Non ti piacciono solo gli strumenti, le scorciatoie o gli hack che ti aiutano a fare le cose più velocemente o in modo più efficiente? Dopotutto, chi vuole passare più tempo a fare qualsiasi cosa di cui non hai assolutamente bisogno?
In quella nota, ecco tre fantastici acronimi sul posto di lavoro che dovresti sapere: tutti offrono framework che ti aiuteranno a rimanere concentrato e puntuale, indipendentemente da cosa stai lavorando.
1. OHIO: gestirlo solo una volta
Quante volte apri un'e-mail solo per tornare indietro e rileggerla? Forse tre o quattro volte?
È un lavoro superproduttivo, a meno che tu non stia riflettendo profondamente sulla questione. Dato che gli esperti affermano che solo il 20% della nostra e-mail è effettivamente essenziale per il nostro lavoro, toccarla più volte non fa che peggiorare una brutta situazione.
Invece, OHIO! Aprilo una volta e fai qualcosa con esso. (Questo funziona anche per scartoffie, posta in arrivo o qualsiasi altra cosa, tra l'altro.) Prova questi suggerimenti utili da Come fare le cose per gestire in modo più efficace la posta elettronica o la carta.
- Non ne hai bisogno? Cancellalo!
- Se si desidera mantenerlo, ma non è necessario intervenire immediatamente, archiviarlo.
- Se riesci ad agire subito, pensa ai messaggi che richiedono meno di due minuti per rispondere, fallo.
- Per i messaggi con contenuti di lavoro reali è necessario stabilire le priorità e trascorrere del tempo, archiviarli in una cartella "azione", quindi tornare quando si è pronti a svolgere attività mirate in tale area.
2. FIOSP: Fatti, Problema, Obiettivo, Strategia, Piano
Molti anni fa, un mentore ha condiviso questo processo con me e lo uso sempre per risolvere problemi o situazioni di risoluzione dei problemi. È di grande aiuto nell'organizzare i miei pensieri e nel mettere insieme un piano d'azione, sia che stia lavorando al mio progetto sia con una squadra.
La prossima volta che ti trovi ad affrontare una crisi lavorativa, devi risolvere al più presto, prova questo:
Fatto
Inizia chiarendo i fatti. Potresti essere tentato di andare a ipotesi, osservazioni o opinioni, di saltare a soluzioni o persino di incolpare la radice del problema. Ma durante la risoluzione dei problemi, le soluzioni devono essere integrate nei fatti.
Ad esempio, supponiamo che tu stia cercando di risolvere il problema di un cliente insoddisfatto del servizio di call center che la tua azienda sta fornendo. Ecco i fatti:
I tempi di risposta nel call center sono in esecuzione al 60% delle chiamate risposte entro due minuti. Il nostro contratto afferma che dobbiamo rispondere all'80% delle chiamate entro due minuti.
Problema
Una volta che hai i fatti della questione giù, indica il problema guidato dai fatti. Ancora una volta, stai lontano dalla colpa e guarda le implicazioni dei fatti:
Il cliente è invaso da lamentele dei dipendenti sul nostro servizio, mettendo a rischio i nostri contratti futuri con loro. Inoltre, la non conformità al contratto costa alla nostra azienda $ 1.000 al giorno in multe.
Obbiettivo
Qui è dove si chiarisce quale, esattamente, il tuo obiettivo è nella situazione. Aiuterà a identificare i divari tra i fatti e gli obiettivi.
Il nostro obiettivo è quello di rispondere all'80% di tutte le chiamate entro due minuti come da contratto, chiarire l'attuale arretrato e fermare le multe che stiamo subendo.
Strategia
Ora fai un passo indietro e guardi al quadro generale: come i problemi si adattano ai fatti e quale deve essere la corretta azione correttiva.
La nostra strategia è quella di correggere le scarse prestazioni portando personale di riserva addestrato, prolungando le ore del call center di due ore ogni giorno questa settimana e, quando necessario, eseguendo le chiamate a un centro di overflow ben addestrato.
Piano
Una volta identificata la tua strategia, questi sono i passaggi tattici che dovrai adottare per implementarla. Qui è possibile assegnare attività e tempistiche secondo necessità.
Gestione contabile
- Esaminare il piano di azioni correttive con il cliente entro la chiusura dell'attività oggi.
- Fornire aggiornamenti dei clienti ogni 24 ore fino a quando i livelli di servizio non tornano alla velocità conforme.
operazioni
- Adeguare i sistemi in modo tale da consentire a COB due ore di funzionamento aggiuntive.
- Chiama tre membri aggiuntivi a tempo pieno entro martedì.
legale
- Revisionare le implicazioni del contratto non conforme e valutare i danni ad oggi.
Utilizzando questo framework, puoi passare dal mal di testa alla soluzione in modo rapido e semplice, guidando il tuo team verso una conversazione più produttiva sulla risoluzione dei dilemmi sul posto di lavoro.
3. BRAN: Vantaggi, rischi, alternative, niente
No, non sto parlando dei cereali qui! È un acronimo rapido per aiutarti a valutare i pro, i contro e le implicazioni nel prendere una decisione.
Ad esempio, supponiamo che il tuo dipartimento stia cercando di decidere se assumere un nuovo dipendente per aiutare con le campagne sui social media.
Diamo un'occhiata a BRAN.
Benefici
- Aumenta le impressioni e la consapevolezza del marchio creando una presenza coerente nei cinque principali luoghi di social media utilizzati dal nostro pubblico.
- Fai crescere la nostra mailing list.
- Aumenta le visualizzazioni del sito web.
- Tienici all'avanguardia dei mercati dei social media.
rischi
- È difficile misurare il ROI sulle campagne di social media. Come sapremo se funziona?
- Aggiunge un conteggio dei costi e le spese associate a un nuovo noleggio.
- Non sono sicuro se la consapevolezza del marchio sociale contribuirà alla crescita dei clienti o dei ricavi.
alternative
- Assegnare i social media al personale esistente su scala ridotta e misurare i risultati.
- Trova un tirocinante a basso costo per dimostrare il concetto durante l'estate.
- Condividi il costo di un gestore di social media con altri dipartimenti dell'organizzazione.
Niente
- Continua lo status quo con gli attuali sforzi di marketing, non aggiungere il conteggio dei titoli o l'ambito e non apportare modifiche per far crescere il pezzo sui social media.
Ricorda, hai sempre la possibilità di non fare nulla. A volte "non ancora" è una risposta abbastanza valida fino a quando non si raccolgono più informazioni, più finanziamenti o una dichiarazione di indennità più chiara.
Il posto di lavoro può spesso essere complesso, ma l'uso di framework e strumenti può aiutare a superare parte di quella complessità e arrivare a soluzioni e decisioni che servono meglio te e il tuo lavoro!
