Annuisci quando tutti intorno a te parlano di come raggiungono la casella zero. Ma sinceramente, non ti senti mai come arrivarci.
E a tua difesa, è perché ricevi messaggi che richiedono risposte lunghe o ponderate. Qualcuno ha chiesto la tua opinione e vorresti prenderti il tempo per formularla. Oppure c'è un allegato di cinque pagine per la tua recensione, quindi dovrai esaminarlo. Oppure vuoi esprimere la tua risposta in un certo modo e vorresti aspettare fino a quando non sarai fresco.
Le soluzioni standard per questa situazione fanno schifo. Puoi "confermare la ricevuta", ma suona super formale, e non si sa quando l'altra persona ti darà una nota che si traduce approssimativamente in "E …?" Puoi lasciare un risponditore automatico il 24-7, ma potrebbe non essere il tuo stile e non stai ancora fornendo una risposta specifica. Oppure, puoi semplicemente prenderti il tuo tempo, ma avrai lasciato l'altra persona a chiedersi e ad aspettare.
C'è un trucco in cui sono caduto di recente che ha risolto questo problema per me. Ho l'obiettivo di rispondere entro 24 ore (se non molto prima), con una linea che mi fa guadagnare un po 'di tempo. Soddisfa l'altra persona che ci sto, mi dà il tempo di seguire quando funziona secondo il mio programma e mi avvicina molto di più alla posta in arrivo zero. Ecco tre dei miei preferiti.
1. "Sarò in contatto approssimativamente"
Ho avuto un ex capo che ha sempre sottolineato l'importanza di gestire le aspettative. Informare le persone sul front-end consente di evitare confusione e frustrazione. E il modo migliore per farlo è - nelle parole del popolare adagio - sotto promessa, sovralimentazione.
Se aspetti semplicemente una settimana per tornare da qualcuno, supporrà che la consideri una priorità bassa, e questo non fa sentire nessuno bene. Tuttavia, se lo rispondi subito chiarendo quando sarai in contatto, sembra che sia davvero importante per te fornire una sequenza temporale il più presto possibile umanamente.
Impostando un'aspettativa per quando può aspettarsi una risposta approfondita, stai pensando. E se batti quella data, non sei più la persona che ha impiegato cinque giorni per rispondere: sei la persona che ha detto che avrebbe bisogno di una settimana ma ha risposto con due giorni di anticipo.
2. "Sto spingendo contro una scadenza"
Quando rimandate una richiesta, alle persone spesso piace sapere perché. Pensaci: se qualcuno si ferma alla tua scrivania per fare brainstorming, probabilmente verrà scartata se dici "no" e poi torna alla tua tastiera. Ma è meno probabile che si offenda se le dici che non puoi perché sei impegnata a prepararti per un incontro (o qualche altra scusa totalmente valida, come concludere i progetti prima della vacanza).
Questa risposta segue una logica simile. Condividendo ciò che è nel tuo piatto, puoi consentire alla tua connessione di entrare in empatia con il tuo carico di lavoro. Saprà che non la stai ignorando; piuttosto sei preoccupato e hai bisogno di un paio di giorni prima di poter dare alla sua e-mail la tua piena attenzione.
Ho provato questo approccio e ho scoperto che le persone hanno apprezzato il fatto che mi sono anche preso il tempo di tornare in uno stato così ristretto. Invece di sentirsi frustrati o mandarmi di nuovo un'e-mail un giorno o due dopo in cerca di una risposta, mi hanno augurato buona fortuna e mi hanno detto di controllare di nuovo quando ha funzionato per me.
3. "Mi piacerebbe gestirlo da un collega che è fuori sede"
Questa è un'altra linea su cui mi sono imbattuto semplicemente dicendo la verità. La maggior parte del mio team era fuori dall'ufficio qualche settimana fa, e quindi ho dovuto posticipare qualsiasi risposta che richiedesse feedback o approvazione interni.
Invece di rispondere come se stessi dando loro la corsa, la gente era - di nuovo - molto comprensiva. Abbiamo avuto tutti quei giorni lavorativi quando le nostre mani sono legate, e dal momento che hai condiviso che non puoi accelerare la tua risposta, non c'è motivo per cui l'altra persona ti spinga a rispondere.
Rispondere alle e-mail in modo tempestivo è utile per tutti i soggetti coinvolti. Ti aiuta a svuotare la posta in arrivo e aiuta l'altra persona a ottenere tutte le informazioni di cui ha bisogno. E mentre potrebbe non essere sempre possibile dare una risposta completa, è quasi sempre possibile dire qualcosa. Quindi, salta una risposta pensierosa o affrettata e scegli una linea che ti farà guadagnare un po 'di tempo. Farà sentire il tuo contatto come se ti interessasse davvero e ti permetterà di prenderti il tempo necessario per fare un buon lavoro.
