Gli eventi di raccolta fondi sono ottimi modi per aumentare il denaro e la consapevolezza della tua organizzazione. Ma se lavori in una piccola organizzazione no profit, può essere difficile trovare il personale (e il tempo!) Per pianificare tali eventi.
È qui che entra in gioco un comitato ospitante.
In poche parole, un comitato ospitante è un gruppo di volontari che si assumono la responsabilità di pianificare un evento. L'effettiva portata delle responsabilità può cambiare da organizzazione a organizzazione (o persino evento a evento), ma in generale ci si può aspettare che inviti ospiti, promuovano l'evento e acquistino un biglietto per partecipare.
Come per tutti i volontari, tuttavia, un comitato ospitante in genere ha bisogno di una direzione per servire al meglio gli obiettivi organizzativi. Ecco alcuni suggerimenti per la gestione di un comitato ospitante al fine di rendere la tua prossima festa un successo.
1. Scegli saggiamente
I buoni membri del comitato ospitante dovrebbero avere due attributi chiave: dovrebbero avere una cerchia di contatti ampia e influente e non dovrebbero avere paura di raggiungerli.
Per farlo nel modo più efficace, tuttavia, quei membri del comitato dovrebbero già avere una certa esperienza con la tua organizzazione ed avere familiarità con il lavoro che fai. Ciò consentirà loro di parlare con potenziali donatori con maggiore autorità e parlare per esperienza personale, che è sempre più efficace. Con questo in mente, rivedi le tue liste dei donatori e le liste dei volontari per vedere chi potrebbe essere adatto.
Se hai bisogno di aiuto oltre a quello, ad esempio, con la pianificazione della logistica dell'evento, scegli i membri del comitato che hanno una comprovata esperienza di presentazione e di lavoro svolto in modo efficace in altri eventi ospitati dalla tua organizzazione.
Poiché sono l'unica raccolta fondi dedicata al personale della mia attuale organizzazione, estraggo solo i membri del comitato ospitante dal mio principale donatore e dalla lista di potenziali clienti. In questo modo, sono in grado di pianificare l'evento e coltivare i donatori allo stesso tempo.
Quando ero in una più grande organizzazione che ha fatto più sensibilizzazione sui nostri eventi, abbiamo cercato di ottenere nomi di celebrità nel nostro comitato ospitante. Di solito non sono stati in grado di aiutare (e talvolta non hanno nemmeno partecipato!), Ma hanno attirato l'attenzione della società e degli scrittori di intrattenimento, che avrebbero poi coperto l'evento.
2. Essere chiari sui doveri
La sfida con molti lavori di volontariato è che ci sono poche aspettative concrete o modi per rendere le persone responsabili.
Sebbene sia certamente necessario ricordare che i volontari stanno svolgendo i loro compiti per la bontà del loro cuore, la maggior parte dei volontari che conosco preferiscono istruzioni chiare e linee guida su ciò che sarà più utile per l'esecuzione dell'evento. Mi piace redigere una "descrizione del lavoro" per ogni evento che faccio, delineando le responsabilità dei membri del comitato ospitante, in modo che sappiano cosa aspettarsi, posso mantenerli in pista e restiamo tutti sulla stessa pagina.
Per quanto riguarda queste responsabilità, i comitati ospitanti possono fare di tutto, dalla raccolta di cibo e forniture alla progettazione di inviti a fare grandi donazioni. Basta capire di cosa hai bisogno e chiederlo nella descrizione del volontario.
La migliore descrizione che ho visto finora è di Equality Hawaii, che non solo stabilisce le funzioni del comitato ospitante, ma include anche un modulo di donazione, che rende facile per i volontari fornire il dono richiesto per l'adesione al comitato ospitante. Questo tipo di accordo non è appropriato per ogni organizzazione, ma è di grande ispirazione per una crescente organizzazione no profit.
3. Di 'grazie
Le prime persone che chiami, invii via email o scrivi il giorno successivo al tuo evento dovrebbero essere il comitato ospitante. Infatti, non appena confermo il mio comitato ospitante, rivolgo i biglietti di ringraziamento, quindi ho un'altra cosa da fare la mattina dopo la serata.
Avrai anche bisogno di avere la loro prospettiva su come è andato l'evento: se c'è qualcosa che puoi fare meglio la prossima volta, se qualcuno dei loro ospiti fosse interessato a partecipare maggiormente all'organizzazione e se si divertissero nel complesso. Queste preziose informazioni possono garantire che i tuoi eventi siano più efficaci in futuro e che la tua organizzazione possa sfruttare nuove opportunità.
Ancora più importante, vuoi assicurare ai tuoi volontari che quando si impegnano così tanto e con un impegno finanziario nei tuoi confronti, lo apprezzi sinceramente.
I volontari felici, in particolare i volontari felici ben collegati e potenzialmente ricchi, sono forse la migliore risorsa che puoi avere come piccola organizzazione senza scopo di lucro. Se li tratti in modo saggio e bene, non solo avrai l'aiuto di cui hai bisogno per pianificare ed eseguire un grande evento, ma sarai anche in grado di aumentare la tua raccolta fondi al livello successivo.
