Sappiamo tutti che il lavoro implica, beh, il lavoro. Anche se ami il tuo lavoro, non può sempre essere facile e non può sempre essere divertente.
Ma a volte vogliamo che il nostro lavoro sia un po ' (o molto) più semplice. Vogliamo portare a termine il nostro lavoro più rapidamente, per non sentirci troppo tesi o sopraffatti e avere più tempo per le cose che amiamo davvero.
La buona notizia è che ci sono modi per farlo (senza essere un fannullone totale). Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti e trucchi preferiti di seguito per essere più produttivi, rimuovere le cose che non devi fare dalla tua lista di cose da fare e, nel complesso, rendere il tuo lavoro un'esperienza molto più piacevole.
1. Non pianificare di fare troppo
Ecco un segreto per te: la maggior parte delle liste di cose da fare sono troppo lunghe, il che porta al superlavoro e allo stress quando non tutto viene fatto. Invece, supponi che puoi ottenere solo una cosa grande, tre cose medie e cinque piccole cose al giorno (meno se hai molte riunioni). Abbiamo creato un modello per aiutarti a pianificare un elenco di cose da fare più ragionevole.
2. Concentrarsi su compiti ad alto rendimento
Focalizza la maggior parte della tua energia su quei compiti che stanno per creare i risultati migliori. Sembrerai che stai facendo molto di più, ma segretamente con meno sforzo. Questo è spesso chiamato ottenere il frutto basso: le ricompense che puoi ottenere con il minimo sforzo.
3. Lavorare in Sprint
È stato detto più volte che il segreto per ottenere più lavoro in meno tempo è lavorare a raffica, con interruzioni nel mezzo. Gli intervalli che scegli dipenderanno dal tuo lavoro e dalle tue preferenze, ma, qualunque cosa tu vada, imposta un timer, fai del tuo meglio per rimanere concentrato per quel periodo di tempo, quindi alzati e fai una pausa. Ti sentirai più energico durante le sessioni di lavoro e alla fine sarai molto più efficiente.
4. Dai a ogni giorno un tema
Le distrazioni continuano a farti deragliare dal concentrarti sulle cose veramente importanti? Usa Jack Dorsey - il co-fondatore di Twitter e il CEO di Square's - segreto e prova a dare un tema ogni giorno. In questo modo, quando sorgono le distrazioni, sai o puntarle ad un altro giorno o, se devi, affrontarle rapidamente e tornare in pista.
5. Inizia con l'attività più difficile
Togliendo la cosa più difficile dal piatto per prima cosa al mattino, il resto della giornata sembrerà molto più semplice al confronto. Inoltre, non sprecherai energia mentale tutto il giorno pensando a questa sfida che devi fare.
6. Segui la tua energia
Ognuno ha determinati momenti della giornata in cui sono più o meno produttivi. Se pianifichi grandi progetti durante i tempi di inattività energetica, stai rendendo il tuo lavoro molto più duro con te stesso. Invece, prova a mappare il tuo giorno ideale in base ai tuoi livelli di energia.
7. Non combatterlo quando ti senti inutile
Probabilmente una delle cose più difficili da fare al lavoro è forzarti a lavorare sodo quando non ti senti davvero in cima al tuo gioco. Quindi, a meno che tu non abbia una scadenza in sospeso e assolutamente non puoi, rimandare quel particolare compito e fare qualcosa di più adatto alle tue capacità mentali. La scrittrice Katie Douthwaite suggerisce che questo è un ottimo momento per mettere a tacere quei compiti noiosi e monotoni.
8. Usa i modelli ogni volta che puoi
Perché reinventare la ruota ogni volta che devi fare qualcosa? Hai un'e-mail che devi scrivere spesso? Usa un modello. Devi creare una presentazione? Usa un modello. Riprogettazione del tuo curriculum? Usa un modello. Ottieni l'immagine.
9. Impostare le risposte predefinite
Meglio ancora, se usi Gmail, imposta questi modelli come risposte predefinite, quindi non devi nemmeno lasciare la tua casella di posta per rilasciarli e inviarli.
10. Imposta testo automatico
Se stai spesso rispondendo ai messaggi mentre sei in viaggio dal tuo telefono, rendi più semplice te stesso impostando il testo automatico. Ad esempio, "intonazione" potrebbe espandersi per riempire l'intonazione dell'ascensore, il che significa che non è necessario digitare l'intera cosa ogni volta sulla tua piccola tastiera. Leggi qui per ulteriori informazioni su come configurarlo.
11. O non digitare affatto
Puoi anche utilizzare la funzione di talk-to-text del telefono per rispondere più facilmente e rapidamente ai messaggi. L'esperta di produttività Alex Cavoulacos spiega come la usa a suo vantaggio qui.
