L'afflusso di smartphone è stato sorprendente per il posto di lavoro: con la possibilità di inviare e-mail, navigare in Internet e inviare messaggi di testo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, possiamo fare il nostro lavoro letteralmente sempre e ovunque. Ma essere legati in un touchscreen può anche funzionare contro di noi: da un lato, siamo infinitamente raggiungibili e, dall'altro, è facile ignorare quelli nella nostra presenza nella vita reale.
Quindi, come rimanere connessi e professionali allo stesso tempo? Ecco le maniere moderne per le situazioni smartphone più comuni.
1. Va bene tenere il mio smartphone fuori durante una riunione?
Dipende. Se lo stai usando per estrarre informazioni rilevanti per la discussione, tienile fuori, spiega semplicemente cosa stai facendo. Se si tratta di una riunione interna e stai aspettando una chiamata importante da un client, mantieni la vibrazione del telefono e assicurati di allontanarti dalla riunione quando rispondi alla chiamata. Tuttavia, se partecipi a una riunione con un cliente o a una riunione interna in cui non ti aspetti una chiamata, metti via il telefono e controllalo solo al termine della riunione.
2.
Il tuo linguaggio del corpo parla forte come la tua voce a coloro che ti circondano. Se il tuo focus è su qualcosa di diverso dalla persona che parla, stai proiettando un'immagine poco professionale e distratta. Anche se il tuo telefono non sta squillando, guardando in basso e toccando silenziosamente un messaggio è ancora molto indicativo di come l'attuale riunione si collochi nella tua lista di priorità.
3. Posso usare il mio telefono per prendere appunti senza essere offensivo?
Sì, ma sii chiaro sullo scopo delle tue azioni prima di iniziare. Puoi dire: "Prenderò alcune note mentre parliamo per assicurarmi di catturare i tuoi punti principali". Rimani impegnato nell'incontro (non dare una sbirciatina a quel testo appena arrivato, per quanto discreto pensi di essere) e assicurati di guardare in alto e di guardarti negli occhi di tanto in tanto, così tutti sanno che sei davvero lì con loro.
4. Come faccio a dire al mio manager di mettere via il telefono e sintonizzarsi?
Non c'è modo semplice di rimproverare il tuo capo per cattive maniere, ma puoi fare il tuo punto in modo sottile se sei in una conversazione uno contro uno. Suggerisci una riprogrammazione se il tuo manager è sepolto in uno smartphone chiedendo "Sembri piuttosto impegnato, dovremmo posticipare la riunione?" Puoi anche aggirare questo problema mantenendo le riunioni il più veloci e concise possibile. Ma se il tuo capo manda un sms durante una riunione con un cliente, potresti dover (con attenzione) sottolineare che il tuo cliente non sembra soddisfatto della distrazione.
5. Come posso fare una chiamata discreta mentre pranza con un cliente?
Siamo spiacenti, non si può fare. Anche se il telefono è impostato per vibrare. Pensaci: una chiamata in arrivo è così importante che vale la pena trasmettere il messaggio che il tuo cliente non è la tua priorità? Se stai aspettando una chiamata urgente (ad esempio, dall'ospedale, perché un membro della famiglia è malato) o informazioni che potrebbero essere utili per la tua riunione, ovviamente quelle sono eccezioni alla regola, ma dovresti preparare la tua compagnia a cena possibilità di queste interruzioni in anticipo. E qualsiasi altra ragione semplicemente non può essere giustificata.
6. Come gestisco una telefonata da un luogo inopportuno (ad es. Aeroporto, pranzo, guida)?
La segreteria telefonica è lì per un motivo. Non c'è niente di sbagliato nel richiamare qualcuno in cinque o 10 minuti, quando sei libero dalla distrazione e puoi sentire meglio ed essere ascoltato. Se sai che la chiamata è molto importante, rispondi al telefono e chiedi di richiamare tra qualche minuto quando arrivi in un posto più ideale per parlare. Qualunque cosa tu faccia, astieniti dal dover urlare questioni di affari privati in un luogo pubblico.
7. Il mio capo mi ha appena lasciato un messaggio vocale. Quanto tempo devo tornare da lei?
A seconda del contenuto e dell'oggetto, hai un giorno lavorativo, ma fallo prima, se la chiamata è urgente.
8. Come devo gestire i messaggi e le e-mail fuori orario?
Un'e-mail inviata dopo l'orario di chiusura può ricevere risposta il giorno lavorativo successivo, salvo diversa discussione con (o previsto dal) capo. Un testo è diverso - la natura stessa della comunicazione implica immediatezza - quindi dovresti rispondere il prima possibile. E se sei tu a inviare il messaggio, dovresti sempre essere chiaro sulle tue aspettative per i tempi di risposta.
9. Quando è accettabile la messaggistica relativa al lavoro?
Se un cliente avvia una conversazione di testo con te, è perfettamente accettabile rispondere. Ma anche nel mondo odierno della tecnologia, non dare per scontato che tutti abbiano familiarità con i messaggi. Se fai del testo sul lavoro, mantienilo professionale. Evita emoticon o abbreviazioni slangose come OMG, LOL e BTW.
10.
In caso di dubbi, segui questa semplice regola empirica: le persone con cui ti trovi faccia a faccia hanno la precedenza. Concentrati su chiunque mandi messaggi, invii e-mail o selezioni.
