Non è fastidioso quando ti prendi il tempo di inviare un'e-mail ben ponderata a un collega che espone i vari problemi di un progetto e le possibili soluzioni e ottieni "Suona bene" o "Funziona per me" in risposta.
Probabilmente reagisci urlando. O che vogliono urlare, ma invece fissano il tuo computer con sgomento. Ma sapendo ciò, con quale frequenza si affrettano a rispondere rapidamente nel tentativo di leggere tutti i messaggi non letti?
Fidati di me quando dico che capisco la fatica che è la tua casella di posta. Proprio quando pensi di avere zero nuovi messaggi, altri tre appaiono come per incanto. Ecco perché sei così veloce a rispondere: errori di battitura, messaggi misti, domande senza risposta sono dannate.
Ma se sei così seccato quando qualcuno ti fa questo - perché lo fai altre persone?
Quando prendi scorciatoie e cerchi semplicemente un messaggio prima di dare una risposta frettolosa, corri il rischio di infastidire seriamente i tuoi colleghi (o peggio, i clienti). Invece di inviare risposte che minacciano di farti sembrare pigro o frenetico, né è una caratteristica vincente, fai uno sforzo per dimostrare che stai prestando attenzione.
È davvero facile come:
- prendersi il tempo di leggere ogni messaggio nella sua interezza
- ricontrollando che stai rispondendo a qualsiasi domanda
- correzione di bozze prima di premere invia
E se vai oltre e fai qualcosa come esporre i prossimi passi o fare volontariato per seguire, potresti essere la giornata del tuo collega.
Questo è il vero segreto per scrivere email migliori. Prendendo il tempo per leggere appieno ciò che c'è nella tua casella di posta prima di scattare una risposta, non solo migliorerai la tua reputazione, ma salverai anche la faccia con colleghi, clienti e il tuo capo.
