Negli ultimi mesi, ho cercato di mettere insieme il programma della mia organizzazione per il 2015. La cosa più importante che dovevo fare era assicurarmi di sapere quando tutti i nostri eventi stavano accadendo. Ma prima che potessi inserirli nel mio calendario, dovevo prima capire quali eventi avevo davvero bisogno di pianificare.
Per il non profit, gli eventi ospitati sono i modi principali in cui la tua comunità interagirà con la tua organizzazione. E quindi, è vitale che ti rappresentino bene. Un evento lanciato frettolosamente lo vedrà e farà sembrare che la tua organizzazione sia incompetente. Per essere sicuri di ospitare i migliori eventi possibili, è importante stabilire le priorità dei tuoi eventi e pianificarli affinché siano il più efficaci possibile.
Negli ultimi 10 anni in cui ho lavorato per organizzazioni no profit, ho sviluppato quattro domande cruciali da porsi prima di decidere di pianificare un evento.
1. Di cosa ha bisogno la nostra organizzazione da questo evento?
Fondamentalmente, perché stai pensando di ospitare questo evento in primo luogo? Stai cercando di raccogliere fondi? se cosi, quanto? Stai cercando di incontrare nuovi sostenitori o creare nuove connessioni? Se non si tratta di una raccolta fondi, forse stai cercando di attirare nuovi clienti o educare le persone che fanno già parte della tua organizzazione su una nuova iniziativa.
Se questo evento non sta facendo nulla per te, perché lo stai facendo? È necessario stabilire quale partecipazione ha la tua organizzazione nei risultati dell'evento prima di impegnare tempo e risorse. Questo ti aiuterà anche a stabilire le priorità dell'evento nel contesto di tutte le altre attività.
2. Di cosa hanno bisogno i tuoi ospiti da questo evento?
Anche se dovresti prima considerare le tue esigenze, l'evento riguarda in realtà i tuoi ospiti. Per poter raggiungere i tuoi obiettivi (che hai delineato utilizzando la domanda sopra), devi invogliare i partecipanti a interagire con te nel modo giusto.
Parla con ospiti passati e potenziali di ciò che amano dei tuoi eventi e di ciò che vorrebbero in futuro. Gli piace sentirsi un "insider" o essere pubblicamente riconosciuto per la loro generosità? Alcuni potrebbero dire che gli piacciono gli eventi rumorosi e vivaci; altri potrebbero preferire una notte più tranquilla. Un vantaggio in più di questa strategia è che le persone che intervisterai vorranno sicuramente vedere come hai seguito i loro consigli al tuo prossimo evento.
3. Come lo faremo?
Ora che hai un'idea di ciò di cui i tuoi ospiti avranno bisogno, devi pensare a come dare loro ciò che vogliono. Ad esempio, se i tuoi ospiti devono avere una migliore comprensione del tuo programma, forse decidi di far parlare un cliente durante l'evento sulla sua esperienza con quel particolare programma, oppure mostri un video e distribuisci materiale di lettura sul tuo modello. Oppure, se hai un grande obiettivo di raccolta fondi e un pubblico amante del divertimento, forse un'asta dal vivo è la strada da percorrere.
Dal momento che questo è solo uno schema, non è necessario immergersi troppo nei dettagli o impegnarsi ancora per qualcosa. Tuttavia, se ti rendi conto di non avere la capacità di organizzare un evento in grado di soddisfare le esigenze della tua organizzazione e dei tuoi ospiti, ora è il momento di capirlo. Non devi necessariamente scartare l'idea, ma questa domanda ti aiuterà a capire se hai bisogno di ridimensionare o reclutare ulteriore aiuto.
4. In che modo questo evento è diverso dagli altri eventi?
Non c'è niente di peggio che partecipare allo stesso evento due volte in un anno e niente potrebbe essere più costoso per l'host. Se ti ritrovi a pianificare un pranzo, una cena e una gita di golf per lo stesso gruppo di donatori nello stesso anno, puoi aspettarti l'affaticamento dei donatori e un calo degli utili sugli investimenti. Invece, considera la pianificazione di un evento di scoppio importante per quei donatori e quindi un evento più piccolo per i tuoi potenziali clienti o migliori volontari.
In azione
Per aiutarti a iniziare, ecco una strategia di esempio per un evento che ho recentemente messo insieme usando queste quattro domande:
Cosa ci serve?
- Raccogli $ 50.000
- Aggiorna cinque donatori
- Attira 10 nuovi donatori, tre a $ 5K o superiore
- Introdurre una nuova campagna capitale
Di cosa hanno bisogno gli ospiti?
- Essere sicuri che i loro soldi vengano saggiamente investiti
- Un'occasione per vedere il programma in prima persona
- Giustificazione per dare di più, oltre il prezzo del biglietto
Come lo faremo?
- Coinvolgere il consiglio di amministrazione per invitare nuovi donatori
- Imposta pranzi pre-evento con donatori attuali per l'aggiornamento
- Invita un partecipante al programma a parlare
- Assumi un nuovo designer per l'invito e il programma
- Dai loro da mangiare bene - considera di chiedere agli chef locali
- Imposta la capacità di dare da dare
- Assumi una band
- Aumentare la copertura della stampa
In che modo questo evento è diverso?
- La nostra unica cena a sedere
- Unico evento destinato ai nostri principali donatori (anni '60 -'70, per lo più pensionati, per lo più volontari passati o attuali)
- Unico evento a cui partecipano solitamente tutti i membri del consiglio
- Di solito è programmato per la primavera, contemporaneamente alla laurea del cliente
La pianificazione di eventi può essere un'attività estenuante e dispendiosa in termini di tempo, a maggior ragione se i tuoi eventi raggiungono effettivamente i tuoi obiettivi. Ponetevi queste quattro domande, tuttavia, e sarete in grado di pianificare meglio i vostri eventi e determinare quali sono realmente necessari e utili per la vostra organizzazione.
