Quando stavo gestendo gli altri per la prima volta, ricordo di essere stato paziente mentre un analista del mio team cercava di trovare un documento di cui avevo bisogno sul suo computer. Quando - cinque minuti dopo - disse che non riusciva a trovarlo e me lo avrebbe inviato via e-mail non appena avesse individuato il file, mi ha lasciato una pessima impressione (e mi ha fatto chiedermi quali altre palline avrebbe potuto far cadere ).
Quindi, prendilo da me: mentre nominare e organizzare i tuoi file e cartelle potrebbe non essere l'argomento più sexy che ho trattato (dice la donna che ti ha portato budget e suggerimenti su Excel), te lo prometto, è importante. Non solo avere un sistema di archiviazione online semplificato ti semplificherà la vita e ti farà risparmiare molto tempo, ma ti farà anche apparire più organizzato e in cima alle tue cose al tuo capo e colleghi. Ecco le tue linee guida per vivere.
1. Il tuo desktop è il tuo Virtual Desk
Sai come ti dicono le persone a mantenere la tua scrivania abbastanza chiara da non pensare che il tuo capo sia uno sciatto? Questo vale anche per il desktop del tuo computer. È il posto dove mettere i file su cui stai lavorando questa settimana, non il posto in cui dovresti trascinare tutti gli allegati che hai mai ricevuto.
Consiglio di ridurre il desktop al minor numero possibile di cartelle. Ne hai uno per ogni grande progetto su cui stai attualmente lavorando, così come la tua cartella di lavoro principale in cui puoi accedere facilmente a tutto il resto. Se non l'hai ancora fatto, imposta il desktop su una griglia (in modo che le tue icone non si sovrappongano mai) e scopri la grande gioia delle scorciatoie.
Se hai bisogno di ulteriore aiuto per portare la struttura nella schermata iniziale, prova a organizzare le applicazioni desktop come Clean o DragThing su Mac o Fences su PC.
2. Le cartelle dovrebbero avere una strategia
Ho notato che la maggior parte delle persone sia nella cartella che nella cartella, ma pochi la capiscono bene. Come sapere dove cadi? Guarda alcune delle cartelle più comuni o utilizzate di recente e conta i documenti in esse contenuti. Se ci sono dozzine e dozzine di file, probabilmente potresti usare un po 'più di struttura; mentre se hai un solo documento in File di lavoro> Cliente A> 2012> Novembre> Rapporto sulle vendite , sei sicuramente un overcartella cronica.
Ecco alcune regole a cui cerco di attenermi:
3. I nomi dei file hanno uno scopo
Quando dai un nome a un file, scegli una frase che significhi qualcosa. Se ricevo un allegato chiamato DSC1045.jpg o Draft Idea.doc , non ho modo semplice di sapere di cosa si tratta o, cosa più importante, cercarlo in un secondo momento. Un buon test: immagina di trovare il file sul desktop dopo alcuni mesi. Saresti in grado di dire facilmente di cosa si tratta? In caso contrario, rinominare.
Per i documenti creati regolarmente, ad esempio le note per le riunioni mensili del consiglio di amministrazione, può essere più semplice distinguere i documenti in base alla data della riunione anziché all'argomento. Non usare mai mese-giorno-anno, poiché ordinerà prima per mese, poi per giorno, seguito da anno. Invece, usa Anno-Mese-Data (con il mese in numeri) in modo da poter ordinare facilmente in ordine cronologico. Ad esempio: utilizzare il 27-10-2012 Board Presentation.pdf invece del 27-12-2012 Board Presentation.pdf o 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Ti farà risparmiare un sacco di tempo durante la navigazione e la ricerca in un secondo momento.
4. Controllo versione, Controllo versione, Controllo versione
Se ricordi qualcosa sulla denominazione dei file, lascia che sia il controllo della versione. Questo è facile. Quando si crea un documento per la prima volta, dovrebbe terminare con v1. Ad esempio, vorrei nominare una proposta: ClientA Propos_v1.ppt . Ogni volta che salvi le modifiche e le invii a clienti o colleghi, aggiornale alla versione 2, 3, 4 e così via. Una volta terminato il documento, ti consigliamo di salvare ClientA Proposta_vf.ppt o ClientA Proposta_finale.ppt per un facile accesso in seguito. Perché non c'è niente di peggio che dover chiedersi se esistesse una versione 14 o se la versione 13 fosse davvero l'ultima.
