La posta elettronica ha contemporaneamente rivoluzionato la nostra vita professionale e li ha resi un vero mal di testa.
Dal punto di vista rivoluzionario, la capacità di inviare messaggi tempestivi alle persone e di metterli di fronte alle loro facce in ogni momento è davvero meravigliosa. Possiamo raggiungere gli altri senza interrompere le loro cene, svegliarle di notte o farle fermare nel mezzo di una riunione, conversazione o altro evento per riconoscerci. Tuttavia, allo stesso tempo, ci rendiamo conto che i nostri messaggi saranno probabilmente visualizzati entro pochi minuti o ore dall'invio.
Per quanto riguarda il mal di testa, tuttavia, l'e-mail ha eroso la nostra qualità di vita, la capacità di svolgere il lavoro e, per molti, qualsiasi senso di benessere. Gli studi condotti negli ultimi anni mostrano che il professionista medio trascorre fino a un terzo della settimana lavorativa in prima persona in una casella di posta. Per i professionisti impegnati che non possono permettersi di rinunciare a un terzo delle loro ore diurne, questo si traduce spesso in molte ore a tarda notte trascorse a leggere i messaggi, solo per svegliarsi e trovare dozzine di nuovi proprio lì in attesa.
E dopo mesi o anni di questo ciclo, puoi immaginare come la persona alla fine della ricezione della tua e-mail così importante possa provare un po 'di risentimento prima ancora di aprirla.
Quindi, come puoi utilizzare questo strumento a tuo vantaggio, sia attraverso una ricerca di lavoro attiva o nella tua vita professionale quotidiana, senza creare macerie nella posta in arrivo dell'altra parte o far sentire seppellito vivo?
Passaggio 1: chiediti: "È importante questo messaggio per meritare un'e-mail?"
Diciamo la verità. Probabilmente non è necessario inviare una percentuale ragionevole delle note che invii (in particolare i temuti incantatori "Penso che andrò avanti e CC tutti"). Avresti potuto spuntare sulla scrivania del tuo collega di lavoro, inviare un breve messaggio di testo o immaginare tutto ciò che è fuori tutto da solo.
Quindi, prima di spruzzare pepe con la comunicazione, chiediti "È necessario inviarlo?" E subito dopo (supponendo che la tua prima risposta sia "sì"), chiediti: "È questo il mezzo migliore per il messaggio di cui ho bisogno trasmettere?"
Se sì, procedi.
Passaggio 2: fare buon uso della riga dell'oggetto
Se desideri che il tuo messaggio venga ricevuto favorevolmente, leggi rapidamente e, se meritato, rispondi, fai questo: Strategia direttamente dalla riga dell'oggetto.
Invece di scaricare in qualche argomento noioso criptico, abusato o pieno (ad esempio, "Seguito" o "Domanda" o "Hai bisogno di aiuto"), afferra la persona a ciao. Prendi in considerazione qualcosa del tipo, "Riferito da Bill Smith - Ruolo del responsabile marketing" o "Richiesta tempestiva - Hai bisogno della firma entro mezzogiorno giovedì" Diamine, se il tuo messaggio è abbastanza breve, trasforma l'intera e-mail nell'oggetto ("Posso prendere in prestito il tuo ufficio @ 2 PM oggi? ”)
Il punto qui è questo: supponiamo che la tua e-mail rimanga in un gruppo con un sacco di altri nella posta in arrivo del destinatario. Una linea tematica convincente contribuirà a garantire che venga letta (e risposto) in modo tempestivo.
Oh, e una nota a margine, riservate l'opzione "segna questa urgente" per situazioni veramente urgenti. Il modo più veloce per infastidire qualcuno è "bandiera rossa" qualcosa che è urgente per nessuno tranne te.
Passaggio 3: semplificare le cose dall'altra parte
Come uno che riceve oltre 100 e-mail ogni giorno, lavoro molto duramente per rendere facile la vita delle persone a cui invio e-mail. E lo amo da matti quando fanno lo stesso per me. Come, in particolare, puoi farlo?
In primo luogo, se la tua nota è più un punto di informazione che qualcosa su cui ti aspetti una risposta, considera di iniziare con qualcosa del tipo: "Nessuna risposta necessaria, volevo solo farti sapere che …"
Ciò faciliterà anche l'onere per la tua casella di posta perché l'altra parte non si sentirà in dovere di rispedire una nota dicendo "Grazie per questo" o "Messaggio ricevuto".
Quindi, mantieni la cosa il più breve possibile. Passare attraverso e correggere prima di premere invio. È conciso? Puoi ritagliare tutto ciò che non è vitale? Hai iniziato un flusso di pensieri sconclusionato e hai finito con un saggio di 14 paragrafi? Non inviare qualcosa di ingombrante se riesci a trasmettere lo stesso messaggio con metà della copia.
Inoltre, se hai uno o due punti "da non perdere" che stai cercando di prendere in considerazione, considera di metterli in grassetto in modo che il revisore li veda immediatamente. (Fai solo attenzione, non vuoi che sembri urlare alla persona.)
E infine, lavora come un matto per mettere tutto il necessario per comunicare in un'unica e-mail, non in cinque. Un occasionale, "Oops! Ho dimenticato l'attaccamento! ”O“ Oh spara, un'altra cosa … ”il singhiozzo si chiama essere umano. Inviare regolarmente tre o quattro messaggi a fuoco rapido a una persona, perché non hai raccolto i tuoi pensieri prima di sederti al computer, non sarà considerato accattivante.
Certamente, non dovresti evitare di mandare una mail a qualcuno del tutto per paura che si risentano del fatto che hai osato riempire la loro casella di posta. È uno dei migliori strumenti di comunicazione aziendale che abbiamo, in particolare per quelli di noi che lavorano con persone in più fusi orari.
Ma applicare la strategia nel tuo approccio - ed essere rispettoso del destinatario - ti aiuterà sicuramente a massimizzare il potere del messaggio e le probabilità che otterrai una risposta favorevole.
