Tutti sono sempre alla ricerca di un modo per semplificare il lavoro. E non mancano suggerimenti, trucchi e hack progettati per aiutarti a raggiungere questo obiettivo.
Ma quello che funziona per me giorno dopo giorno è automatizzare le attività ripetitive. L'idea alla base di ciò è che risparmierà la tua energia mentale per i progetti che richiedono effettivamente un pensiero profondo e concentrazione.
Probabilmente stai pensando, suona benissimo, ma come posso farlo?
Tutto quello che devi fare è costruire un cheat sheet.
Il foglio più semplice e utile contiene elementi che comunemente copi e incolli. Non importa in quale settore ti trovi. Se usi un computer per il tuo lavoro, probabilmente ci sono diverse cose che devi cercare regolarmente prima di poter completare un'attività.
Per me, sono alcune diverse righe di codice HTML di cui ho spesso bisogno per caricare articoli su The Muse.
In posizioni precedenti, avevo già un paio di fogli che risparmiavano tempo e che mantenevano la messa a fuoco: uno per le formule di fogli di calcolo Excel, un altro per le intestazioni del memorandum e il più popolare, un documento con numeri di telefono e istruzioni di accesso al computer per i nuovi dipendenti. Invece di occuparmi della seccatura di cercare di nuovo il numero di telefono dell'ufficio finanziario , potrei semplicemente rivolgermi al mio fidato documento, copiare e incollare ciò di cui avevo bisogno e inviare l'e-mail senza perdere tempo.
Quindi, come inizi esattamente?
Passaggio 1: Prendi nota di ciò che ti ritrovi a riscrivere o cercare ripetutamente
Forse invii molte e-mail uguali o con parole simili ogni giorno. Se scrivi ogni volta da zero, stai sprecando prezioso potere cerebrale (e tempo). Come puoi vedere nell'esempio sopra, i miei amici mi chiedono sempre come presentare The Muse, ora ho una risposta rapida pronta per partire.
Il tuo "cheat sheet" potrebbe consistere in alcuni modelli di email pronti per essere riutilizzati a seconda di chi sia il destinatario. (E se usi Gmail, dai un'occhiata a Risposte fisse, è un punto di svolta.)
Passaggio 2: scegliere un modo per archiviare le informazioni
Non esiste un modo per farlo: utilizzare il programma che ha più senso per te. Ciò potrebbe significare un documento Word, un documento Google, una voce del Blocco note o persino bozze di e-mail archiviate in una cartella annotata. Qualunque cosa tu scelga, l'importante è che puoi facilmente fare riferimento.
Passaggio 3: dedica 20 minuti alla compilazione del documento con tali articoli dal primo passaggio
Qualunque cosa sia (e-mail, formule di Excel o forse numeri di telefono), vale la pena fare un piccolo sforzo per digitarla in un documento una volta e poi averla facilmente accessibile per riutilizzarla in futuro. Lo so per me, è stato un grande sollievo (e probabilmente ho risparmiato ore) a guardare la nota sul mio desktop per copiare e incollare le formule di Excel che mi sono ritrovato a cercare più volte al giorno.
E puoi anche mantenere questa vecchia scuola se lo preferisci. Prendi il mio vecchio amministratore: ha bordato il suo monitor con note adesive di diversi colori che l'hanno aiutata a riferirsi rapidamente ai codici di stato e agli acronimi di cui aveva bisogno ogni giorno.
Qualunque sistema tu preferisca, una nota sul tuo taccuino digitale, un documento di Word o persino una nota adesiva, trova qualcosa che funzioni per te. E mentre so che a volte può essere difficile fare una pausa nella tua folle lista di cose da fare per lavorare su qualcosa che sembra noioso in questo momento, questo è un trucco che ti farà risparmiare ore lungo la linea. Puoi farlo nel tempo che ti ci vorrebbe per prendere un caffè in fondo all'isolato.
Allora, cosa stai aspettando? È una delle cose più semplici che puoi fare per aumentare la tua produttività quotidiana.
