Abbiamo avuto tutti quei giorni.
I giorni in cui arrivi in ufficio alle 9:00, pronto per la produttività. Hai un piano ermetico per completare tutto sulla tua lista di cose da fare.
La prossima cosa che sai, sono le 18:30 e hai eliminato solo una cosa della tua lista in continua crescita. A quel punto sei troppo stanco per fare qualsiasi altra cosa, quindi ti rimane il viaggio di ritorno a casa chiedendoti dove è andato tutto il tempo.
Dopo averlo sperimentato più volte di quanto vorrei ammettere, finalmente mi sono fermato a pensare a quello che stava succedendo.
Mi sono reso conto che le migliori intenzioni cadono sul ciglio della strada perché, beh, nessuno è un'isola: tutti abbiamo colleghi che gareggiano per la nostra attenzione, e-mail che non smettono mai di arrivare, e incontri che ci succhiano tutto il tempo.
In una cultura in cui il tempo è limitato, i dipendenti più preziosi sono quelli che non solo gestiscono il proprio tempo, ma che gestiscono anche il tempo delle altre persone in modo efficace, essenzialmente concedendosi più beni immobili nel corso della giornata per fare le proprie cose.
Quindi, il modo per migliorare la gestione dei tempi è risolvere i problemi per gli altri. Si tratta di aiutare le persone ad aiutarti .
Per scomporlo in un modo che sembra fattibile, ho creato tre grandi gruppi di persone con cui interagisci regolarmente: il tuo nuovo assunto, il tuo compagno di squadra e il tuo capo.
1. Il tuo nuovo assunto: aiutali a dare la priorità
Entrare in una nuova società è allo stesso tempo esaltante ed estenuante. Molte persone desiderano avere un grande impatto all'inizio per dimostrare che l'azienda ha fatto la scelta giusta assumendole.
Ma, nella mia esperienza, sia come nuovo figlio del blocco sia come veterano collaboratore, è fin troppo facile impantanarsi con informazioni, nomi e sistemi. Ciò di cui ogni nuovo dipendente ha bisogno non sono più informazioni, ma un modo per stabilire le priorità. In questo modo, possono occuparsi degli aspetti più importanti del lavoro e iniziare ad attribuire con la comprensione che tutto il resto arriva con il tempo.
Potrebbe sembrare dispendioso in termini di tempo, ma è più facile di quanto si pensi e può essere realizzato con un breve esercizio congiunto di 30 minuti.
Prova questo: scrivi tutte le attività che verranno loro richieste. Indica il livello di importanza delle attività (alta, media, bassa), la persona migliore a cui porre domande (POC) e quanto tempo dovrebbero dedicare (ad esempio il 10% per cento della tua settimana).
È importante avvertire che i livelli e il tempo che le cose dovrebbero prendere possono cambiare o evolversi. L'idea è di disporre tutto ciò di cui la persona ha bisogno, il che ti consentirà di non dover abbandonare tutto ogni ora per spiegare e rispondere alle domande.
2. Il tuo compagno di squadra: comunica in modo chiaro e coerente
Che si tratti di partecipare alle riunioni senza uno scopo, di rifare il lavoro a causa della scarsa comunicazione o di espellere i compiti senza una direzione chiara, la linea di fondo è che il tempo è sprecato. Se vuoi sentirti realizzato quando esci dalla porta ogni giorno, devi trovare un modo per ridurre questi problemi.
Per gestire un collega in modo da aumentare la tua gestione del tempo, dovrai essere molto bravo a comunicare.
Un'idea è quella di inviare pre-letture del mazzo. Quando condividi una presentazione, spesso non hai l'opportunità di avere una conversazione produttiva sui passaggi successivi o sui takeaway poiché le persone stanno ancora elaborando le informazioni. Ciò si traduce in più riunioni lungo la linea.
L'invio anticipato della presentazione allevia la serie infinita di riunioni e catene di e-mail senza fine. Ha inoltre incoraggiato le persone a venire alla riunione preparata, portando a una discussione migliore e più mirata. A volte, ho persino scoperto che posso eliminare del tutto l'incontro se tutti sono allineati.
3. Il tuo manager: gestisci i tuoi flussi di lavoro
Più una persona diventa senior, più si sentono tesi. In realtà, tuttavia, non è il nuovo carico di lavoro che è schiacciante per il tuo capo, è il peso di sentirsi responsabile di "tutto" in ogni momento. Ciò che chiunque in questa situazione brama è qualcuno che possa aiutarli a compensare il loro stress mentale.
Come rapporto diretto, esiste un modo semplice per gestire in questo caso: possedere i tuoi flussi di lavoro.
Il tuo capo dovrebbe essere in grado di consegnarti qualcosa e non dovresti preoccuparti finché non è nella fase di approvazione o approvazione finale. Se possono darti un compito e in sostanza lo considerano spuntato dalla loro lista di cose da fare, ti sei reso prezioso. Non solo stai risparmiando loro tempo, ma stai anche dando loro lo spazio mentale e il sollievo necessari per concentrarsi altrove.
Ciò richiede fiducia, che è la chiave per ottenere la libertà di impostare il proprio programma e limiti. Se il tuo manager può contare su di te per svolgere il lavoro, sarà meno preoccupato delle tattiche di come svolgi il tuo lavoro: quando entri, l'orario di lavoro, ecc.
Non sei sicuro di come si accumulano le tue capacità di gestione del tempo? Fai questo quiz per vedere fino a che punto dovrai andare per migliorare. E non dimenticare il vantaggio di approfittare delle tue ore d'oro. Questo articolo, proprio su questo argomento, spiega come pianificare determinati elementi di lavoro in quel periodo ti renderà follemente produttivo.
Se ti avvicini alla gestione del tempo nella prospettiva di aiutare i tuoi colleghi ad essere più efficaci, ti farà risparmiare molto più tempo nel lungo periodo. Hai voglia di provare questi? Fammi sapere cosa ne pensi su Twitter.
