Il tuo Google Calendar è prenotato in eccesso con tonnellate di microprogetti? Trello occupa ore della tua giornata? Hai fatto così tante liste che non riesci nemmeno più a tenerle dritte?
Non ho dubbi che stai impostando il tuo programma con le migliori intenzioni, ma se sembra che i tuoi tentativi di organizzazione non stiano pagando, è probabile che tu stia usando il tipo sbagliato di strumento di pianificazione.
La maggior parte degli strumenti di pianificazione popolari odierni ha uno di tre scopi. Assicurati di utilizzare quello giusto per il lavoro che stai cercando di svolgere.
1. L'elenco delle cose da fare di base
Sai cos'è un elenco di cose da fare. Questo tipo di programma è ottimo per singoli membri del team o per progetti non lineari in cui l'ordine delle attività da completare non è molto importante.
Strumenti come Wunderlist e Any.do sono fantastici per chi cerca qualcosa di più semplice perché hanno un'interfaccia utente pulita e sono accessibili su più dispositivi. Crea e salva i tuoi elenchi nelle applicazioni Web o gestiscili in movimento dal tuo telefono.
Usalo quando la tua priorità sta completando obiettivi non correlati
Le liste di cose da fare sono semplici e dirette, il che significa che puoi pianificarle e modificarle rapidamente senza interrompere qualsiasi altra parte della giornata. Se le tue attività quotidiane non dipendono l'una dall'altra, questo ti aiuterà a ricordare cosa devi fare senza impiegare troppo tempo per organizzarti.
Quindi, se stai aspettando il fine settimana e vuoi acquistare generi alimentari, corri, incontra gli amici e invia alcune e-mail; la tua scommessa migliore è quella di registrare tutti questi elementi non correlati nel tuo pratico elenco di cose da fare.
2. Il programma Kanban
Gli strumenti Kanban si concentrano sull'aiutare ad organizzare le attività in secchi. Idealmente, mentre un'attività si sposta da un secchio all'altro, si avvicina al completamento. Ad esempio, questi bucket potrebbero essere fasi di un processo o attività secondarie all'interno di un'attività più ampia che è necessario completare.
Il programma Kanban è quello che vedi usato da strumenti come Trello e Google Keep. Ti consentono di spostare facilmente gli elementi, impostare scadenze e promemoria e condividere la cronologia con gli altri.
Usalo quando la tua priorità sta attraversando molte fasi strutturate
Il sistema bucket ti aiuterà a visualizzare le fasi di un processo e a monitorare i singoli progetti mentre si muovono attraverso queste fasi. Questo non solo può aiutarti a gestire i tuoi progetti, ma può anche aiutarti a individuare le inefficienze nel tuo processo.
Se hai un team remoto di dipendenti che lavora su vari aspetti dello stesso progetto e che sta monitorando i progressi in base ai risultati finali piuttosto che a un calendario, questa è la strada da percorrere.
3. Il programma di Gantt
I programmi di Gantt sottolineano la tempestività e le scadenze. Con questo tipo, è possibile pianificare la durata di ogni passaggio di un processo e il modo in cui ciascun passaggio è correlato ai passaggi precedenti e successivi.
Le persone che lavorano in base alle scadenze spesso preferiscono utilizzare Google Calendar o Instagantt di Asana. Entrambi questi strumenti ti consentono di codificare i tuoi progetti in modo colorato (che trovo incredibilmente utile). Includono anche funzioni di trascinamento della selezione in modo da poter riorganizzare facilmente le attività in caso di imprevisti.
Usalo quando la tua priorità è scadenze
L'attenzione della pianificazione di Gantt alla tempestività ti aiuterà a scomporre le attività secondarie del tuo progetto più ampio e ad assegnare il giusto tempo per ciascuno di essi. Abbattendo il tempo necessario per completare il progetto, sarai in grado di pianificare in modo più efficiente ogni fase del processo ed evitare lo stress che si avvicina alla scadenza.
Se vuoi assicurarti che tutti i membri del tuo team stiano completando in tempo le attività secondarie di un lungo progetto, ti consigliamo di utilizzarlo.
Fatti un favore e prenditi qualche minuto, oggi, per scrivere alcuni degli aspetti più importanti del tuo programma. Non pensare allo strumento di gestione delle attività che usi attualmente: annota ciò che è importante nel tuo lavoro quotidiano.
Quindi, dai un'occhiata al tuo elenco e determina quale tipo di programma sarebbe meglio per te. Hai bisogno di un sistema che soddisfi maggiormente le tue scadenze o hai bisogno di un elenco più semplice che non richieda un'ora per pianificare ogni settimana?
Non dimenticare di programmare in tempo per twittarmi e dirmi come sta andando il tuo nuovo sistema.
