Dalle penne agli snack ai pettegolezzi in ufficio: quando sei seduto a un metro di distanza dal tuo collega, condividere tutto è un gioco da ragazzi. Eppure, per discutere i dettagli finali di una presentazione che darai insieme in 30 minuti, le invii un'email? C'è qualcosa di sbagliato in questa immagine.
Email, teleconferenze, calendari online e app di chat ci aiutano a rimanere in contatto e in pista quando siamo distanti. Lo strumento, tuttavia, è efficace solo quanto la mano che lo brandisce. Sapere quando utilizzare ciascuna delle app a tua disposizione e come trarne il massimo vantaggio spesso fa la differenza tra ore sprecate e prodotti spediti.
In Blinkist, lavoriamo per rendere la lettura e l'apprendimento più efficienti, quindi la razionalizzazione è nel nostro DNA. Quando abbiamo notato che la comunicazione stava diventando inefficiente anche nel nostro piccolo team, abbiamo deciso di capire cosa stava accadendo che ci ha impedito di lavorare al meglio. Abbiamo scoperto che ottimizzando il modo in cui utilizziamo i nostri strumenti quotidiani, potremmo fare molto di più.
Di seguito, identifichiamo anche i quattro strumenti comuni che probabilmente stai abusando e come puoi correggere il tuo modulo.
1. Email
The Fumble
Per quanto sia semplice l'e-mail, ci sono molti modi per sbagliarla: usare l'e-mail come veicolo per un lungo dibattito e per risposte di una sola parola che potrebbero essere nix o inoltrate di persona, per cominciare. E per quanto allettante sia usare la tua catena di posta elettronica come luogo per ampie argomentazioni con la documentazione, l'e-mail non è il luogo per discussioni critiche sui dettagli del progetto. Quello che stai facendo in ognuno di questi casi è l'aggiunta di complicazioni e tempi di ritardo alle tue attività ea quelle dei tuoi destinatari.
La correzione
Per compiti importanti o urgenti, incontrati faccia a faccia in modo da poter affrontare i problemi direttamente e ottenere risposte più velocemente. Facendolo dal vivo, non stai solo proteggendo il tuo tempo, ma stai aiutando anche i tuoi colleghi. Se tutti sanno che le notizie urgenti non arrivano mai via e-mail, non c'è motivo per un costante aggiornamento della posta in arrivo e le persone possono invece concentrarsi sul fare le cose.
Pensa all'e-mail come al tuo modo di dare il via a una discussione o impostare un programma, quindi quando ti siedi con la tua squadra per realizzare la magia, può farlo.
2. Chiamate in conferenza
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Le teleconferenze sono belle - puoi farle sempre e ovunque - ma poiché possono sentirsi più casuali delle riunioni di persona, possono anche causare problemi di efficienza.
In primo luogo, poiché si sentono informali, è facile per troppe persone farsi coinvolgere. Il risultato è che invece di essere in grado di occuparsi di lavori critici che solo loro possono fare, la tua squadra è intrappolata in una riunione di dubbia utilità.
In secondo luogo, è facile trascurare il fatto che, sebbene possano sembrare più casuali, possono essere molto faticosi mentalmente. Le teleconferenze richiedono preparazione e ascolto intensivo, il che toglie un grosso morso alla tua razione di concentrazione quotidiana. Pianificane uno troppo presto al mattino, e può sottrarti alla concentrazione per la giornata. Disegnalo dopo le ore e avrai a che fare con un giorno definito dall'anticipazione della tua sessione di lavoro di latenight.
La correzione
Innanzitutto, tieni presente che non tutti devono essere invitati. Coinvolgi invece le persone informate sul progetto e che contribuiscono in modo critico. Chiedi a una persona della riunione di prendere appunti e condividere con il resto del team in modo che gli altri possano concentrarsi sul lavoro.
E ricorda di scegliere il tempo di chiamata con saggezza. Quando possibile, non programmare le teleconferenze come prima cosa al mattino o alla sera tardi. Trovando un intervallo, salvaguarderai la tua attenzione.
3. Chat
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La chat tra uffici, in particolare per le aziende situate su più di un piano o in luoghi diversi, è un surrogato molto utile per il faccia a faccia: avviene in tempo reale, consente il trasferimento istantaneo di file e facilita la spontaneità. Ma come per le teleconferenze, le virtù stesse della chat sono anche i suoi difetti.
Il problema principale con la chat dell'ufficio è che le persone si sentono più libere di scrivere domande improvvisate perché non si interrompono tecnicamente, il destinatario può comunque scegliere se rispondere o meno. Il fatto è che siamo creature reattive e sentiamo che dobbiamo fermare ciò che stiamo facendo e occuparci delle persone che ci fanno rumore. Anche se la tua intenzione di entrare in contatto con la chat è di essere discreto, hai poco controllo sul fatto che il lavoro del tuo collega venga interrotto. Se vede una notifica di messaggio, è probabile che guarderà. Anche se non risponde apertamente, una parte della sua attenzione verrà ora deviata dalla tua osservazione o domanda.
La correzione
In generale, la chat dovrebbe essere utilizzata solo per domande rapide che ti impediscono di andare avanti con il tuo lavoro o per stabilire un orario con un collega per affrontare un problema più ampio. Nient'altro, manda una e-mail in modo da non disturbare i tuoi colleghi.
E se stai ricevendo troppe chat? Disattiva le notifiche come faresti per l'email. Molti servizi di chat consentono anche a un utente di diventare "invisibile", il che è un buon modo per rimanere coinvolti (soprattutto se fai parte di una chat di gruppo costantemente aggiornata) senza sentirsi obbligato a rispondere.
4. Calendari
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L'abuso numero 1 che le persone fanno con i loro calendari li sta trattando come liste di cose da fare. Se dai un'occhiata al tuo calendario e vedi qualcosa che assomiglia, "prendi il latte" o "pianifica un taglio di capelli", è tempo di ripensare a come lo stai usando.
Un altro uso improprio del calendario non riesce a utilizzarlo per proteggere il tuo tempo, piuttosto che organizzarlo. Quando ti avvicini a una proposta per un nuovo progetto e il tuo calendario ti dice che puoi adattarlo, ricorda che non significa necessariamente che dovresti. È importante dare prima un'occhiata ai tuoi obiettivi e valori.
La correzione
Cerca di mantenere il tuo calendario uno spazio sacro per riunioni ed eventi che sono legati a una data e ora specifiche o coinvolgono persone diverse da te. Puoi iniziare a modificare le tue pratiche di calendario con un elenco di cose da fare per attività come chiamare il tuo medico o raccogliere fiori. Cancellare piccoli compiti è immensamente soddisfacente e, inserendoli in un elenco gestibile, assumeranno un carattere diverso, uno che ti permetterà di vederli come adattarsi tra eventi importanti piuttosto che diventare eventi a se stessi.
E non dimenticare di allineare sempre nuove opportunità al tuo ruolo e ai tuoi obiettivi. Tutto ciò che non corrisponde al qui e ora o al tuo futuro desiderato non appartiene al docket (o al tuo calendario).
Con solo alcune semplici modifiche, puoi utilizzare gli strumenti a tua disposizione per fare di più. Condividi questi suggerimenti in ufficio e tutto il tuo posto di lavoro sarà molto più efficiente prima di conoscerlo!
