Venerdì scorso alle 16:30, ho spento il computer, ho ripulito la scrivania e sono tornato a casa. Uno degli oggetti che ho buttato nel cestino prima di partire era la mia lista di cose da fare per la settimana: 150 articoli, tutti spuntati. Non ho lavorato una sola notte a tarda notte o la mattina presto quella settimana. E ho anche avuto il tempo a casa di prepararmi cene decenti, vedere amici, portare a spasso il cane e guardare troppa TV.
Ora, prima di fare qualsiasi ipotesi sul contenuto della mia lista di cose da fare o sull'importanza del mio lavoro in generale, dovrei menzionare che durante quella settimana ho guidato una chiamata del comitato direttivo, ho fatto un brainstorming di una proposta di sovvenzione per l'USDA, incontrato il direttore esecutivo di una grande fondazione, presentato da un dirigente Microsoft a un imprenditore di spicco, presentato tre proposte di sovvenzione e ricevuto la mia revisione annuale delle prestazioni (tra l'altro molto positiva).
In breve, lavoro molto ogni settimana. Come posso farlo senza avere un esaurimento nervoso e con il tempo libero? Ecco alcuni consigli.
1. Sapere cosa bisogna fare
Anche se sembra ovvio, le cose che stressano maggiormente le persone sono di solito quelle che non sapevano aspettarsi. Quindi, per iniziare la settimana, ripassa in dettaglio tutto ciò che devi fare. Ad esempio, supponiamo che tu sappia che una proposta è prevista per venerdì, ed è il tuo compito fare la narrazione, ma il team finanziario è responsabile del budget. Per assicurarti che l'intero progetto venga completato in tempo, assicurati di aggiungere "check in con il team finanziario sul budget" al tuo elenco di cose da fare.
Sono piuttosto agnostico riguardo agli strumenti per le liste di cose da fare; le liste scritte funzionano altrettanto bene per me delle soluzioni elettroniche, come Evernote o Asana. Ma ho una regola secondo cui l'intero elenco deve trovarsi in un unico posto. Puoi segmentare e riorganizzare tutto ciò che ti piace, ma dovresti vedere tutto ciò che devi fare in una sola occhiata.
2. Scopri prima cosa devi fare
Quando ho supervisionato personale meno esperto, ho scoperto che il blocco più grande per loro non era sapere come stabilire le priorità e organizzare la loro giornata.
Ad esempio, se ci fosse un grande progetto previsto per la settimana successiva, avanzerebbero a pieno ritmo verso quella scadenza, nonostante il fatto che prima avevano bisogno di raccogliere informazioni da un altro dipartimento - informazioni che potrebbero probabilmente annullare tutto il lavoro che hanno fatto. E nel frattempo, c'erano altri progetti più piccoli su cui avrebbero potuto fare progressi reali.
Le tue priorità possono anche cambiare in base al tuo umore o programma. Ad esempio, se sto vivendo una giornata particolarmente non creativa, so che sarebbe più efficace per me dare la priorità a un progetto di dati. Se sono in riunione per gran parte della giornata, rispondo alle chiamate e alle e-mail tra gli appuntamenti piuttosto che provare a lanciarmi in qualcosa di più grande in così poco tempo.
Sarai molto più efficace se lavori con le tue priorità e restrizioni piuttosto che cercare di resistere.
3. Chiedi aiuto
Se non ho guadagnato nient'altro lavorando senza fini di lucro, ho imparato che se non chiedi, non ottieni. Nessuno può svolgere il lavoro di un'organizzazione da solo. Se non hai le capacità o il tempo per fare qualcosa in modo efficiente, è tuo dovere chiedere aiuto.
Fortunatamente, lavorando per organizzazioni no profit, di solito riesco a trovare un volontario che mi aiuti con compiti più banali. Se ho bisogno di un livello più alto di competenza, estraggo la mia rubrica e vedo se conosco qualcuno che possa suggerire una soluzione. Di recente, ad esempio, stavo piangendo per una relazione intermedia per un donatore. Eravamo a metà di un nuovo programma, quindi anche se sapevo di aver fatto molto, non sapevo come comunicarlo nel modulo del rapporto. Così, ho portato una delle mie amiche di comunicazione per un caffè e mi ha suggerito di concentrare l'intero rapporto sulle storie dei clienti e su come interpretavano il nuovo programma.
Fu una svolta, una che non avrei mai avuto da solo. Il donatore lo ha adorato e mi ha messo in contatto con il suo dipartimento di comunicazione per pubblicizzare ancora di più il programma. Una volta che mi è venuta l'idea, mi ci è voluta una settimana per finire il rapporto, lo stesso tempo che avevo passato a preoccuparmi prima di incontrare il mio amico.
4. Chiudere il loop
Conosci quella sensazione soddisfacente di controllare qualcosa dalla tua lista di cose da fare? Non si sente solo bene; è un modo importante per indicare che hai completato un'attività e ora puoi passare a qualcos'altro.
Ma prima di andare avanti, ti consigliamo di assicurarti di avere un registro delle attività completate da qualche parte, in modo da poter dare seguito se, ehm, gli altri non sono così efficienti come te. Quando finisco una proposta di sovvenzione, ad esempio, inserisco sempre un promemoria nel mio calendario per dare seguito al finanziatore in otto settimane. A quel punto, la maggior parte dei finanziatori avrà preso le proprie decisioni e, in caso contrario, potrebbero essere interessati a saperne di più sull'organizzazione. Allo stesso modo, il tuo capo potrebbe non rispondere a te su un progetto per alcune settimane se lo lasci a lui, ma un suggerimento dopo alcuni giorni può indurlo a dare un'occhiata prima.
Sono fermamente convinto di lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Il mio lavoro è troppo importante per me e per le persone che la mia organizzazione serve per accettare qualsiasi cosa tranne il meglio. Ma so per esperienza che correre me stesso sfilacciato lavorando oltre 60 ore alla settimana non aiuterà nessuno alla fine. Lavorare in modo più efficiente significa risultati migliori e un fine settimana: cosa potrebbe esserci di meglio?