12. Riduci le tue e-mail
Intendiamo indovinare che rispondere alle e-mail richiede molto tempo ed energie. E se ti rendessi tutto più semplice impostando un limite su quanto può essere lunga ogni risposta? Ovviamente, alcuni messaggi devono necessariamente essere più lunghi di altri, ma sfidare te stesso a mantenerli sotto cinque frasi (o anche più brevi!) Il più spesso possibile.
13. Basta avere una conversazione
Le lunghe catene di e-mail ti hanno abbattuto? Quando una conversazione inizia a diventare troppo contorta, considera se sarebbe più semplice saltare al telefono o organizzare una riunione per parlarne. A volte una conversazione di 10 minuti può eliminare ore di messaggi e-mail.
14. Elimina le email di follow-up
Niente rende più difficile la risposta alle e-mail della posta in arrivo, riempiendosi costantemente di e-mail di follow-up di persone a cui non hai ancora avuto la possibilità di rispondere. Quindi crea un risponditore automatico che informi le persone che hai ricevuto il messaggio e risponderà a tempo debito, sperando di dissuadere i castori desiderosi dal rispedirti costantemente. Potresti anche includere le risposte alle domande più frequenti, per aiutare potenzialmente il messaggero ad aiutare se stessa (e impedirti di dover rispondere affatto).
15. Utilizzare la strategia OHIO
Quante volte apri un'e-mail, la leggi e la lasci nella tua casella di posta per occuparti in seguito? Non farlo! In realtà sta impiegando più tempo ed energie per elaborarlo più volte. Invece, segui la strategia OHIO (gestiscila solo una volta) e affrontala immediatamente, sia eliminandola, rispondendo, sparando alla persona giusta o, per messaggi più grandi che richiederanno più tempo, analizzandolo in attività da inserire nell'elenco delle cose da fare.
16. Sbarazzarsi di quante più decisioni possibili
L'affaticamento decisionale è reale e potrebbe rendere le giornate più difficili. Per evitare che influisca sul tuo lavoro, elimina quante più decisioni possibili. Questo potrebbe significare indossare una divisa da lavoro in modo da non dover scegliere un vestito ogni giorno, portare la stessa cosa a pranzo per una settimana o organizzare un incontro permanente con il tuo capo in modo da non dover sempre chiedere per uno. Qualunque cosa serva per mettere molte delle tue decisioni sull'autopilota.
17. Interrompi multitasking
Questa abitudine può farti sentire come se avessi fatto di più, ma in realtà ti sta rallentando e rendendo il tuo lavoro più duro di quanto debba essere. Quindi fai del tuo meglio per concentrarti su un compito fino a quando non viene completato, quindi passa a quello successivo. Scoprirai che la tua mente è chiara e il tuo lavoro è migliore (e più facile).
18. Lasciati un Cliffhanger
A volte la parte più difficile del lavoro è iniziare qualcosa. Quindi, rendi più semplice saltare in un'attività lasciandoti un cliffhanger. Questo significa che, se stai trascinando i piedi per iniziare un progetto, inizia, fai un po 'di esso (anche se non è il tuo miglior lavoro) e poi lascialo incompiuto per tornare al giorno successivo. Andare avanti sarà molto più semplice quando avrai già un posto dove saltare.
19. Rimuovi qualcosa dalla tua lista di cose da fare
Prendi seriamente in considerazione ogni elemento del tuo elenco di cose da fare per vedere se c'è qualcosa che in realtà non è importante. Questo vale soprattutto per le cose che continuano a essere messe sul back burner. Vale la pena chiedersi: "Se ho rimandato così tanto, è davvero così necessario?"
20. Dì "No" a Qualcosa
Oltre a rimuovere qualcosa dal tuo piatto, considera di dire "no" un po 'più spesso alle nuove domande. Ovviamente non puoi farlo tutto il tempo solo per uscire dal lavoro, ma se ti senti sopraffatto o ricevi una domanda per qualcosa non correlato al lavoro (come fare un'intervista informativa con il figlio di un amico), succhialo e dire "no". Ecco alcuni suggerimenti su come dirlo bene al tuo capo e ai tuoi amici.
21. Incontri con domande costanti
Nel caso in cui non l'avessi ascoltato, le riunioni possono facilmente diventare un'enorme perdita di tempo. Ogni volta che pianifichi una riunione, anche ricorrente, dovresti davvero chiederti se deve accadere, se stai dedicando troppo tempo o se devi essere presente. Se ritieni che la risposta a una qualsiasi di queste domande sia "no", considera di adeguarti (o di parlare con il tuo capo per assicurarti di utilizzare il tuo tempo nel modo più efficace possibile).
22. Avere un elenco di "cose da non fare"
Per aiutarti a dire "no" di più e ridurre l'affaticamento decisionale, avvia un elenco di "non-fare", un elenco di cose che non dovresti mai perdere tempo a fare. Dai un'occhiata a queste idee per iniziare.
