Quanto spesso ti ritrovi a non riuscire a passare attraverso l'elenco delle cose da fare?
E no, incluso "Scrivi lista di cose da fare" solo per darti qualcosa da cancellare immediatamente non conta come una vittoria.
Certo, non è sempre colpa tua: ogni esercitazione antincendio che si apre continua a rendere la tua lista sempre più lunga.
"Siamo troppo occupati ad affrontare le nostre vite, cercando di tenere le palle in aria e le nostre teste sopra l'acqua: esiste un modo migliore per farlo?" Afferma Maura Thomas, fondatrice di RegainYourTime.com e autrice di Personal Segreti di produttività .
Si scopre che c'è - se prendi la mancia da Dwight D. Eisenhower.
Diventato popolare da Stephen Covey, ma basato sui principi di produttività dell'ex presidente, Eisenhower Matrix ti aiuta a classificare le tue cose da fare in base al loro livello di importanza e urgenza in modo da poter decidere dove concentrare la tua energia.
Ordinando le attività in una delle quattro categorie chiaramente definite, Eisenhower Matrix ti costringe a valutare ciò che è veramente degno del tuo tempo e ciò che può essere delegato o addirittura annullato del tutto.
Di seguito, offriamo esempi dei tipi di attività che rientrano in ciascuna categoria. Guarda come dividere il tuo elenco di cose da fare; quindi segui i consigli di Thomas su come affrontare ogni tipo in modo da poter ottenere di più in meno tempo.
Categoria n. 1: importante e urgente
La tua assistente le dà un avviso e il suo ultimo giorno è domani. Una richiesta client urgente lancia una chiave inglese in un progetto che procedeva senza intoppi. Questi compiti sono considerati una crisi o hanno scadenze critiche che devi rispettare.
Come affrontarli
Dal momento che non puoi prevedere quando sorgeranno le crisi, supponi che accadranno e lasceranno spazio per loro nel tuo programma.
"La maggior parte delle persone si è riprogrammata, ma se qualcosa va storto, tutti i tuoi piani cadono come un domino", dice Thomas. La soluzione? Non riempire più del 60% del tuo tempo produttivo.
Ad esempio, se lavori dalle 8:00 alle 18:00, lascia vuoto circa quattro ore sul calendario per consentire le emergenze. Se non ci sono emergenze quel giorno, sei fortunato e puoi andare avanti con le attività del giorno successivo.
Categoria n. 2: importante ma non urgente
Pianificazione di un pranzo in rete con un responsabile delle assunzioni. Preparati a pianificare la tua vacanza in famiglia. Brainstorming di obiettivi a lungo termine per la tua squadra. Questi compiti influenzano i tuoi obiettivi generali, ma non hanno necessariamente una scadenza ardente.
Come affrontarli
La maggior parte di questi articoli saranno progetti di grandi dimensioni piuttosto che cose da fare quotidiane, quindi suddividili in termini di dimensioni ridotte per aiutarti a iniziare, afferma Thomas.
Per tutti gli elementi che non puoi scomporre, determina un determinato periodo di tempo su cui puoi lavorare su di essi che ti sembra breve, quindi l'attività stessa sembra meno travolgente.
Thomas suggerisce anche di includere solo tre compiti importanti ma non urgenti nella tua lista di cose da fare ogni giorno in modo da lasciare il tempo per e-mail, riunioni e crisi e, quando possibile, lavorare su di loro durante le ore del giorno in cui ti senti più energico.
Categoria n. 3: non importante ma urgente
Email, telefonate, domande dei colleghi: queste sono le cose che devi affrontare immediatamente, anche se non ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi più grandi.
Come affrontarli
"Il modo più semplice per controllare le tue distrazioni è controllare la tua tecnologia", afferma Thomas.
Innanzitutto, controlla la posta elettronica in batch solo poche volte al giorno, ad esempio ogni tre ore o dopo aver completato un'attività più importante. Per assicurarti di restare fedele, esci completamente dall'e-mail in modo da non essere tentato di controllare gli avvisi.
Lo stesso vale per il tuo telefono: disattivalo completamente, quindi mettilo in un cassetto o rivolto verso il basso sulla scrivania in modo da non visualizzare gli avvisi.
E se stai ricevendo troppe chiamate o richieste da parte di colleghi al di fuori del periodo di tempo che hai riservato per loro, basta chiudere la porta dell'ufficio, indossare le cuffie o inserire un cartello "non disturbare" sul sedia o parete del cubicolo.
Categoria n. 4: non importante e non urgente
Che si tratti della registrazione delle note spese, della creazione di contratti o dell'archiviazione di documenti, "questi sono i compiti che non avranno un grande impatto sul nostro lavoro una volta che li eseguiremo, ma non vanno via", afferma Thomas.
Come affrontarli
Esternalizzare il maggior numero possibile di questi compiti delegandoli a un dipendente junior o, per le faccende personali, a un assistente virtuale, suggerisce Thomas.
Anche se devi pagare per un aiuto esterno, le ore che guadagni per raggiungere un obiettivo più importante - come fare finalmente progressi nella prossima grande carriera - potrebbero aiutarti a venire avanti finanziariamente nel lungo periodo.
Correlati: 6 persone, 6 atti di bilanciamento: l'attacco brillante tra lavoro e vita che salva la mia sanità mentale
