Abbiamo sentito tutti i consigli standard sulla videoconferenza: scegli un luogo in cui non verrai interrotto, parla chiaramente, non fare il multitasking. Questi sono tutti pilastri dell'Etiquette di videoconferenza 101, e giustamente. Ma avere le basi coperte non è sempre abbastanza - se vuoi davvero fare la migliore impressione possibile, è tempo di seguire il corso avanzato.
La mia azienda ha recentemente scoperto come le persone si sentono riguardo alle videoconferenze e ha scoperto inavvertitamente alcune importanti "peggiori pratiche". A quanto pare, molti di loro sono così banali che potresti non aver nemmeno capito che sono problematici. Ma per fortuna, con un po 'di consapevolezza e pratica aumentate, queste cattive abitudini possono essere facilmente risolte, aumentando le probabilità di uscire da riunioni con l'aspetto di un professionista. Dai un'occhiata ad alcuni dei peeves per animali domestici più comuni che abbiamo riscontrato, oltre ad alcuni suggerimenti per risolverli di seguito.
1. Sfoggiando il tuo primo piano
Potresti essere sorpreso di apprendere che la maggior parte delle persone preferirebbe sentire i loro colleghi chow giù durante il pranzo o addirittura cancellare i loro seni durante una videochiamata piuttosto che farli sedere troppo vicino alla telecamera. Ma ha senso: il colpo dal naso non è esattamente l'angolo più lusinghiero e avere una testa fluttuante gigante che domina il tuo campo visivo può essere abbastanza distratto. Anche se non sei presente di persona, se ti pieghi troppo nella telecamera, puoi indurre i tuoi colleghi a pensare che il loro spazio personale sia stato invaso.
È naturale appoggiarsi quando sei interessato o, ovviamente, provare a sentire meglio. Poiché non funziona altrettanto bene durante una videoconferenza, mitiga la tendenza a farlo regolando il volume a un livello adeguato prima dell'inizio della riunione (se l'audio è debole, puoi sempre considerare gli altoparlanti) e posizionare la tua videoconferenza dispositivo a circa un piede di distanza da te, mettendo le mani in grembo o al fianco in modo da non essere tentato di avvicinarlo.
2. Aggraffatura anziché preparazione
Molti di noi hanno familiarità con la confusione dell'ultimo minuto per fare le cose prima di una riunione. Con una riunione di persona, ciò potrebbe significare cancellare alcune brevi cose da fare, ma per le videoconferenze, ciò spesso significa un trattino frenetico per essere pronti per la videocamera. Quasi la metà degli intervistati si preoccupava più di ciò che sembrava di ciò che avrebbero effettivamente portato al tavolo (virtuale) e un terzo intero impiegava più tempo a prepararsi che a prepararsi per l'incontro stesso. Ma considerando la frequenza con cui le persone si lamentano dei partecipanti che arrivano impreparati, probabilmente non è il miglior uso del tuo tempo.
Non fraintendetemi. Non sto suggerendo di trasformarti in uno slob completo (per favore, non unirti all'11% delle persone che partecipano a una videochiamata senza problemi), ma ricorda che è più probabile che i tuoi colleghi notino le tue parole e idee rispetto a qualsiasi borsa sotto gli occhi o capelli storti di cui stai stressando. Salta il tempo di mirroring e rivedi invece l'agenda e le note.
3. Faccia da cagna a riposo (sul serio)
Un leggero avvertimento a tutta quella cosa "alla gente non importa come sembri": mentre i tuoi tratti fisici non contano molto, la tua espressione lo fa. Il 32% degli intervistati ha indicato l'espressione facciale complessiva come la cosa che nota di più dei propri colleghi durante una chiamata. E se sei uno dei 26% dei frequentatori di videoconferenze che soffrono di RBF, vale la pena ricordare.
La tua espressione naturale è un'altra di quelle cose che non puoi facilmente cambiare, e inoltre, stuccare un sorriso sul tuo viso 24/7 sarebbe solo inquietante, ma ci sono molti modi in cui puoi assicurare ai partecipanti alla videochiamata che " non disinteressato o giudicante. Annuire a ciò che qualcuno dice, dare un feedback positivo quando giustificato e sì, sorridendo di tanto in tanto, può fare molto per arrivare a essere più congeniale di quanto il tuo RBF suggerisca.
4. Guardare negli occhi … con te stesso
Se non l'hai ancora indovinato, l'autocoscienza e la vanità incidono molto sulla videoconferenza. Quindi, forse non è una sorpresa che il 30% degli intervistati abbia ammesso di aver trascorso più della metà del tempo in una videochiamata guardando il proprio volto. Certo, alcune persone lo hanno fatto semplicemente per verificare quanto fossero belli, ma in gran parte, questo era guidato dalla paura di apparire male sulla macchina fotografica. E va da sé che quando trascorri la maggior parte della riunione guardando profondamente nei tuoi occhi, non puoi rimanere pienamente presente e impegnato.
Se hai difficoltà a tenere gli occhi fissi sui tuoi ospiti, prova a schiaffeggiare un post-it sul tuo viso sullo schermo. Potresti ancora chiederti come sembri, ma ti verrà in mente molto meno che se ti guardassi per tutto il tempo.
È divertente che qualcosa come (apparentemente) di base come interagire con i colleghi in una riunione possa essere così sfumato. E quando ti senti colpevole di falsi passi come questi, può essere facile picchiarti per errori sciocchi o sentirti inadeguato. Ma se c'è una cosa che spero tu abbia imparato, è che siamo molto più duri con noi stessi di quanto gli altri siano di noi. Alla fine, i tuoi colleghi perdoneranno l'errore occasionale di videoconferenza. Ma mentre ci sei, potresti anche cercare di migliorare. Indipendentemente da quanto sei avanzato nella tua carriera, la comunicazione non è un segno di spunta che puoi semplicemente spuntare dalla tua lista di cose da fare, è un'abilità permanente su cui costruisci continuamente.
