Vogliamo tutti essere noi stessi al lavoro, ma per molti di noi c'è questa cosa che non possiamo scuotere: essere in ritardo.
Il manifesto delle buone maniere di Greg Savage “No You Are Not 'Running Late, ' You Are Rude and Selfish” è stato condiviso e ripubblicato migliaia di volte da quando è stato pubblicato nel 2010. Per non parlare, sai che non è un bell'aspetto quando ti presenti a una riunione dello staff dopo che tutti sono già seduti. Ma a parte la sensazione timida di essere stato chiamato, cosa puoi fare al riguardo nella tua vita?
Affrontalo a un livello micro.
Se lavori in un ambiente di ufficio che utilizza Microsoft Outlook o Google Calendar, ecco una tattica in due passaggi per essere puntuale e totalmente preparato per ogni riunione che hai nel tuo calendario. Poiché sia Outlook che Google Calendar hanno gli allarmi predefiniti impostati su 10 minuti prima di qualsiasi appuntamento programmato, utilizzalo come finestra per assicurarti di essere davvero pronto per il prossimo futuro. Quindi, una volta che si spegne:
10 minuti prima
Che si tratti di una riunione alla quale stai partecipando o che stai solo partecipando, utilizza questa volta per assicurarti di avere ciò che ti serve. Quando suona la sveglia, interrompi qualsiasi cosa stavi facendo in precedenza e rispondi a queste domande:
- Ho tutti i materiali corretti?
- I membri del mio team sono preparati?
- Sono pronto per eventuali aggiornamenti o annunci che devo fare?
- Lo spazio e le attrezzature della sala riunioni sono pronti?
- Devo dare un avvertimento alle persone che attualmente utilizzano lo spazio che ho prenotato?
Certo, non devi aspettare fino a poco prima della riunione per rispondere a queste domande (in effetti, è utile renderle parte della tua routine mattutina). Affrontandoli ora, tuttavia, stai facendo la tua parte per assicurarti che la riunione delle 13:00 non inizi con te che aspetti alla fotocopiatrice.
5 minuti prima
Se tutto va bene con i primi cinque minuti, picchiettati sulla schiena e vai direttamente al tavolo da riunione. Anche se ti senti ansioso mentre aspetti, evita la tentazione di tornare alla tua scrivania o iniziare una nuova attività importante. Un viaggio in bagno e l'avvio di una nuova e-mail possono richiedere più tempo del previsto e, dopo tutto, farti arrivare in ritardo alla riunione.
Invece, riconosci che esorta a controllare un'altra cosa dalla tua lista di cose da fare e usa ciò che l'esperta di gestione del tempo Eva Wisnik chiama il "parcheggio". Durante tutta la giornata, tieni un singolo Post-it sulla scrivania per annotare quelle non -attività critiche che ti saltano in testa come annunci pop-up (pensa a tracciare quell'ordine UPS, scansionare le home page delle notizie o controllare i tuoi feed sui social media). Sorprendentemente, ho scoperto che l'aggiunta di oggetti al mio parcheggio dà una sensazione di risoluzione, anche se al momento non li sto completando.
Quindi, negli ultimi cinque minuti prima dell'inizio della riunione, mentre tutti (si spera) entrano nella stanza, vedi se riesci a cancellare una di quelle attività dal tuo lotto.
A seconda della dimensione dello spazio dell'ufficio, potrebbe essere necessario regolare i "10 minuti" per tenere conto del tempo di viaggio tra i piani, ma il principio è ancora valido: fermati, preparati e parti. In questo modo, stai pianificando non solo di essere puntuale, ma di essere in anticipo. Soprattutto, ti sentirai produttivo e avrai un bell'aspetto per la tua squadra. Oh, e nessuno dovrà sapere che stavi controllando i tuoi "mi piace" prima dell'incontro: quello sarà il nostro piccolo segreto!
