quando l'hai fatto
- Il dispositivo e il sistema operativo che stavi utilizzando
- Qualsiasi software coinvolto
- Uno screenshot del problema
Sebbene queste informazioni possano sembrare noiose da scrivere, aiuteranno il team tecnico a diagnosticare il problema più rapidamente. Desideri punti bonus (e i tuoi problemi risolti più velocemente)? Rispolvera i termini tecnici per parlare del bug. Salverà molte persone coinvolte in molte congetture.
3. Un aggiornamento urgente
Esempio: "Il client ha bisogno della sua homepage aggiornata EOD."
Ritorna alla crisi centrale. Ma questa volta sei tu ad iniziare la corsa. Ciò significa che devi essere particolarmente sensibile al tuo personale IT. Sii molto chiaro su ciò che deve essere fatto. E, se hai bisogno di aiuto con diversi elementi, fai sapere al team la priorità di ciascuno, nel caso in cui tutto non possa essere fatto contemporaneamente.
Inoltre, invece di richiedere che il team tecnico lasci tutto per servirti, chiedi quanto tempo ritengono necessario per apportare il cambiamento. Se non è possibile farlo il più rapidamente possibile, è necessario rafforzare il motivo per cui l'attività è così urgente (ricordare quella linea di fondo?) E chiarire che sei qui per aiutarti a completarla al più presto.
È anche fondamentale ricordare che solo perché hai bisogno di qualcosa, ciò non sempre lo rende possibile. Supponi sempre che prima di arrivare con il tuo compito urgente, il team tecnico stesse lavorando a un altro progetto (o due o tre) con una scadenza.
Sì, probabilmente hai legittimamente bisogno di qualcosa da fare subito, ma c'è una soluzione temporanea o rapida (come solo correggere errori di battitura e collegamenti interrotti) che funzionerebbe per ora? Se è così, vai con quello. Quindi, imposta una sequenza temporale per il resto del progetto che funzioni per tutti i soggetti coinvolti.
4. Un suggerimento (piccolo)
Esempio: "Dovremmo creare un modo per i lettori di commentare il nostro blog usando i loro profili Facebook".
Hai un'idea intelligente che pensi possa migliorare l'app o il sito Web della tua azienda? Potresti essere su qualcosa. Ma ciò non significa che dovresti correre dal team tecnico e aspettarti un elogio per la tua idea. Invece, devi essere intelligente e rispettoso con il tuo approccio.
Fai sapere agli sviluppatori o ai designer perché ritieni che la tua idea valga la pena di essere implementata ("Il nostro team di marketing ha appena condiviso alcune statistiche su quanto i nostri clienti sono attivi su Facebook e penso che ciò potrebbe aiutarci a migliorare il coinvolgimento sul sito"). Tuttavia, allo stesso tempo, tieni presente i limiti di tempo e denaro che tutti devono affrontare. E ricorda di rispettare le conoscenze e le opinioni dei tuoi professionisti IT. Prendi in considerazione l'uso di "could" invece di "should" per evitare di sembrare che conosci già tutte le risposte giuste.
Inoltre, se venire con questo tipo di idee è una parte normale del tuo lavoro, prova a conoscere lo sviluppo o la progettazione. Anche alcune conoscenze di base ti aiuteranno a dare suggerimenti più utili e realistici.
5. Una grande idea
Esempio: "Che ne dici di ridisegnare l'intera homepage?"
A volte vuoi scuotere le cose. E le tue intuizioni come outsider possono (a volte) essere proprio ciò che è necessario per aggiornare la strategia o il marchio della tua azienda.
Ma non lasciarti trascinare dai tuoi impulsi rivoluzionari. Ancora una volta, devi dire al tuo team di progettazione o sviluppo perché ritieni che il cambiamento sia necessario. E, poiché si tratta di una revisione importante di cui stai parlando, dovresti essere pronto a giustificare le spese e il tempo necessari per realizzarlo.
Puoi rendere l'idea più attraente se riesci a trovare un modo per aiutarti. Forse puoi essere un beta tester. Oppure puoi scrivere una copia. O, forse, puoi prestare il tuo team tecnico al tuo stagista per aiutare a ricercare alcuni aspetti (più semplici) del processo. Qualsiasi modo in cui puoi inserire faciliterà il carico, il che significa che la tua grande idea può diventare una realtà più rapidamente.
Se ciò di cui hai bisogno è un'attività che richiede tempo o solo un suggerimento creativo per il miglioramento, sapere come rivolgersi al tuo team tecnico quando hai bisogno del loro aiuto renderà entrambi i tuoi lavori più facili e aiuterà tutti a lavorare meglio insieme, portando idealmente a meno email confuse che stressare tutti.