23. Delega alcuni dei tuoi lavori
Esiste un compito che stai davvero spaventando o che ritieni non faccia più parte della descrizione del tuo lavoro? Valuta se varrebbe la pena delegarlo a un dipendente più giovane o, se stai davvero annegando, se è il momento di presentare un tirocinante o un nuovo rapporto diretto. Ecco alcune linee guida per capire quando la delega è la strada giusta da percorrere.
24. O Crowdsource It!
Lo scrittore Jennifer Dziura suggerisce il crowdsourcing come un modo per "fare meno sforzi per te stesso mentre rendi i clienti e gli utenti più felici". In sostanza, sta lavorando insieme al cliente o all'utente per fare proposte, presentazioni e simili. Per saperne di più su come può svolgersi nella tua vita lavorativa quotidiana, dai un'occhiata al suo articolo.
25. Fai uno scambio di lavoro
Hai un compito che stai temendo o davvero non sai come gestire? Chiedi a un collega nel tuo dipartimento se vuole scambiare! Fondamentalmente, mandi uno dei tuoi compiti meno favoriti a modo suo, e lei manda uno dei suoi a te. Non dovrai trascinarti attraverso qualcosa che hai temuto, ma il lavoro verrà svolto, potenzialmente anche meglio di quanto avresti potuto fare da solo; qualcuno che non ha aggravato il compito potrebbe rapidamente essere in grado di vedere qualcosa che non potresti.
26. Evita il perfezionismo (eccetto dove conta davvero )
Fare pressione su te stesso per rendere tutto perfetto il tuo lavoro non ti sta solo stressando, ma potrebbe rallentarti e indurti a procrastinare le cose finite perché sei preoccupato che non siano solo giuste. In alcuni casi (grande report di fine anno per il tuo capo, copia che sta uscendo nel mondo) questo tipo di attenzione ai dettagli è fondamentale. Ma in altri (inviare una e-mail al tuo collega, ottenere una prima bozza di una presentazione per il tuo team), concentrarsi sul perfezionismo sta rendendo la tua vita più dura di quanto deve essere.
27. Cerca i modi per semplificare i processi
C'è un compito che ti porta sempre per sempre a completare? Qualcosa che ritieni sia molto più difficile di quanto dovrebbe essere o qualcosa che ti sta occupando troppo del tuo tempo? Piuttosto che limitarsi a trasportarlo di volta in volta, vedi se ci sono modi per semplificare questi processi. Forse sta parlando con altre aziende per vedere se hanno trovato un modo più semplice. Forse si sta coordinando con altri dipartimenti per vedere se possono aiutarti a risparmiare tempo o fatica. (Ad esempio, c'è qualcosa che il team di ingegneri potrebbe essere in grado di costruirti rapidamente e che ti farebbe risparmiare un sacco di tempo?)
28. Assumi un assistente virtuale per piccole cose
Tutti noi abbiamo quelle cose umili che ci richiedono ore per il completamento, ma potrebbero essere facilmente fatte da qualcun altro. Se non hai qualcuno in azienda a cui delegare, considera di assumere un assistente virtuale per aiutarti. Possono fare qualsiasi cosa, dalla pianificazione dei piani di viaggio alla correzione delle relazioni, al noioso lavoro di progettazione sulla prossima presentazione, praticamente qualsiasi cosa tu abbia paura di iniziare e davvero non devi fare te stesso. Consulta i consigli dell'esperta di efficienza Marissa Brassfield per capire se qualcosa vale la pena esternalizzare.
29. Ottieni tutto super organizzato
I tuoi file Le cartelle del tuo computer. La parte superiore della tua scrivania. La tua casella di posta. Prenditi il tempo necessario per organizzarti in modo che trovare le cose di cui hai bisogno non sia mai l'ostacolo per iniziare un'attività. Ehi, tutto può essere fatto in soli 30 minuti!
30. Non lasciare che i tuoi colleghi ti interrompano
I tuoi colleghi probabilmente intendono bene, ma il loro flusso costante di aggiornamenti di messaggistica istantanea, domande rapide per te sull'ultimo progetto o chat di chiacchiere sui loro fine settimana può rovinare seriamente il tuo flusso di concentrazione, rendendo più difficile portare a termine compiti difficili . Installa sistemi che avvisino i tuoi compagni di ufficio quando ti trovi nella zona, che si tratti di un messaggio di non disturbo nella chat o di enormi cuffie che indicano che non devi essere disturbato, e comunicali chiaramente.
31. Fai un pisolino
Vedi se riesci a intrufolarti in un pisolino durante il crollo pomeridiano. Anche 20-30 minuti di occhio chiuso possono darti più energia del caffè, migliorare il tuo umore, migliorare le tue capacità analitiche e di apprendimento e bandire lo stress, rendendo il resto della giornata molto più facile e piacevole. Quindi chiudi la porta, vai furtivamente in macchina o fai tutto il necessario per addormentarti rapidamente.
