Quante volte hai interrotto questa conversazione?
Ovviamente, è una situazione estremamente frustrante. Come avresti dovuto esaminare le dozzine di e-mail che hai ricevuto nelle ultime due ore per trovare l'unico messaggio cruciale che aveva un compito che era dovuto pronto? E se usi l'e-mail in modo intelligente, controllando la posta in arrivo solo un paio di volte al giorno, potresti non aver ancora visto il messaggio!
È un dilemma comune, che qualcuno nella forza lavoro ha probabilmente incontrato in un punto o nell'altro (se non regolarmente). Si pone anche una domanda importante: quale forma è la comunicazione appropriata per le richieste in tempo reale rispetto alle attività che devono solo essere completate nei prossimi giorni?
Per risolvere questa domanda sull'etichetta di comunicazione dell'ufficio, Cyrus Stoller, un programmatore, ha un sistema che dovresti considerare di implementare tra i tuoi colleghi. La ripartizione è piuttosto semplice:
- Se hai bisogno di fare qualcosa entro 30 minuti, chiama la persona.
- Se hai bisogno di fare qualcosa entro due ore, inviagli un messaggio .
- Se hai bisogno di fare qualcosa durante la giornata lavorativa, gestisci la persona.
- Se hai bisogno di fare qualcosa entro un paio di giorni, invia un'email alla persona.
Mentre l'effettiva suddivisione può variare a seconda di come funziona il tuo ufficio (ad esempio, in un piccolo ufficio, potrebbe avere senso solo fermarsi alla scrivania di qualcuno piuttosto che chiamare), ciò che sta arrivando a Stoller è la chiave: l'e-mail non dovrebbe essere l'impostazione predefinita mezzi di comunicazione per attraversare tutto ciò che deve essere conosciuto o trattato in tempo reale.
Naturalmente, questo sistema è abbastanza facile da implementare quando si lavora con colleghi e clienti stretti, ma come si fa a far giocare le altre persone in ufficio? Ecco un paio di cose da provare:
- Imposta un risponditore automatico via e-mail che spieghi alle persone come contattarti se la questione deve essere risolta entro un'ora o due.
- Se ti imbatti in e-mail che richiedono un'azione in tempo reale, ricorda educatamente ai tuoi colleghi che preferiresti che questo messaggio fosse stato inoltrato tramite telefonata o SMS, poiché potresti non ricevere la loro e-mail in tempo se dovesse verificarsi un'altra emergenza.
- Se sei in una sorta di ruolo di gestione, imposta gli standard in tutto l'ufficio. Chiedi ai tuoi dipendenti di parlare apertamente di come vorrebbero che gli altri comunichino con loro se è necessario fare qualcosa invece di far supporre che l'email sia corretta.
Infine, ricorda a tutti che un sistema come questo è davvero vantaggioso per tutti. Nessuno è incatenato alle proprie caselle di posta e un compito urgente non potrà mai essere annullato.
