Se lavori senza fini di lucro, probabilmente hai fatto parte di un evento di raccolta fondi, sia che si trattasse di un gala stravagante o di un semplice happy hour al bar dietro l'angolo. Molte organizzazioni, in particolare quelle di piccole dimensioni, fanno affidamento su questi eventi per raccogliere molti soldi in un breve periodo di tempo.
Ma quando vieni coinvolto nel comitato di pianificazione (o addirittura devi progettare l'evento completamente da solo), non è più solo una serata divertente a partecipare. Ora, devi elaborare tutti i dettagli per creare una serata indimenticabile, che attirerà i tuoi partecipanti a buttare un po 'di soldi nel tuo cappello.
Naturalmente, la dimensione della tua organizzazione e il tuo livello di donatore determineranno il miglior tipo di evento da ospitare, e ciò influenzerà sicuramente il modo in cui pianifichi. Ma indipendentemente dalle dimensioni o dalle dimensioni della tua raccolta fondi, nella mia esperienza ho scoperto che ci sono alcuni elementi chiave che fanno funzionare questi eventi. Se ti stai imbarcando per il tuo primo evento di raccolta fondi, assicurati di avere queste cinque necessità.
1. Un bilancio
Hai sentito il detto "ci vogliono soldi per fare soldi", ed è vero al 100% per gli eventi. Certo, se sei abbastanza persuasivo, probabilmente puoi ottenere alcuni elementi essenziali donati al tuo evento, come uno spazio per eventi, alcol, cibo e persino intrattenimento. Ma nonostante quella generosità, finirai comunque per avere bisogno di un po 'di soldi a portata di mano per molte altre spese, come i trasporti, i pasti per il personale e i volontari e suggerimenti.
Per assicurarti di poterlo oscillare, crea un budget prima di iniziare a pianificare i dettagli. Con una buona comprensione della tua situazione finanziaria, sarai in grado di capire facilmente se hai i fondi per pianificare una cena a sedere o se devi accontentarti di un ricevimento informale solo per bevande. Quindi, quando inizi a ricevere donazioni e fai piani solidi, monitora attentamente il tuo budget. Dovrai bilanciare eventuali costi imprevisti con nuove donazioni o adattare i tuoi piani secondo necessità.
2. Campioni
Per avere un evento di successo, le persone devono fare una donazione e presentarsi. Ma per ottenere abbastanza donatori per partecipare, non puoi essere l'unica persona a promuovere l'evento. Avrai bisogno di un gruppo di altre persone che sono disposte a presentare la raccolta fondi ai loro amici, colleghi e reti - e, naturalmente, a ispirarli a dare.
Questo è ciò che viene chiamato il tuo "comitato ospitante", in genere composto da persone che già supportano l'organizzazione con i loro soldi o tempo. Oltre a conoscere bene la tua organizzazione, tutti i membri del comitato dovrebbero avere una vasta cerchia di contatti che incoraggeranno a partecipare.
Sebbene ogni organizzazione utilizzi i comitati di accoglienza in modo leggermente diverso, ho avuto maggior successo quando ho coinvolto direttamente il gruppo nel processo di pianificazione. Naturalmente, il grado del loro coinvolgimento dipende dagli individui, quindi usa il tuo giudizio: alcune persone sono più che felici di prendere bicchieri da Costco o sollecitare i principali sponsor aziendali, mentre altri preferiscono che i loro nomi siano elencati nell'invito e facciano alcune telefonate ai loro amici.
3. Opportunità multiple da offrire
La prima regola della raccolta fondi è chiedere. E di sicuro, quando si ospita un evento, tutti sanno che ci si aspetta che aumentino il prezzo di un biglietto. Ma puoi anche incorporare altre opportunità che i partecipanti possono offrire.
Il tipo più comune di domanda si presenta sotto forma di lotteria o asta silenziosa (e sì, puoi fare entrambe le cose). È straordinariamente facile ottenere premi per questo tipo di attività chiedendo alle imprese locali di contribuire; devi solo assicurarti che i premi corrispondano al tuo pubblico. In altre parole, un pacchetto per la giornata spa andrà molto bene durante un pranzo a tema per la festa della mamma, non tanto al torneo di golf. A volte questo può significare evitare del tutto i premi e fare un'offerta per i donatori sugli elementi del programma: $ 100 per un mattone nel tuo nuovo centro della comunità, per esempio, o $ 1.000 per andare verso una borsa di studio.
Se sai che i tuoi ospiti non sono il tipo da buttare più soldi, chiedi loro di iscriversi come volontario per i tuoi prossimi programmi e iniziative. Questo li coinvolgerà nella tua missione e li renderà più propensi a dare di nuovo in futuro, e raccontare di te ai loro amici.
4. Un'intera esperienza
La donazione a un evento è vista da molte persone come uno scambio equo: ti danno un po 'di soldi e tu dai loro un'esperienza. Il tuo compito, quindi, è di rendere l'evento così straordinario che, per essere onesti, devono donare ancora di più.
Alcune organizzazioni lo fanno con ospiti e intrattenimento di alto profilo. Ma, se non hai Beyonce o Bill Clinton sul tuo quadrante veloce, potresti voler considerare un luogo esclusivo, un'attività insolita (dance marathon, chiunque?) O una cena di alta classe. Ancora più importante, pensa a come riflettere la tua missione nell'evento. Se sei un'organizzazione a servizio diretto, puoi invitare i clienti a parlare. Scuole o programmi artistici possono mostrare il lavoro dei loro studenti. Offrendo ai tuoi ospiti un'esperienza che riflette l'unicità della tua organizzazione, stai offrendo un'esperienza che non può essere replicata. E questo è davvero impagabile.
5. Seguito
Sorprendentemente, l'elemento più importante di una raccolta fondi è il follow-up che si verifica dopo l'evento. Non essere tentato di riposare sugli allori (o allattare i postumi di una sbornia); mettiti al telefono, invia e-mail e aggiorna il tuo sito web. Ti consigliamo di contattare personalmente tutti i donatori (o potenziali donatori) che hai incontrato la sera prima e ringraziarli per il loro supporto. Questa può essere l'occasione perfetta per organizzare il maggior numero possibile di incontri di follow-up: passo uno per coltivarli per la loro prossima donazione.
E non dimenticare i tuoi fornitori e volontari! Ringraziali per averti aiutato a rendere la notte un successo. Capiscono che sei sfinito, quindi un'e-mail veloce va bene, ma per chiunque abbia davvero dato al di sopra e al di là, una nota scritta a mano è particolarmente elegante. (Fidati di me, ricorderanno la tua gratitudine quando il tuo prossimo evento si svolgerà.)
Ogni evento richiede molto tempo e sforzi per avere successo. Seguendo i suggerimenti di cui sopra, sarai in grado di ospitare eventi che creano e accrescono un seguito che porterà più persone e denaro alla tua organizzazione. E chi lo sa? Potresti anche divertirti!
