Rimuovi i record di dati duplicati in Excel
Programmi di fogli di calcolo come Excel sono spesso usati come database per oggetti come inventari di parti, record di vendita e liste di distribuzione.
I database in Excel sono costituiti da tabelle di dati normalmente organizzate in righe di dati chiamate record.
In un record, i dati in ogni cella o campo nella riga sono correlati, come il nome, l'indirizzo e il numero di telefono della società.
Un problema comune che si verifica quando un database aumenta di dimensioni è quello di record o righe di dati duplicati.
Questa duplicazione può verificarsi se:
- Interi record vengono immessi nel database più di una volta generando due o più record identici
- Più record hanno uno o più campi, come un nome e un indirizzo, che contengono gli stessi dati.
In entrambi i casi, i record duplicati possono causare un'intera serie di problemi, ad esempio spedire più copie di documenti alla stessa persona quando le informazioni del database vengono utilizzate in una stampa unione, quindi è una buona idea cercare e rimuovere record duplicati su una normale base.
E mentre è facile individuare i record duplicati in un piccolo campione come quello nell'immagine sopra, le tabelle dei dati potrebbero facilmente contenere centinaia se non migliaia di record, rendendo molto difficile individuare i record duplicati, in particolare i record parzialmente corrispondenti.
Per facilitare l'esecuzione di questa attività, Excel ha uno strumento di dati integrato chiamato, non a caso, Rimuovi duplicati, che può essere utilizzato per trovare e rimuovere record identici e parzialmente corrispondenti.
Tuttavia, il modo in cui il Rimuovi duplicati lo strumento è progettato, i record identici e parzialmente corrispondenti devono essere trattati separatamente.
Questo perché il Rimuovi duplicati finestra di dialogo visualizza i nomi dei campi per la tabella di dati selezionata e si sceglie quali campi includere nella ricerca di record corrispondenti:
- Per record identici, cerca tutti i campi - lascia dei segni di spunta accanto a tutti i nomi di colonna o di campo;
- Per i record parzialmente corrispondenti, lasciare i segni di spunta accanto solo ai campi corrispondenti.
Nomi di campo e lettere di colonne
Come accennato, il Rimuovi duplicati lo strumento è costituito da una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere i campi corrispondenti da cercare spuntando i nomi dei campi o delle colonne desiderati.
Le informazioni visualizzate nella finestra di dialogo - nomi di campi o lettere di colonna - dipendono dal fatto che i dati contengano una riga di intestazioni - o intestazioni - nella parte superiore della tabella dati come mostrato nell'immagine sopra.
Se lo fa - assicurati che l'opzione sul lato destro della finestra di dialogo - I miei dati hanno intestazioni - è spuntato e Excel mostrerà i nomi in questa riga come nomi di campo nella finestra di dialogo.
Se i tuoi dati non hanno una riga di intestazione, nella finestra di dialogo verranno visualizzate le lettere di colonna appropriate nella finestra di dialogo per l'intervallo di dati selezionato.
Gamma di dati contigui
Per il Rimuovi duplicati lo strumento per funzionare correttamente, la tabella di dati deve essere un intervallo di dati contigui, ovvero non deve contenere righe, colonne e, se possibile, nessuna cella vuota posizionata all'interno della tabella.
Non avere spazi vuoti all'interno di una tabella di dati è una buona pratica quando si tratta di gestione dei dati in generale e non solo durante la ricerca di dati duplicati. Gli altri strumenti di dati di Excel, come l'ordinamento e il filtraggio, funzionano meglio quando la tabella di dati è un intervallo di dati contigui.
Rimuovi esempio record di dati duplicati
Nell'immagine sopra, la tabella dati contiene due record identici per A. Thompson e due record parzialmente corrispondenti per R. Holt - dove tutti i campi corrispondono tranne il numero dello studente.
I passaggi elencati di seguito descrivono in dettaglio come utilizzare Rimuovi duplicati strumento di dati per:
- Rimuovere il secondo di due record identici per A. Thompson .
- Rimuovere il secondo record parzialmente corrispondente per R. Holt .
Apertura della finestra di dialogo Rimuovi duplicati
- Fare clic su qualsiasi cella contenente dati nel database di esempio.
- Clicca il Dati scheda sul nastro.
- Clicca sul Rimuovi duplicati icona per evidenziare tutti i dati nella tabella dati e per aprire il Rimuovi duplicati la finestra di dialogo.
- Il Rimuovi duplicati finestra di dialogo visualizza tutte le intestazioni delle colonne o i nomi dei campi dal nostro esempio di dati
- I segni di spunta accanto ai nomi dei campi indicano quali colonne cercherà di trovare corrispondenze nella ricerca di record duplicati
- Per impostazione predefinita, quando la finestra di dialogo apre tutti i nomi dei campi sono spuntati
Trovare documenti identici
- Poiché cerchiamo record completamente identici in questo esempio, lasceremo tutte le intestazioni di colonna controllate
- Clic ok
A questo punto dovrebbero essere visualizzati i seguenti risultati:
- La finestra di dialogo dovrebbe chiudersi e essere sostituita da un messaggio che dice: 1 valori duplicati trovati e rimossi; Rimangono 7 valori unici.
- La riga che contiene il duplicato A. Thompson il record sarà stato rimosso dal database
- Anche se ci sono due record corrispondenti per R. Hol t, perché non tutti i campi corrispondono: il numero di studenti per i due record è diverso - Excel considera che si tratti di un record di dati univoco
Trova e rimuovi i record parzialmente corrispondenti con Remove Duplicates
Controllo di un campo alla volta
Poiché Excel rimuove solo i record di dati che corrispondono esattamente ai campi di dati selezionati, il modo migliore per trovare tutti i record di dati parzialmente corrispondenti consiste nel rimuovere il segno di spunta per un solo campo alla volta, come indicato nei passaggi seguenti.
Le ricerche successive di record corrispondenti a tutti i campi tranne il nome, l'età o il programma rimuoveranno tutte le possibili combinazioni per i record parzialmente corrispondenti.
Ricerca di record parzialmente corrispondenti
- Fare clic su qualsiasi cella contenente i dati nella tabella dati, se necessario
- Clicca il Dati scheda sul nastro.
- Clicca sul Rimuovi duplicati icona per evidenziare tutti i dati nella tabella dati e per aprire il Rimuovi duplicati la finestra di dialogo.
- Tutti i nomi dei campi o le intestazioni delle colonne per la tabella dati sono selezionati.
- Per trovare e rimuovere record che non hanno una corrispondenza in ogni campo, rimuovere il segno di spunta da oltre i nomi dei campi che Excel deve ignorare.
- Per questo esempio, fare clic sulla casella di controllo accanto a ID studente intestazione della colonna per rimuovere il segno di spunta.
- Excel ora cercherà e rimuoverà solo i record che hanno dati corrispondenti nel file Cognome , Iniziale , e Programma campi.
- Clic ok
- La finestra di dialogo dovrebbe chiudersi e essere sostituita da un messaggio che dice: 1 valori duplicati trovati e rimossi; Restano 6 valori unici.
- La riga contenente il secondo record per R. Holt con l'ID studente di ST348-252 sarà stato rimosso dal database.
- Clic ok per chiudere la finestra di messaggio
A questo punto, la tabella di dati di esempio dovrebbe essere libera da tutti i dati duplicati.
