Hai creato quella che ritieni sia l'e-mail perfetta. È amichevole, ma non troppo amichevole. È ben organizzato con sezioni in grassetto e punti elenco. Hai anche lanciato un'adorabile emoji per buona misura.
Premi "invia" su quel tuo capolavoro e attendi che le inevitabili risposte inizino ad arrivare. Aspetti un'ora, poi quattro ore, poi due giorni. Tutto quello che hai sentito in risposta a quel tuo messaggio perfettamente lucido? Grilli: e il suono della tua stessa frustrazione echeggia nel tuo cervello.
Cosa dà? Pensavi di aver seguito tutte quelle regole di posta elettronica provate e vere. Hai quadruplicato di averlo inviato ai destinatari giusti. Lo hai persino riletto per l'800 ° volta per assicurarti che nulla potesse essere frainteso come aggressivo maleducato o passivo. Quindi, perché ricevi solo il silenzio radio in cambio?
Rallenta: potresti pensare troppo. In effetti, potrebbe essere che la tua email sia troppo lunga .
Troppo lungo?
Sei eccitato quando devi guadare un'e-mail così densa che ti dà un crampo alla mano dallo scorrere così tanto? Probabilmente no. È probabile che i tuoi destinatari si sentano allo stesso modo.
Secondo una ricerca condotta dall'estensione e-mail, Boomerang, la lunghezza ideale è compresa tra 50 e 125 parole. I messaggi in quell'intervallo hanno prodotto tassi di risposta superiori al 50%.
Che aspetto ha esattamente quella lunghezza? Guarda indietro a "Troppo lungo?" E poi ferma gli occhi proprio qui . Sono 87 parole, che è esattamente dab nel mezzo della gamma in cui vuoi essere.
Boomerang ha scoperto che i tassi di risposta sono diminuiti dal 50% per le email di 125 parole, al 44% per le email di 500 parole. Per i messaggi che erano incredibili 2.500 parole o più? I tassi di risposta sono aumentati in modo decisivo, al di sotto del 35%.
Capito quello che intendo? Quei messaggi prolissi che hai tirato fuori stanno probabilmente annoiando le persone fino alle lacrime. Stai meglio mantenendo le cose brevi (ma non troppo brevi, dopo tutto vuoi rimanere sopra quelle 50 parole).
Come ridurre le e-mail
"Ma tutto ciò che sto dicendo è molto importante", stai mormorando a te stesso in questo momento. Fidati di me, ho capito: posso essere anch'io uno scrittore piuttosto prolisso. Tuttavia, dal momento che mi guadagno da vivere seguendo le lettere, sono riuscito a imparare alcuni trucchi e tattiche che mi aiutano a tenere sotto controllo la lunghezza.
1. Cerca le virgole
Questo è uno dei miei trucchi preferiti da usare quando so che devo tagliare un po 'di scrittura. Riesco a scansionare l'intero pezzo, tenendo gli occhi aperti per le virgole. Sebbene possano essere spesso inclusi negli elenchi, li troverai anche dopo molte brevi frasi introduttive (ne ho già usate alcune in questo stesso articolo).
Quando stai cercando di mantenere le cose brevi, queste frasi possono essere facilmente rimosse, senza sacrificare il tuo messaggio generale. Da frasi come "Giusto per essere chiari" a "Nel caso te lo stessi chiedendo", fino a un semplice, "Inutile dire", sono qualificazioni inutili che stanno prendendo solo preziosi beni immobili.
2. Rimuovere aggettivi e avverbi
Eliminare aggettivi fioriti e avverbi inutili dalla tua e-mail odiosamente lunga può assolutamente ridurlo. Vuoi un esempio? Rimuovili dalla prima frase e rimani con "L'eliminazione di aggettivi e avverbi dalla tua e-mail può renderla più breve."
Sì, possono apportare un po 'di cordialità e un tono colloquiale ai tuoi messaggi. Ma, quando stai cercando di ridurre il conteggio delle parole, dovrebbero essere una delle prime cose da fare. Dopotutto, è assolutamente possibile scrivere e-mail più brevi senza diventare freddi o maleducati.
3. Affina la tua attenzione
Se attraversi entrambi questi passaggi e ti trovi ancora molto al di sopra di quel limite di 125 parole, potresti provare a coprire troppo. Faresti meglio a suddividere le cose in messaggi diversi e più brevi?
Invece di inviare a tutta la tua squadra una carrellata che discute i dettagli del tuo recente progetto, chiede idee per il picnic aziendale e ricorda anche a tutti che il compleanno del tuo capo sta arrivando, scegli un argomento e seguilo. Non solo la tua email sarà più breve, ma anche più organizzata.
Prendilo da me, so che accorciare i tuoi scritti non è sempre un compito facile: c'è una ragione per cui William Faulkner lo ha definito come "uccidere i tuoi cari".
Se stai ancora lottando per evitare di scrivere War and Peace , chiediti questo: se questo argomento è così vasto, è più adatto alle e-mail? Oppure, dovresti alzare il telefono, pianificare una riunione o persino creare un documento Google in cui tutti possano collaborare, anziché intasare le caselle di posta di tutti?
Mettendo in considerazione tale considerazione precedente, insieme ai tre suggerimenti di cui sopra, significherà che le tue e-mail sono brevi, al punto e, soprattutto, hanno risposto.
