È possibile avere un elenco di cose da fare che ti eccita, ti aiuta a dare la priorità alla tua giornata e ti motiva a continuare ad andare avanti, anche dopo quelle inevitabili distrazioni o battute d'arresto. Tuttavia, così tante persone che scrivono elenchi non riescono a controllare tutto entro le 18:00.
E questo principalmente perché non stanno facendo le loro liste correttamente. In effetti, molte persone stanno abitualmente uccidendo la propria produttività.
Se sei colpevole di uno dei seguenti, potrei parlarti.
1. Stai impostando a parte il tempo per i vampiri di energia
Anche se non hai mai sentito questa frase prima, sai chi sono queste persone: assorbono la tua energia concentrandosi esclusivamente su se stessi e non sul bene della squadra. Il tuo tempo e le tue priorità non si registrano nemmeno sul loro radar. E per qualche ragione, questa persona ti invia costantemente e-mail per aiutarti con qualcosa, il più delle volte, una cosa che richiede tempo che finisce nella tua lista di cose da fare (nonostante non abbia alcun vantaggio per te).
La soluzione
Facile. Se non si tratta di una questione urgente che altera la società, puoi educatamente staccarti con una semplice "Sono sotto una scadenza molto stretta e sfortunatamente non posso dare una mano questa settimana". Se la persona persiste, fai una domanda che punti perché questo non appartiene al tuo piatto: “Attualmente sto lavorando. Se questo è urgente, posso fare un giro nel mio manager e chiedergli come vorrebbe che io stabilissi le priorità. "
2. Stai elencando elementi poco chiari
In parole povere, qualsiasi elemento del tuo elenco che non può essere elencato come azione non dovrebbe essere lì. Ciò include sia attività vaghe (risposta sul progetto) sia fasi multiple (avvio di una nuova riga). O sei bloccato cercando di ricordare a quale progetto vuoi rispondere o ti senti sopraffatto dalla prospettiva di lanciare una linea in un pomeriggio.
La soluzione
Usa invece frasi chiare per gli elementi del tuo elenco, usa sempre più dettagli di quanto pensi di aver bisogno. Perché alle 16:00, i tuoi pensieri alle 9:00 potrebbero essere un lontano ricordo. E, quando si tratta di quegli oggetti più grandi, scomponili in piccoli passi. In effetti, un elemento del tuo elenco potrebbe essere "Bozza della sequenza temporale per il lancio di una nuova linea di prodotti". Tale sequenza temporale diventa quindi quegli elementi di azione più piccoli che puoi inserire nel tuo elenco ogni settimana.
3. Stai caricando la tua lista con troppi articoli
Se la tua lista è più idealistica di ciò che puoi realisticamente realizzare, ti stai preparando per il fallimento e ti stai impedendo di ottenere quel senso di realizzazione di fine giornata. Inoltre, quando scrivi troppe cose, è più probabile che lo trovi troppo scoraggiante. Non saprai da dove iniziare e aumenterai la probabilità di procrastinare.
La soluzione
Belle Beth Cooper, artigiana dei contenuti di Buffer, ha condiviso i seguenti suggerimenti con Jeff Haden di Inc. su come rielaborare l'elenco delle cose da fare:
Come si determina qual è la cosa più importante? Di solito sono quelle attività misurabili, così come quelle che sono generative, il che significa che quando sono completate, spostano l'intero progetto, il team o l'azienda verso il raggiungimento degli obiettivi.
4. Stai dimenticando di pianificare le pause
Certo, in un mondo ideale potresti venire in ufficio alle 9:00 e lavorare senza sosta fino alle 18:00. Ma questo non è un mondo ideale e verrai interrotto, avrai fame e rimarrai ansioso per ore e ore.
La soluzione
Ciò potrebbe includere fare una passeggiata (il mio preferito), prendere qualcosa da mangiare o bere o visitare un sito Web utile o stimolante. Hai bisogno di idee? Questo elenco evidenzia 55 siti Web utili e stimolanti perfetti per una breve pausa di lavoro.
5. Non ti stai concedendo alcun buffer room per le interruzioni
Hai fatto molti sforzi per capire le tue priorità e scriverle. Ma poi ti distrai. Tramite e-mail, dal tuo collega, dalle ultime notizie: l'elenco potrebbe continuare all'infinito. Quindi, nonostante tutto il tuo duro lavoro e i riferimenti con codice colore, sei fuori strada nel secondo in cui il primo messaggio urgente arriva nella tua casella di posta.
La soluzione
Lasciare alcune lacune nel programma ogni giorno in cui non si pianifica nulla. Questo ti darà margini di lavoro in questi momenti inaspettati. Nella peggiore delle ipotesi? Non viene visualizzato nulla di urgente e finisci la giornata in anticipo.
Inoltre, puoi anche evitare molte interruzioni essendo proattivo: rendi il tuo stato "occupato" su tutte le chat interne, imposta il telefono per passare direttamente alla segreteria telefonica e regola le impostazioni e-mail in modo da essere avvisato solo quando persone specifiche ti inviano messaggi . (Ecco come farlo su Gmail e Outlook.)
Non esiste un modo giusto per creare un elenco di cose da fare, ma il modo in cui ti avvicini al tuo può creare o interrompere la tua giornata. Quindi, indipendentemente da ciò che usi - un'app, il tuo computer, carta e penna vecchio stile - evita questi cinque fattori che riducono la produttività e otterrai le cose giuste in tempo .
